Anzeige

Aufbewahrungsfristen: Das kann 2018 weg

In vielen Büros steht jetzt der Frühjahrsputz an. Dabei stellt sich die Frage, welche Unterlagen in den Reißwolf dürfen und welche Dateien man unwiderruflich löschen darf. Eine Übersicht.

Handwerk
Foto: © Andriy Popov/123RF.com

Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren.

Folgende Unterlagen können ab dem 1. Januar 2018 vernichtet werden:

  • Buchführungsunterlagen aus 2007 und aus früheren Jahren
  • Aufzeichnungen und Inventare, die bis zum 31.12.2007 aufgestellt worden sind,
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2007 oder früher erfolgt ist.
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2007 oder davor aufgestellt worden sind.
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2007 oder früher.
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2011 oder davor.
  • Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
  • Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind übrigens betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2017 betragen hat, müssen seit 2014 die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Handwerkerrechnungen müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren. 

§ 147 Abs. 3 AO
§ 147a AO

Foto: © Andriy Popov/123RF.com
Text: / handwerksblatt.de

Leserkommentare

nach oben