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Bestens vorbereitet für den Jahresabschluss

Als Unternehmer sollten Sie steuerlich immer das Ziel verfolgen, die Buchhaltung bereits während des Jahres so auf Vordermann zu halten, dass der Jahresabschluss nur noch ein Klacks ist. 

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Papierkram & Bürokratie: Buchhaltung leicht gemacht
Foto: © svetikd - istockphoto.com

So können sich Sie oder Ihr Steuerberater ausschließlich auf steuerliche Gestaltungen konzentrieren. Dieses Ziel sollte übrigens nicht nur für bilanzierende Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmer verfolgt werden, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Die ganzjährigen Tätigkeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses zahlen sich für jeden Unternehmer aus: sei es dadurch, dass man bei der finalen Gewinnermittlung Zeit spart oder – falls man steuerlich beraten wird – durch die Reduzierung der Honorarzahlungen.

Vorbereitung des Jahresabschlusses - heute schon an morgen denken

Spricht man einen Unternehmer zu Beginn des Jahres an, ob er bereits die ersten Arbeiten für den Jahresabschluss erledigt hat, dürfte ein Kopfschütteln die häufigste Reaktion sein. Denn Verständnis bringen Unternehmer für die ganzjährige Vorbereitung gerade zu Beginn eines Steuerjahres nur selten auf.

Dabei ist es hier wie bei den Vorsätzen, die man sich privat oder beruflich zum Jahresanfang vornimmt: Selbst, wenn diese nur halbwegs eingehalten werden, winken Vorteile und Erleichterungen. Warum und wie solche ganzjährigen Tätigkeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses aussehen könnten, verraten wir Ihnen jetzt.

Insbesondere folgende Vorteile und Erleichterungen winken:

  • Wie bereits erwähnt, sparen Sie sich viel Zeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses, wenn Sie bereits unter dem Jahr so buchen und alle Steuerbelege so ablegen, dass der Abschluss im ersten Lauf quasi auf Knopfdruck erfolgen kann.
  • Sind Sie steuerlich beraten und übergeben dem Steuerberater eine während des Jahres bereits vorbildlich geführte Buchführung, wird er deutlich weniger Energie in die Auf- und Nachbereitung stecken müssen. Dadurch wird er entweder deutlich weniger Honorar berechnen oder sich (erstmals) auf die steuerlichen Besonderheiten für Ihr Unternehmen und die steuerlichen Gestaltungen konzentrieren können.
  • Können Sie durch gute Buchführung praktisch während des Jahres jederzeit auf Knopfdruck einen vorläufigen Jahresabschluss erstellen, kann die steuerliche Buchhaltung als Frühwarnsystem dienen. Sie sehen durch den Vergleich mit dem vorherigen Zwischenabschluss sehr schnell, ob und wo es hakt.
  • Brauchen Sie dringend ein Darlehen von der Bank, machen sich die ganzjährigen Tätigkeiten meist ebenfalls bezahlt. Denn die Bank möchte zum Zeitpunkt der Darlehensanfrage einen finanziellen und steuerlichen Status Quo sehen. Da ist es natürlich praktisch, wenn die Vorarbeiten für einen vorläufigen Jahresabschluss bereits stehen.

Neues Jahr, neue Chance! Wie bei allen anderen guten Vorsätzen gilt: hat es dieses Jahr noch nicht so gut hingehauen, nehmen Sie sich die Ratschläge für das nächste vor.

Vorbereitung des Jahresabschlusses: Bilanzierende Unternehmen

Da die Bilanzierung etwas komplizierter ist, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise, um auf die ganzjährige Vorbereitung des Jahresabschlusses hinzuarbeiten:

  • Kaufen Sie sich die passende Buchhaltungssoftware.
  • Wählen Sie geeignetes Personal aus - wenn vorhanden, am besten zwei Mitarbeiter - und lassen Sie diese in der Anwendung der Buchungssoftware schulen.
  • Suchen Sie als nächstes das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie spezielle Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat.
  • Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleich so auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.

Vorbereitung des Jahresabschlusses: Einnahmen-Überschussrechner (EÜR)

Auch Einnahmen-Überschussrechner sollten das Ziel haben, die Buchhaltung während des Jahres so zu führen, dass Sie im besten Fall nur auf den Knopf drücken müssen, um den Gewinn zu erhalten. Folgende Vorgehensweisen sind bei Einnahmen-Überschussrechnern denkbar:

  • Kaufen Sie sich die passende Software.
  • Nehmen Sie oder ein Mitarbeiter an einer Schulung zur Anwendung dieser Software teil.
  • Buchen Sie in dieser Software und bewahren Sie die Buchführungsunterlagen so auf, dass diese bei Rückfragen des Steuerberaters oder des Finanzamts schnell zu finden sind. Versuchen Sie es ohne Software sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem anwenden, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten gehen Sie folgendermaßen vor:
  • Besorgen Sie sich das Formular zur Einnahmen-Überschussrechnung und legen Sie in einem Ordner für jede Zeile dieses Formulars mit einem Trennstreifen eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab.
  • Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.
  • Der Grund dafür, dass eine Software sehr praktisch ist, liegt in der Besonderheit, dass Unternehmer ihre Gewinnermittlung sowieso in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln müssen – also auch die Anlage EÜR. Wer also schon während des Jahres eine Software nutzt und darin die Werte seiner Belege direkt erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.

Egal, ob Sie auf Papier oder digital arbeiten, ob Sie eine EÜR oder eine Bilanz erstellen müssen: Es lohnt sich, dem Thema Jahresabschluss das ganze Jahr über Aufmerksamkeit zu widmen. Ihr Steuerberater, das Finanzamt und nicht zuletzt Ihre eigenen Nerven werden es Ihnen danken!

Foto: © svetikd - istockphoto.com

Text: Jessica Jablonski
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