|
| Foto: Fotolia |
Wer Aufträge schlecht plant verliert Zeit, hat höhere Kosten und verärgert zudem schnell seine Kunden. Projektmanagement-Software kann helfen, solche Fehler zu vermeiden.
Die erfolgreichste Strategie, Kunden zufriedenzustellen, ist eine perfekte Planung und Auftragsdurchführung – das Projektmanagement. Bei Großprojekten wie etwa in der Bauwirtschaft wird dies besonders deutlich: Mitarbeiter aus den verschiedensten Gewerken wie Maurer und Betonbaumeister, Elektriker, Installateure und Maler sind möglichst so zu dirigieren, dass keine Leerlaufzeiten entstehen.
Gleichzeitig müssen alle logistischen Herausforderungen gelöst werden: Schwere Maschinen und das benötigte Baumaterial sollten pünktlich bereitstehen, damit es im Bauablauf keine Verzögerungen gibt. Während der Durchführung muss der Projektmanager ständig Qualitätskontrollen durchführen, Teilleistungen verbindlich abnehmen und den anvisierten Zeitplan dem tatsächlichen Vorankommen anpassen.
Schnell und effektiv eine Lösung finden
In der Theorie klingt dies einfach und logisch – trotzdem haben deutsche Unternehmen bei der Durchführung von Projekten Nachholbedarf. Studien der letzten Jahre zeigen: Nur knapp über zwei Drittel aller Projekte werden erfolgreich abgeschlossen. Obwohl Abläufe ganz einfach optimiert und viele Fehler vermieden werden können: Mit der Unterstützung von Projektmanagement-Software. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Ein-Mann-Betrieb oder ein mittelständisches Unternehmen handelt. Denn das Gelingen eines Projekts ist weder von der Unternehmensgröße noch von der Mitarbeiterzahl abhängig – sondern vor allem von den Qualitäten und Erfahrungen des Projektmanagers.
Der Projektmanager muss nicht nur die Steuergrößen des sogenannten „magischen Dreiecks“ zwischen Terminen, Kosten und Umfang der durchzuführenden Arbeiten beherrschen, sondern Mitarbeiter auch effektiv dirigieren und benötigte Baumaterialien pünktlich und möglichst kostengünstig organisieren. Dies scheitert in der Praxis häufig an fehlendem Überblick, unvorhergesehenen zeitlichen Verschiebungen und mangelhafter Kommunikation. Bei unvorhergesehenen Problemen gilt es, schnell und effektiv eine Lösung zu finden, die den Zeitplan und das Gelingen des Gesamtprojekts nicht infrage stellt.
Perfekte Planung senkt die KostenPlanungssoftware im Überblick (als pdf-Datei)„Die methodische und organisatorische Qualität von Projekten ist bekanntlich eine sehr kritische Angelegenheit, weil sie maßgeblich über den Erfolg von Investitionen und strategischen Zielen entscheidet“, erklärt Thomas Schlereth, Geschäftsführer der
Can Do GmbH, die sich auf Software für das Projektmanagement spezialisiert und in diesem Jahr die erste Deutsche Meisterschaft für das Projektmanagement ausgerufen hat (
www.projektmanagement-champion.com). Gegen die regelmäßig bestätigten Ergebnisse von Untersuchungen, in denen immer wieder hohe Misserfolgsraten bei Projekten festgestellt werden, gebe es nur eine Strategie: „Es ist wichtig, kontinuierlich neue Impulse zur Steigerung der Qualität zu setzen.“
Während in Großunternehmen eine Projektplanung und -durchführung ohne digitale Unterstützung kaum noch vorstellbar ist, verzichten gerade kleine Unternehmen oft auf den Einsatz einer professionellen Projektmanagement-Software – entweder, weil sie die Einarbeitungszeit scheuen oder weil sie denken, dass es in den letzten Jahren doch auch prima ohne Computer funktioniert hat. Doch dieses Denken verschenkt wertvolles Potenzial: Durch eine perfektionierte Planung am PC lassen sich nicht nur Kosten senken, Projekte können auch schneller und in besserer Qualität fertiggestellt werden.
Projektmanagement-Software erleichtert den täglichen ÜberblickSo kann zum Beispiel auch ein kleiner Malerbetrieb mit zwei Angestellten von den Vorteilen einer Projektmanagement-Software profitieren: Wenn mehrere kleine Baustellen an einem Tag abgearbeitet werden müssen, lassen sich zeitliche Abläufe, die jeweils benötigten Materialien und die Arbeitsfortschritte optimal planen und dokumentieren. Software-Pakete wie
„Braintool A-Plan“,
„InLoox“ oder
„Microsoft Project“ enthalten Bausteine für alle wichtigen Teilbereiche wie Aufwandsschätzungen, Arbeitszeiten, Kosten,
Controlling, Ressourcenmanagement, Projektüberwachung und Berichterstellung. Diese erleichtern den täglichen Überblick und helfen, alle Kosten und Einnahmen, Termine sowie die eigene Arbeitsqualität laufend zu optimieren.
Wichtig bei der Entscheidung für eine Software: Das Programm sollte optimal auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens und das Wissen des Projektmanagers abgestimmt sein. So genügt für kleine Betriebe oft eine kostenlose Lösung wie
„Open Workbench“. Großunternehmen greifen hingegen meist zu
„Enterprise Resource Planning“-Lösungen (ERP), die optimal in die eigene IT-Infrastruktur integriert sind.
Von Thomas BuschDarauf sollten Chefs achten!
1. Vor Projektstart: Ist das Projekt sauber durchkalkuliert (Material-/Personalkosten, Gewinn, Termine)?
2. Formalitäten: Sind alle formalen Voraussetzungen für den Projektstart erfüllt (Genehmigungen, schriftlicher Auftrag etc.)?
3. Planung: Welche Ziele sollen in welchem Zeitrahmen erreicht werden? Sind alle wichtigen Details in einem Lasten- und Pflichtenheft definiert?
4. Mitarbeiter & Material: Stehen ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung? Sind diese für die Arbeiten optimal qualifiziert und umfassend über alle Projektdetails informiert? Stehen benötigte Materialien pünktlich bereit?
5. Durchführung: Gibt es bei Problemen für Kunden und Mitarbeiter einen festen und entscheidungsbefugten Ansprechpartner vor Ort?
6. Änderungen: Wer ist entscheidungsbefugt für spontane oder nachträgliche Änderungsplanungen? Wer übernimmt die entsprechende Dokumentation inklusive Kostenaufstellung?
7. Controlling: Mit welchen Mitteln werden Teilziele überprüft? Werden alle Arbeiten nachvollziehbar dokumentiert? Wer übernimmt die laufende Qualitätssicherung und Endabnahme?
8. Nach Projektabschluss: Wo gab es Probleme und wie können diese künftig vermieden werden? Wurden alle zeitlichen, qualitativen und finanziellen Ziele erreicht? Falls nicht: Welche Abläufe müssen künftig verbessert werden?
Auch im Urlaub fragen Deutsche geschäftliche E-Mails ab
Wann ist Wegezeit auch Arbeitszeit?
Germany’s Power People – schon über 100 Bewerber!
Weitere Meldungen aus der Rubrik "Informationstechnologie"
Zurück
