Belege verloren? Darauf muss man achten

Restaurant-Quittung verloren? Handwerker-Rechnung verlegt? Ohne Belege lassen die Finanzämter keinen Steuerabzug zu. Als Notlösung darf man auf Eigenbelege zurückgreifen. Das müssen Sie beachten.

Ohne Originalbelege stehen Unternehmen und Privatleute vor einem Problem. Das Steuerrecht schreibt vor, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen. Ausgenommen sind allein Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten. Sonst gilt nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung: "Keine Buchung ohne Beleg“.

Eigenbelege müssen glaubwürdig sein

Ohne Originalbeleg ist der steuerliche Kostenabzug aber nicht zwangsläufig verbaut, betont der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). In Ausnahmefällen darf man ersatzweise Eigenbelege ausstellen. Dabei sollte man sorgfältig vorgehen. "Eigenbelege werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind, rät Uta-Martina Jüssen vom BVBC.“

An diese Regeln sollte man sich halten:

• Aus dem Eigenbeleg sollten der Zweck der Ausgabe
• der genaue Betrag
• das Datum der Zahlung
• der Zahlungsempfänger und
• das Datum der Belegerstellung hervorgehen.
• Die Richtigkeit der Angaben ist mit eigenhändiger Unterschrift zu bestätigen.

Eigenbelege wecken das Misstrauen der Finanzbeamten. Im Zweifelsfall sollte man noch zusätzliche Angaben machen, um den Sachverhalt zu erläutern. Andernfalls drohen zeitraubende Nachfragen oder sogar eine Streichung der Ausgaben. "Die Finanzbehörden erkennen Eigenbelege nur als Notlösung an“, betont Jüssen. "Je ordentlicher die Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird das Finanzamt den Beleg akzeptieren.“

Kleinbeträge: Unproblematisch sind in der Regel alle Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto. Dies gilt insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt sind. Dann existiert ein Bankauszug als Nebenbeleg.

Barzahlungen: Schwieriger sind Barzahlungen. Hier muss man die Eigenbelege möglichst um weitere Nachweise ergänzen. Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes oder Pakets die entstandenen Kosten untermauern. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin nur per Eigenbeleg steuerlich geltend machen, denn dafür wird in der Regel keine Quittung ausgestellt. Dazu zählen etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren.

Bei größeren Beträgen einen Ersatzbeleg besorgen

Der Gesetzgeber sieht zwar keine Höchstgrenze für Eigenbelege vor, doch je höher die Summe ist, desto kritischer werden Finanzbeamte den Vorgang hinterfragen. Bei größeren Ausgaben sind Eigenbelege kaum sinnvoll, so die Expertin. Dann sollte man sich einen Ersatzbeleg beschaffen und auf diesem den Verlust des Originalbelegs festhalten. Damit gehen Sie Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden aus dem Weg und erhalten einen wichtigen Beleg für den Gewährleistungsfall.

Kein Vorsteuerabzug mit Eigenbelegen

Für Unternehmen ist die Anforderung von Ersatzrechnungen besonders dringlich. Das Umsatzsteuerrecht fordert eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Mit Eigenbelegen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. "Schnell lassen Unternehmen hohe Vorsteuerbeträge liegen“, betont BVBC-Expertin Jüssen.