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Mitarbeitergespräche: Worauf Sie achten sollten

Einmal im Jahr, besser sogar zweimal, sollte sich ein Vorgesetzter mit jedem seiner Mitarbeiter  zusammensetzen und ganz in Ruhe unter vier Augen reden. Ein Gesprächsleitfaden.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen
Mitarbeitergespräch
Foto: © Andriy Popov/123RF.com

Ganz ohne störendes Telefonklingeln und Zwischenfragen von Kollegen und der Assistentin sollte dieses Gespräch stattfinden, rät Ingrid Czulkies, Betriebsberaterin der Handwerkskammer Düsseldorf. Es muss vorbereitet werden, nimmt pro Termin mindestens eine Stunde Zeit in Anspruch und es müssen vielleicht auch mal unangenehme Dinge zur Sprache kommen. "Und wer mit seinen Mitarbeitern Ziele vereinbart, muss sich erst einmal selbst über die Unternehmensziele klar sein."

Dieser Aufwand könne sich lohnen, findet Ingrid Czulkies, denn: "Die Mitarbeiter erfahren in dem Gespräch, worauf es im Betrieb ankommt, sie erkennen ihre eigenen Stärken und Schwächen, und sie werden dadurch motiviert, weil sie auch mal ihre eigenen Wünsche und Vorstellungen in Ruhe formulieren können." Und zwar alle – vom Hilfsarbeiter bis zum Meister.

Mitarbeitergespräche sollten sachlich bleiben

MitarbeitergesprächUm das zu ermöglichen, sollte der Chef seinen Mitarbeiter unbedingt zwei bis drei Wochen vorher schriftlich einladen und ihn um Themenvorschläge für das Gespräch bitten. Auch der Fragenkatalog und ein leerer Beeurteilungsbogen (bei einem Beurteilungsgespräch) sollten ihm zugehen, damit er sich vorbereiten kann.

So ein Mitarbeitergespräch muss so sachlich wie möglich ablaufen und einigermaßen objektiv sein, auch wenn der Nasenfaktor immer eine Rolle spielt. Hilfreich ist ein systematischer Gesprächsleitfaden, an dem sich Chef und Mitarbeiter entlang hangeln können. Dann besteht bei ruhigen Mitarbeitern nicht die Gefahr, dass die Unterhaltung ins Stocken gerät und eine Quasselstrippe kann den Chef nicht so leicht vom Thema abbringen, so  Czulkies. Am Ende sollen beide Seiten  zufrieden aus dem Gespräch herausgehen.

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

Ergebnisse:
Zunächst geht es um eine Bestandsaufnahme der vorangegangenen Periode, zum Beispiel über Arbeitsergebnisse, den Grad der Zielerreichung, fördernde und hemmende Faktoren. Auch Stärken und Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten müssen besprochen werden.

Zielvereinbarung:
Es wird die kommende Periode geplant: Ziele der Abteilung, Ziele des Mitarbeiters, Rahmenbedingungen und Unterstützungsmöglichkeiten.

Förderung/Entwicklung:
Qualifizierungsbedarf, Entwicklungsmaßnahmen, berufliche Perspektiven.

Gesprächsabschluss:
Das Ergebnis wird dokumentiert, Absprachen und Vereinbarungen werden getroffen und offene Fragen geklärt.

Fragenkatalog für das Jahresgespräch:
Dieser Fragebogen (der natürlich individuell auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens abgewandelt werden sollte) muss dem Mitarbeiter rechtzeitig vor dem Gespräch zugehen, damit er sich vorbereiten kann.


Als Vorbereitung auf das Jahresgespräch am ..................... um .......... Uhr in .......................................... bitte ich Sie, sich anhand der nachfolgenden Fragen Gedanken zu machen zu:

- Ihren Leistungen im vergangenen Jahr
- Ihrem Entwicklungsbedarf
- den Zielen für das nächste Jahr

Bitte geben Sie mir bis .................................... eine Kopie der ausgefüllten Vorbereitungsunterlage.

Aufgaben:
- Beschreiben Sie die Hauptaufgaben des vergangenen Jahres.
- Welche grundsätzlichen Aufgaben haben Sie im vergangenen Jahr neu übernommen.
- Welche dieser Aufgaben sind gut erledigt worden und warum?
- Welche dieser Aufgaben wurden nicht so gut erledigt und woran hat dies gelegen?
- Welche dieser Aufgaben machen Ihnen viel Spaß und welche bearbeiten Sie weniger gerne?

Stärken und Entwicklungsbedarf / äußere Faktoren:
- Welche Faktoren - persönlich und auch außerhalb der eigenen Person - haben Ihnen geholfen, gute Leistungen zu erzielen?
- Welche Faktoren - persönlich und auch außerhalb der eigenen Person - haben gute Leistungen behindert?
- Was macht Sie zufrieden und was erzeugt Frust?

Entwicklungsbedarf / Ziele für das nächste Jahr:
- Welche Ziele haben Sie sich für Ihre persönliche Entwicklung gesetzt und welche Maßnahmen sind zu deren Erreichung wichtig?
- Wo sehen Sie die Veränderungen Ihres Aufgabenbereichs im kommenden Jahr und wo müssen deshalb Schwerpunkte gesetzt werden?
- In welchem Aufgabenbereich möchten Sie im nächsten Jahr Schwerpunkte setzen und warum?

Sonstiges
- Welche Erwartungen haben Sie an mich, Ihren Vorgesetzten?
- Über welche Dinge möchten Sie sonst noch sprechen?

Quelle: Personalmanagement-Initiative Handwerk NRW, Ass. Ingrid Czulkies HWK Düsseldorf










 

Foto: © Andriy
Popov/123RF.com, © racorn/123RF.com

Text: Kirsten Freund

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