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GoBD in der Praxis: Das Wichtigste für Unternehmer

Mit den GoBD stellt die Finanzverwaltung klar, wie Unternehmer steuerrechtlich relevante Belege beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfassen, bearbeiten und archivieren müssen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Papierkram & Bürokratie: Buchhaltung leicht gemacht
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Die GoBD-Vorgaben sind ein wichtiger Schritt zur Gleichbehandlung von Papierbelegen und elektronischen Belegen in der Buchhaltung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind gewissermaßen die Spielregeln für die elektronische Archivierung bzw. Buchhaltung im Unternehmen. Die Einhaltung dieser Spielregeln kontrollieren die Betriebsprüfer des Finanzamts im Rahmen einer allgemeinen Betriebsprüfung, einer Lohnsteuer- oder einer Umsatzsteuerprüfung.

Darüber hinaus regeln die GoBD aber auch, welche Rechte ein Prüfer des Finanzamts hat, wenn er auf Ihre elektronische Buchhaltung zugreift. Hierzu sollten Sie wissen, dass das Finanzamt die Prüfersoftware IDEA einsetzt, mit der Ihre Buchhaltungsdaten automatisch ausgewertet werden können.

Achtung: Die GoBD sind nicht nur für die klassische Buchhaltungssoftware zu beachten, sondern auch für die Vor- und Nebensysteme (z. B. Anlagenbuchführung, Lohnbuchführung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung). Es geht also um alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten oder Belege entstehen.

Ab wann gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 1.1.2015 beginnen. Allerdings kann das Finanzamt in der Regel erst im Rahmen einer Betriebsprüfung feststellen, ob Ihre Buchhaltung den GoBD-Ansprüchen gerecht wird. Und das dürfte frühestens im Jahr 2018 oder 2019 der Fall sein, wenn die Wirtschaftsjahre 2015 bis 2017 zur Betriebsprüfung anstehen.

GoBD: Das ist wirklich neu

Die GoBD-Grundsätze sind nicht völlig neu. Sie haben vielmehr zum 1.1.2015 die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst. In diesem Beitrag haben wir aus Gründen der Übersichtlichkeit daher auch nur die Änderungen näher beleuchtet, die sich aus der Neufassung der GoBD-Grundsätze ergeben und die bei Betriebsprüfungen Probleme verursachen können.

Folgende Punkte wird der Prüfer des Finanzamts in Sachen digitaler Belegarchivierung kritisch begutachten:

1. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Alle steuerlich relevanten Daten im Unternehmen (nicht nur in der Finanzbuchhaltung, sondern auch beispielsweise alle Daten in vorgelagerten IT-Systemen) müssen so archiviert werden, dass nachträgliche Änderungen des Originaldokuments nicht möglich sind bzw. die Änderung offensichtlich sein muss. Sind nachträgliche Änderungen notwendig (was in der Praxis häufig vorkommen dürfte), müssen diese Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.

Diese Protokolle sind mit den steuerlich relevanten Daten zusammen aufzubewahren. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss die zum Einsatz kommende elektronische Buchhaltung gewährleisten, dass alle Informationen (Programme und Datensätze), die einmal in dem Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.

Mit anderen Worten: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware und buchen oder archivieren digitale Belege, muss jede nachträgliche Änderung protokolliert werden. Nur so kann das Finanzamt nachträgliche Manipulationen zur Minderung des Umsatzes oder des Gewinns ausschließen.

Tipp: Diese Protokolle über nachträgliche Änderungen sind im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflichten vorzuhalten und dem Prüfer auf Verlangen vorzulegen. Protokolliert werden müssen auch Änderungen in der Anwendersoftware oder in den Stammdaten.

2. Zeitvorgaben bei der Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen

Zur Unveränderbarkeit gehört auch die zeitgerechte Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen. Die GoBD verknüpfen erstmals die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen mit der zeitgerechten Erfassung.

Danach gilt zum spätesten Buchungszeitpunkt bei Geschäftsvorfällen Folgendes:

  • Bei unbaren Geschäftsvorfällen ist es unbedenklich, wenn diese innerhalb von 10 Tagen buchhalterisch erfasst werden. Liegt eine geordnete und übersichtliche Belegabgabe (Grundbuchaufzeichnungen) vor, kann die Erfassung im Buchhaltungssystem ausnahmsweise auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Werden unbare Geschäftsvorfälle im Rahmen einer elektronischen Buchhaltung nicht laufend, sondern nur periodenweise erfasst, wird dies nicht beanstandet, wenn

  • die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern erfolgt und
  • durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen (z. B. Ablage in besonderen Mappen, laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen).

Tipp: Die zeitgerechte Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung erfolgt durch die so genannte Festschreibung. Unter Festschreibung ist zu verstehen, dass der eingegebene Buchungssatz bzw. die eingegebenen Aufzeichnungen per Mausklick im Programm als unveränderlich gelten und dass jede Änderung protokolliert wird. Für die Finanzverwaltung gilt die Festschreibung als Buchungszeitpunkt.

Achtung: Für Bargeschäfte wie Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gilt weiterhin der Grundsatz, dass diese täglich festgehalten werden müssen.

3. Vollständigkeit der Aufzeichnungen im Rahmen der GoBD

Die Grundsätze zur Vollständigkeit setzen voraus, dass Sie die steuerlich relevanten Daten 6 -10 Jahre aufbewahren. 6 Jahre müssen beispielsweise Ausfuhrgenehmigungen, Ausfuhrunterlagen, Frachtbriefe, Kalkulationsunterlagen und Handelsbriefe aufbewahrt werden. Zu den Handelsbriefen gehören übrigens auch E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten. Geht eine Rechnung per E-Mail als Anhang ein, muss diese Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Die E-Mail selbst gilt nur als Übermittlungsmedium (vergleichbar einem Briefumschlag) und muss nicht aufbewahrt werden, solange sie keine steuerlich relevanten Infos enthält. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt unter anderem für folgende Unterlagen: Bilanzen, Rechnungen, Verträge oder Inventar. Müssen Sie Belege 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren, ist es leider mit dem Zeitpunkt der Entsorgung nicht ganz so einfach.

Sie können die betreffenden Unterlagen und Quittungen bei 10-jähriger Aufbewahrungsverpflichtung aus dem Jahr 2006 also nicht automatisch mit Ablauf der Jahres 2016 entsorgen. Es gilt nämlich folgender Grundsatz: Grundsatz: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde.

Ist die 10-jährige Aufbewahrungspflicht abgelaufen, dürfen Sie die Unterlagen jedoch nur dann wegwerfen, wenn die Unterlagen nicht mehr für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind. Läuft also gerade eine Betriebsprüfung, eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfung, in der die Unterlagen alter Jahre noch von Bedeutung sind, müssen diese auch über den 10-Jahreszeitraum hinaus aufbewahrt werden. Diese Regel zur Aufbewahrungsfrist gilt analog auch für die steuerlich relevanten Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsverpflichtung.

4. Nachvollziehbarkeit

Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sie ein Betriebsprüfer (bzw. ein sachverständiger Dritter) in angemessener Zeit prüfen kann. Das setzt voraus, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle von der Entstehung über die Abwicklung bis zur Buchung lückenlos nachvollzogen werden können.

5. Verfügbarkeit

Die steuerlich relevanten Daten der Buchführung müssen nicht nur für mindestens 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie müssen die Daten auch so vorhalten, dass der Prüfer des Finanzamts jederzeit im Rahmen einer Steuerprüfung auf die Daten zugreifen kann. Wenn Sie also beispielsweise zu einem anderen Buchhaltungssystem wechseln, müssen Sie das alte System für den möglichen Datenzugriff vorhalten.

Achtung: Das Bundesfinanzministerium nennt einige Ausnahmen, bei denen die Originale nach dem Einscannen nicht vernichtet werden dürfen. Zu diesen Unterlagen gehören unter anderem Vollmachten, notarielle Beurkundungen und Wertpapiere.

Interne Kontrollverfahren: Diese Pflichten haben Sie durch GoBD Nach den Grundsätzen der GoBD sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.

Solche internen Kontrollsysteme sind beispielsweise:

Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. für Buchhaltungssoftware, Kassensysteme)

  • Funktionstrennungen
  • Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
  • Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
  • Verarbeitungskontrollen
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

Die konkrete Ausgestaltung dieses internen Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und der eingesetzten Software.

Verfahrensdokumentation als Kontrollsystem

Wenn steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt werden, benötigen Sie laut GoBD eine Verfahrensdokumentation. Das gilt auch für eingescannte Papierbelege, wenn diese elektronisch archiviert und die Originalbelege anschließend vernichtet werden.

Die Verfahrensdokumentation umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:

  • Den Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden)
  • Die eingesetzten IT-Systeme
  • Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust
  • Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
  • Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Tipp: Im BMF-Schreiben v. 14.11.2014 führt das Bundesfinanzministerium in Textziffer 155 aus, dass kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist.

Die GoBD haben auch Vorteile für Unternehmer

Dass das Finanzamt bei Betriebsprüfungen die elektronische Buchführung und die Archivierung elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen kritisch begutachtet, sollte Sie als Unternehmer nicht davon abhalten, Ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung nach und nach vollständig zu digitalisieren.

Der Grund: Die elektronische Buchhaltung und Rechnungsstellung hat gegenüber der Papier-Buchhaltung auch einige Vorteile:

  • Der Rechnungsempfänger bekommt die elektronische Rechnung mehrere Tage früher als auf dem Postweg und bezahlt deshalb auch schneller. Das bringt Liquiditätsvorteile.
  • Der Empfänger von elektronischen Rechnungen kann bei Zahlungsverzögerungen nicht mehr vorgeben, dass er die Rechnung per Post nicht erhalten hat.
  • Sie haben geringere Kosten für Porto, Papier und Druckerpatronen – ganz abgesehen vom geringeren personellen Aufwand.
  • Die elektronische Aufbewahrung während der 6- bis 10-jährigen steuerlichen Aufbewahrungspflicht ist deutlich platzsparender und übersichtlicher als die Ablage von Papierbelegen.
  • Bei Rückfragen (z. B. von Rechnungsempfängern) müssen Sie die Rechnung nicht lange suchen. Sie können diese per Knopfdruck am PC aufrufen.
  • Eine durchgängig elektronische Buchführung ermöglicht (je nach Software) auf Knopfdruck betriebswirtschaftliche Analysen, für die Sie sonst viel Zeit investieren müssten. Was die Betriebsprüfung betrifft, sind Sie auch mit eingescannten und elektronisch archivierten Belegen auf der sicheren Seite, solange Sie die Richtlinien zum "Ersetzenden Scannen" des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachten.

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