Mittwoch, 24. August 2016
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Optimale Organisation des virtuellen Posteingangs

Aktuellen Studien zufolge sind mehr als 90 Prozent aller empfangenen Nachrichten in Unternehmen unerwünschte Spam-Mails. Doch es gibt noch eine ganz andere Art elektronischer Post, die viel mehr Zeit frisst und Arbeitsabläufe lähmt: unnötige Mail-Nachrichten von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden.

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Viele PC-Nutzer fühlen sich durch E-Mails überfordert: Neben dem normalen Arbeitspensum müssen Kunden-Mails beantwortet werden, und auch betriebsintern wird über kurze elektronische Nachrichten kommuniziert. Die Zeit für das Lesen und Aussortieren von Mail-Newslettern und Spam-Nachrichten erhöht ebenfalls den Zeitdruck. „Manche Angestellte rufen ihre Mails bis zu 50-mal täglich ab“, erklärt Günter Weick, Geschäftsführer der SofTrust Consulting GmbH aus Pullach. „Dadurch werden sie aus ihrer eigentlichen Arbeit immer wieder herausgerissen, und die Beantwortung der Mails dauert täglich bis zu anderthalb Stunden.“

Wertvolle Arbeitszeit, die verloren geht – und gerade in mittelständischen Unternehmen wird die Mail-Flut immer größer: Der tägliche Austausch mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden läuft oft nicht mehr persönlich, sondern per E-Mail. Deshalb hat sich Günter Weick seit 2001 darauf spezialisiert, die E-Mail-Kommunikation und Mail-Kultur von Unternehmen zu optimieren.

Nicht zum Sklaven eines Mail-Programms machen lassen

Viele der gesammelten Erkenntnisse finden sich auch in seinem Buch „Wenn E-Mails nerven“, das er zusammen mit seinem Kollegen Wolfgang Schur im letzten Jahr veröffentlichte. Die wichtigste Erkenntnis: Der Segen der ehemals unkomplizierten und schnellen Kommunikationsform wird schnell zum Fluch, denn das regelmäßige Lesen und Beantworten von Mail-Bergen kann alle anderen Arbeitsabläufe lähmen.

Eine schnelle Hilfsmaßnahme, die gestressten PC-Nutzern sofort Erleichterung verschafft: Man sollte sich nicht zum Sklaven eines Mail-Programms machen lassen, das ständig im Hintergrund geöffnet ist. „In kleinen Unternehmen reicht es völlig aus, wenn E-Mails genauso oft abgerufen und beantwortet werden wie die sonstige Geschäftspost – also einmal am Tag“, erläutert Weick. „Mitarbeiter von größeren Unternehmen sollten nicht öfter als dreimal täglich in ihren elektronischen Posteingang schauen.“ Bücher zum Thema:
Günter Weick, Wolfgang Schur - Wenn E-Mails nerven (14,95 Euro)

Hermann Schmidt - Über den Umgang mit E-Mails (15 Euro)

Zu bestellen im VH-Buchshop:
Bianca Pietrowski
Telefon: (0211) 39 098 - 28 oder
E-Mail an pietrowski@verlagsanstalt-handwerk.de


Spam von Kollegen


Doch was lähmt den täglichen Arbeitsfluss am meisten? Sind es Spam-Nachrichten oder Berge von Newslettern? „Nichts davon“, weiß Mail-Experte Weick, der bis heute mehrere Tausend Angestellte und Geschäftsführer im richtigen Umgang mit elektronischen Nachrichten geschult hat, „am zeitaufwendigsten sind gerade in größeren Unternehmen interne Nachrichten, die bis zu 85 Prozent des Mail-Aufkommens ausmachen“.

Darunter seien vor allem unnötige Mail-Verteiler und „CC“-Kopien, die gelesen und beantwortet werden – unnötiger „Kollegen-Spam“. Deshalb sollte man sich vor jedem Mail-Versand vorab gründlich überlegen, wer die entsprechenden Informationen wirklich benötigt.

Mail mit einem Telefonanruf beantworten

Kleine Unternehmen haben häufig mit ganz anderen Mail-Problemen zu kämpfen: Dort kümmert sich der Chef meist selbst um die elektronischen Nachrichten – mit dem Ergebnis, dass Mail-Antworten schon mal mehrere Wochen auf sich warten lassen. „Wenn Kunden eine Frage per E-Mail stellen, erwarten diese eine Antwort innerhalb von maximal zwei Tagen“, so Weick. Um den Mail-Aufwand zu reduzieren, sei es aber durchaus legitim, eine Mail mit einem Telefonanruf zu beantworten.

Der Griff zum Telefon erweist sich oft als schneller und effizienter, denn nach Weicks Erfahrungen fehlt es in den meisten Unternehmen am nötigen Fingerspitzengefühl im Umgang mit Mails: „Viele PC-Nutzer setzen bei der Mail-Kommunikation ähnliche Maßstäbe an wie bei einem persönlichen Gespräch.“ Nach dem Empfang von Informationen werde zum Beispiel eine „Danke“-Mail versendet, die vom Empfänger mit der Nachricht „Es war schön, mit Ihnen zusammenzuarbeiten“ beantwortet wird – was wiederum eine ähnliche Mail nach sich zieht.

„Unnötiges Geplänkel, das nur Zeit frisst“, urteilt Weick. „Man sollte sich besser fragen: Würde ich denselben Inhalt auch als Brief versenden? Oder ist ein kurzes Telefonat nicht viel effizienter?“ Oft fehle der Mut, einen Mail-Wechsel selbst zu beenden. Günter Weick: „Dabei ist es meist völlig legitim, sich eventuelle Dankes-Worte bis zum nächsten akuten Mail-Anlass aufzusparen.“

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Posteingang strukturieren

Die richtige Organisation des Posteingangs spart ebenfalls Zeit und erhöht den Überblick. In vielen Mailprogrammen wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird lassen sich mit wenigen Mausklicks Unterordner und Regeln definieren, sodass eingehende Nachrichten sofort in das richtige Verzeichnis verschoben werden.

„Für Handwerksbetriebe bietet sich analog zur Papierablage entweder eine Einteilung der Unterordner nach Kunden oder nach Produkten an“, erklärt Weick. Werden Anfragen, Angebote oder Mail-Antworten ausgedruckt, sollten alle Ablage- und Datei-Systeme immer der gleichen Struktur folgen.

Aber auch der Sicherheitsaspekt darf beim Mailen nicht zu kurz kommen: Damit Viren, Würmer und Trojaner keine Chance haben, Computer über E-Mails zu infizieren, ist ein Anti-Viren-Schutz-Programm immer Pflicht. Viele Mailprogramme verfügen außerdem über einen integrierten und lernfähigen Spamschutz, so dass nicht jede Werbenachricht einzeln angeklickt und gelöscht werden muss.

Von Thomas Busch

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