Dienstag, 31. Mai 2016
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Programme und pfiffige Plug-ins für Office

Das Office-Paket von Microsoft verfügt zwar über die wichtigsten Funktionen – doch es geht in vielen Fällen noch komfortabler: Im Internet stehen kostenlose Erweiterungen für Word, Outlook und Excel zum Download bereit, die jeden Büro-Rechner perfekt ergänzen. Mit Gratis-Vorlagen, Suchprogrammen für Kontaktdaten oder Plug-ins zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten geht die tägliche Büro-Arbeit noch zügiger von der Hand.

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Foto: bilderbox


Die Büro-Software „Office“ von Microsoft gehört in den meisten Betrieben zur Standard-Ausstattung zum Schreiben von Briefen, Bearbeiten von E-Mails und zur Berechnung komplexer Zahlenreihen. Obwohl das Programm-Paket über viele Tausend Funktionen verfügt, fällt im Alltag immer wieder auf, dass einige Aufgaben noch zeitsparender zu bewältigen wären.

Findige Programmierer haben deshalb Erweiterungen für Microsoft Office entwickelt, die sich oft völlig kostenfrei aus dem Internet herunterladen und installieren lassen. Diese Plug-ins verkürzen Routine-Arbeiten deutlich, zum Beispiel durch neue Menüs, Sprungmarken oder Layout-Hilfen.

Altes Menü mit Office 2007:

Wer sich bis heute nicht an die neue Steuerung von Office 2007 gewöhnen konnte oder minutenlang erfolglos nach bekannten Funktionen gesucht hat, findet mit dem Plug-in „UBitMenu“ Abhilfe. Denn mit Office 2007 hat Microsoft die Bedienoberfläche komplett umgekrempelt: Statt der bekannten Menü-Struktur gibt es jetzt nur noch die kontextabhängige Multifunktionsleiste „Ribbon“ (auf Deutsch: Band). Das Plug-in „UBitMenu“ installiert deshalb neben den Standard-Ribbons eine neue Leiste mit der altbekannten Steuerung von Office 2003.

So hat der Nutzer immer die Wahl, ob er die gewünschte Funktion über das klassische Menü oder die neue Ribbon-Steuerung abruft. „UBitMenu“ funktioniert mit Excel, Word und PowerPoint 2007. Die private Nutzung ist kostenfrei, Geschäftskunden zahlen 10 Euro für die Basis-Lizenz plus 65 Cent pro Benutzer. Download unter www.ubit.ch/software/ubitmenu-office2007.

Textbausteine nutzen:

Noch mehr Zeit und lästige Tipp-Arbeit lässt sich mit professionellen Textbausteinen sparen. Bei Outlook hat Microsoft auf eine entsprechende Funktion leider ganz verzichtet, in Word lassen sich Textbausteine zwar nutzen, aber nicht besonders komfortabel. Eine sehr schöne Lösung bietet das Plug-in „PhraseExpress“: Die Software stellt frei gestaltbare Textbausteine in allen Windows-Programmen zur Verfügung – sogar inklusive Formatierung und eingebetteten Bildern.

Der Abruf der Textbausteine wie Anreden, Grußfloskeln oder „Antworten auf oft gestellte Fragen“ erfolgt ganz einfach nach Betätigung der rechten Maustaste über ein Kontextmenü. „PhraseExpress“ funktioniert mit Windows 98 oder höher. Die private Nutzung des Programms ist kostenfrei, Geschäftskunden zahlen einmalig 49,95 Euro. Download unter www.phraseexpress.com/de.

Professionelle Vorlagen:

Stundenlange Layout-Arbeit ersparen professionell erstellte Vorlagen, denn neben ansehnlichen und übersichtlichen Text-Formatierungen sind oft auch thematisch passende Fotos und Schriftarten bereits vorgegeben. Wer in den standardmäßig installierten Vorlagen für Word, Excel und Powerpoint nichts Passendes findet, sollte einmal online bei Microsoft vorbeischauen.

Die Webseite „OfficeOnline“ bietet mehrere Hundert Vorlagen für alle geschäftlichen Anlässe, z.B. Rechnungen, Einladungen, Arbeitsnachweise, Spesenabrechnungen, Verträge, Berichte oder Briefe. Kostenloser Download unter http://office.microsoft.com/de-de/templates/default.aspx.

Optimaler Überblick:

Einen optimalen Überblick über mehrere geöffnete Dokumente in Word, Excel und Power Point erlaubt das Zusatzprogramm „OfficeTab“. Werden mehrere geöffnete Dokumente eines Office-Programms normalerweise platzraubend mit eigenen Einträgen in der Startleiste dargestellt, ermöglicht das Plug-in die übersichtliche Anordnung in sogenannten „Tabs“. Bei Web-Browsern wie Firefox oder dem Internet Explorer sind diese mittlerweile Standard, denn sie ermöglichen die übersichtliche Darstellung von mehreren Seiten innerhalb des Programms.

Beim Hin- und Herwechseln zwischen geöffneten Elementen muss man also nicht mehr den Umweg über die Menüleiste gehen, sondern kann direkt einen anderen Tab anwählen. „OfficeTab“ funktioniert mit Microsoft Office 2003 und 2007. Den kostenlosen Download finden Sie im Internet unter der Adresse www.chip.de/downloads/OfficeTab-Center_38237163.html.

Erweiterungen für Word:

Viele Word-Nutzer vermissen gerade bei umfangreichen Dokumenten das Setzen von Sprungmarken, die mit nur einem Mausklick zu vorher definierten Textstellen vor- und zurückspringen. Dies ist vor allem hilfreich beim Überarbeiten von Dokumenten, in denen beispielsweise Textstellen mit eingefügten Tabellen abgeglichen werden müssen, die auf einer anderen Seite stehen.

Das kostenlose Programm „SmartTools QuickSwitch“ stellt genau diese Funktionalität zur Verfügung: Es lassen sich bis zu fünf Bearbeitungspositionen definieren, die durch Anklicken der entsprechenden Zahl auf einer Symbolleiste sofort angesprungen werden können. Das kostenlose Plug-in funktioniert mit Word 2000 oder höher. Download unter www.add-in-world.com/katalog/wd-quickswitch.

PDF-Format:

Das PDF-Format sorgt in vielen Büros täglich für Verzweiflung: PDF-Dokumente sind zwar besonders praktisch zum Versenden von Informationen über das Internet, da diese auf allen Datengeräten perfekt formatiert angezeigt werden – doch die Weiterverarbeitung gestaltet sich schwierig. Wer nicht für rund 670 Euro das Programm „Adobe Acrobat“ erwerben will, kann auf eine komplett kostenlose Lösung zurückgreifen: Das Programm „Free PDF To Word Converter“ wandelt PDF-Dateien ganz einfach in Word-Dokumente um.

Das originale Layout bleibt dabei meist komplett erhalten, auf Wunsch inklusive Bilder und Tabellen. Danach kann der Inhalt beliebig verändert, weiterverarbeitet und gespeichert werden. Die Bedienoberfläche des Programms ist zwar in Englisch, die wenigen Felder sind aber so gut wie selbsterklärend. Download unter www.hellopdf.com.

Plug-in für Excel:

Wer schon einmal versucht hat, ein Excel-Datenblatt im Geschäftslayout zu formatieren, ist wahrscheinlich daran verzweifelt. Schnelle Hilfe verspricht hier das Programm „Layouthexe“: Das Plug-in für Excel bietet zwar nur wenige Funktionen für die Seiten-Einrichtung, diese haben es aber in sich: So lassen sich zum Beispiel problemlos Bilder oder Logos im Seitenkopf einbinden, darüber hinaus können Layouts einmal erstellt und für den schnellen späteren Abruf gespeichert werden.

Praktisch: Benutzerdefinierte Layouts lassen sich mit nur einem Mausklick wahlweise in ein Blatt oder alle Blätter einer Arbeitsmappe einfügen. Die kostenlose „Layouthexe“ funktioniert mit Excel 2002 oder höher. Download unter http://excel-baustelle.de/layouthexe.html.

Zusatzprogramm für Outlook:

Das Anlegen von Kontakten in Outlook ist mühsam: Es gibt nur wenige Aufgaben, die zeitintensiver sind als das regelmäßige Abtippen aller Kunden- und Firmennamen, Telefonnummern und Mail-Adressen. Doch genau dies funktioniert auch vollautomatisch – zumindest, wenn man schon mal eine Mail mit den zu speichernden Kontaktdaten empfangen hat. Das Programm „IntelliAdress“ durchkämmt vollautomatisch alle E-Mails in Outlook nach Adressdaten und legt diese auf Wunsch direkt als neuen Kontakt an.

Das Programm „IntelliAdress Free“ ist für den privaten Gebrauch kostenlos und speichert nur die Felder für Name, Mail-Adresse und Festnetz-Telefonnummer. Die Standard- und Professional-Versionen für 19 bzw. 49 Euro legen auch alle anderen Daten wie Firmennamen, Handy-Nummern, Adressen oder Webseiten korrekt an und bieten noch jede Menge Zusatzfunktionen, beispielsweise für die Kontakt-Suche in Dokumenten oder im Internet. Download unter www.intelliaddress.com/de/freeware-outlook.htm (lauffähig ab Outlook 2000).

Von Thomas Busch

Tipps zu Microsoft Office:
1) Office-2007-Dokumente mit älteren Office-Versionen nutzen


Mit Office 2007 hat Microsoft das neue Dateiformat „Open XML“ eingeführt, zu erkennen an Datei-Endungen wie „.docx“, „.xlsx“ oder „.pptx“. Das Dateiformat bietet viele Vorteile, kann aber standardmäßig mit älteren Office-Programmen wie Word 2003 oder Excel 2000 weder geöffnet noch weiterverarbeitet werden. Damit dies möglich wird, bietet Microsoft das knapp 28 Megabyte große Kompatibilitätspaket kostenlos zum Download an. Die Datei kann unter www.office.microsoft.com/de-de/downloads heruntergeladen werden. Dazu einfach im Suchfeld „Microsoft Office Compatibility Pack“ eingeben und den ersten Treffer anklicken und installieren. Danach sollte über http://update.microsoft.com ein Service-Pack für das Programm heruntergeladen werden, das die Funktionalität weiter verbessert. Nach der Installation lässt sich das „Open XML“-Dateiformat auch mit älteren Office-Paketen ab Version 2000 nutzen.

2) Überall-Zugriff mit OfficeLive: Dokumente online abspeichern

Es klingt wie eine Zukunftsvision, ist aber bereits Realität: Schon heute ist von jedem PC der Welt per Internet ein Zugriff auf die eigenen Office-Dateien möglich – wenn der kostenlose Online-Service „OfficeLive“ von Microsoft genutzt wird. Der Clou: Alle mit Word, Excel oder PowerPoint erstellten Dateien können online gespeichert und auf Wunsch für Mitarbeiter oder Kunden per Kennwortschutz freigegeben werden. Microsoft stellt jedem Office-Nutzer zu diesem Zweck fünf Gigabyte Speicher völlig kostenfrei zur Verfügung – Platz genug für mehrere Tausend Office-Dokumente. Es ist sogar möglich, dass mehrere Nutzer gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten. Zur Installation muss lediglich das „Add-in für Office“ unter http://workspace.officelive.com/de-de heruntergeladen werden. Voraussetzung ist eine Installation von Office XP 2003 oder 2007 auf dem eigenen Computer.


















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