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Sozialversicherung und Lohnsteuer 2018

Der Jahreswechsel 2017/2018 bringt einige Neuerungen im Bereich der Sozialversicherung und der Lohnsteuer mit sich. Sämtliche Beitragsbemessungsgrenzen und Jahresarbeitsentgeltgrenzen steigen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Papierkram & Bürokratie: Buchhaltung leicht gemacht
Foto: © freebird7977/stock.adobe.com

Damit steigen auch die Kosten für Ihr Unternehmen. Mit den wichtigsten Neuregelungen sollten Sie rechtzeitig kalkulieren, um in Sachen Personalkosten keine unliebsamen Überraschungen zu erleben.

Lohnsteuer und Sozialversicherung: Die drei häufigsten Fallen

Werden Neuregelungen im Bereich der Lohnsteuer und Sozialversicherung übersehen, kann es für Arbeitgeber schnell teuer werden. Dies sind die 3 häufigsten Fehler, die in diesem Zusammenhang gemacht werden:

  1. Ansteigen der Beitragsbemessungsgrenzen übersehen: Bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze müssen Arbeitgeber das Bruttoarbeitsentgelt ihrer Mitarbeiter in den einzelnen Versicherungszweigen zur Berechnung der Beiträge heranziehen. Übersehen Arbeitgeber das Ansteigen der Beitragsbemessungsgrenzen werden für Besserverdienende zu geringe Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge abgeführt. Spätestens nach der nächsten Betriebsprüfung kann es hier zu erheblichen Nachzahlungen kommen.
  2. Unterschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze falsch gewertet: Beschäftigte können wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei in der Krankenversicherung werden. Sie werden sofort wieder versicherungspflichtig, wenn ihr Arbeitsentgelt die aktuelle Jahresarbeitsentgeltgrenze erneut unterschreitet. Das geschieht regelmäßig dann, wenn - wie zum 1.1.2018 - die Jahresarbeitsentgeltgrenzen steigen. Von zahlreichen Arbeitgebern und Entgeltabrechnern wird dies nicht registriert oder nicht korrekt gehandhabt (z. B. keine neue Anmeldung).Die Folge: Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung fällt der Fehler auf, und es werden hohe Beitragsnachzahlungen fällig.
  3. Die neuen amtlichen Sachbezugswerte nicht angewendet: Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern freie oder vergünstigte Verpflegung und/oder Unterkunft, sind diese Leistungen für die Beschäftigten lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Für die Bewertung dieses Arbeitsentgelts gelten die aktuellen amtlichen Sachbezugswerte. Sie sind für die Abrechnung sowohl steuer- als auch sozialversicherungsrechtlich verbindlich. Die Sachbezugswerte für Verpflegung sowie Unterkunft werden zum 1.1.2018 angehoben.

 

Damit Ihnen diese Fehler nicht passieren, finden Sie im Folgenden die konkreten Neuregelungen und Werte in diesen 3 Fällen sowie weitere wichtige Änderungen im Bereich der Sozialversicherung und der Lohnsteuer.

Neue Rechengrößen in der Sozialversicherung: Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen

Zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie als Arbeitgeber das Entgelt Ihres Mitarbeiters heranziehen. Allerdings nur bis zu einer bestimmten Höhe. Dieser Wert wird als Beitragsbemessungsgrenze (BBG) bezeichnet. Der Teil des Entgelts, der die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt, ist nicht mehr beitragspflichtig. Auch für Ihre eigenen Bezüge gelten die Beitragsbemessungsgrenzen.

Für die Kranken- und Pflegeversicherung gilt für das gesamte Bundesgebiet eine einheitliche Beitragsbemessungsgrenze. Sie entspricht der besonderen Jahresarbeitsentgeltgrenze. Die Beitragsbemessungsgrenze für die Renten- und Arbeitslosenversicherung (einheitlich) unterscheidet sich in den alten und den neuen Bundesländern.

Zum 1.1.2018 steigen sämtliche Beitragsbemessungsgrenzen:

  • die Beitragsbemessungsgrenze West und Ost in der Renten- und Arbeitslosenversicherung
  • die einheitliche Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung

 

Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: eine höhere Beitragsbelastung im Hinblick auf Ihre Mitarbeiter mit höherem Einkommen. Auch die betroffenen Beschäftigten müssen mehr an Beiträgen zahlen.

tabelle 01Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) - Voraussichtliche Rechengrößen/Werte für das Kalenderjahr 2018 (Tabelle: © Lexware)

Die Jahresarbeitsentgeltgrenzen steigen

Die aktuellen Jahresarbeitsentgeltgrenzen sind notwendig, um die Versicherungspflicht der Beschäftigten zu prüfen (sowie der Arbeitgeber, falls Versicherungspflicht besteht). Sie spielen vor allem in zwei Fällen eine Rolle:

  • Wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden. Vereinbaren Sie ein Entgelt mit Beschäftigten, müssen Sie beurteilen können, ob der Mitarbeiter versicherungsfrei oder versicherungspflichtig sein wird. Zudem erwarten vor allem Berufsanfänger hier unter Umständen eine kurze Beratung von Ihnen.
  • Wenn der Jahreswechsel bevorsteht. Mitarbeiter sind ab dem 1.1.2018 in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungsfrei, wenn ihr regelmäßiges Jahresentgelt in 2017 die Jahresarbeitsentgeltgrenze 2017 überstieg und ihr voraussichtliches, vom Arbeitgeber gewissenhaft geschätztes Jahresarbeitsentgelt 2018 die erhöhte Jahresarbeitsentgeltgrenze 2018 überschreitet. 

 

Versicherungsfreie Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, sich in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig zu versichern oder eine private Krankenversicherung zu wählen. Darauf sollten Sie Ihre Mitarbeiter hinweisen und sie bei der korrekten Berechnung des Jahresarbeitsentgelts unterstützen.

Weisen Sie Ihre Beschäftigten aber auch auf das erhöhte finanzielle Risiko hin, das mit einer Mitgliedschaft in der privaten Krankenversicherung verbunden sein kann.

Gleichen Sie die (geplanten) Entgelte Ihrer Mitarbeiter mit den neuen Grenzen ab und sorgen Sie dafür, dass diese gegebenenfalls rechtzeitig und richtig abgemeldet werden.

Wann gilt welche Grenze?

Es gibt 2 Jahresarbeitsentgeltgrenzen:

  • Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze für alle gesetzlich Krankenversicherten (GKV-Mitglieder): Pflichtmitglieder und freiwillige Mitglieder.
  • Die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze gilt für alle Arbeitnehmer, die am Stichtag 31.12.2002 wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze privat krankenversichert waren.

Das entscheidende Entgelt

Bei der Prüfung der Versicherungspflicht ist das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt entscheidend. Hierzu zählen alle Arbeitgeberzuwendungen, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören. Das sind in der Regel alle Bezüge, die mindestens einmal pro Jahr gezahlt werden. Dazu gehören beispielsweise:

  • das laufende Arbeitsentgelt
  • regelmäßige Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, mit denen der Mitarbeiter rechnen kann
  • fest vereinbarte und pauschal gewährte Zahlungen für Überstunden

 

Nicht mitgerechnet werden dürfen dagegen:

  • Mehrarbeitsvergütungen, die nicht pauschal gezahlt werden
  • einmalige Zuwendungen, die nicht regelmäßig anfallen (z. B. Jubiläumszuwendungen)
  • Zuschläge, die mit Rücksicht auf den Familienstand gewährt werden 

tabelle 02Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung (Jahresarbeitsentgeltgrenze [JAE]) 2017 und 2018 (Tabelle: © Lexware)

Alle Bezugsgrößen steigen

Die Bezugsgrößen sind beispielsweise für bestimmte Auszubildende (Praktikanten) notwendig, die kein Arbeitsentgelt erhalten. Diese Beschäftigten sind auch ohne Bezug von Arbeitsentgelt in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungspflichtig.

Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnen sich aus einer Mindestbeitragsbemessungsgrundlage, die 1 Prozent der aktuellen Bezugsgröße beträgt.

 

Lohnsteuer und Sozialversicherung: Voraussichtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft steigen

tabelle 03Bezugsgrößen 2018 (Tabelle: © Lexware)Die amtlichen Sachbezugswerte für Unterkünfte steigen 2018 ebenso an wie die Werte für Verpflegung. Sie müssen die neuen Sachbezugswerte ab 1.1.2018 zwingend anwenden. Rechnet Ihr Unternehmen mit alten oder falschen Werten, ist das ermittelte steuer- und beitragspflichtige Entgelt der betreffenden Mitarbeiter nicht korrekt.

Das kann weitreichende Folgen haben:

  • die Lohnsteuer wird nicht korrekt ermittelt
  • Teilzeitkräfte werden fälschlicherweise als versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Minijobber geführt
  • eigentlich versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Minijobber werden als versicherungspflichtige Mitarbeiter abgerechnet

Lohnsteuer und Sozialversicherung: Voraussichtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft steigen

Die amtlichen Sachbezugswerte für Unterkünfte steigen 2018 ebenso an wie die Werte für Verpflegung. Sie müssen die neuen Sachbezugswerte ab 1.1.2018 zwingend anwenden. Rechnet Ihr Unternehmen mit alten oder falschen Werten, ist das ermittelte steuer- und beitragspflichtige Entgelt der betreffenden Mitarbeiter nicht korrekt.

Das kann weitreichende Folgen haben:

  • die Lohnsteuer wird nicht korrekt ermittelt
  • Teilzeitkräfte werden fälschlicherweise als versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Minijobber geführt
  • eigentlich versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Minijobber werden als versicherungspflichtige Mitarbeiter abgerechnet

 

Sorgen Sie also dafür, dass alle Stellen Ihres Unternehmens, die mit der Abrechnung betraut sind, rechtzeitig die neuen Sachbezugswerte für kostenlose oder -reduzierte Verpflegung 2018 erhalten. Die kostengünstige oder kostenfreie Verpflegung von Mitarbeitern ist eine in Unternehmen weitverbreitete Praxis.

Das gilt auch für die Zurverfügungstellung von günstiger oder kostenloser Unterkunft. Arbeitgeber, die Verpflegung für ihre Mitarbeiter als Zusatzleistung planen, müssen die Sachbezugswerte sowohl für die Ermittlung der Lohnsteuer als auch für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ansetzen.

Selbst wenn im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters oder in einer Betriebsvereinbarung andere Werte festgelegt wurden oder ein Tarifvertrag abweichende Größen vorsieht, ist mit den amtlichen Sachbezugswerten zu rechnen. Das bedeutet für Sie: Die Gestellung von Verpflegung und Unterkünften für Mitarbeiter wird 2018 sowohl für die Beschäftigten als auch für Arbeitgeber teurer.

Achtung: Erhält der Mitarbeiter für seine Verpflegung/Unterkunft nicht den jeweiligen Sachbezug, sondern eine Barvergütung, setzen Sie diesen Betrag als Arbeitsentgelt an. Das gilt allerdings nur, wenn der entsprechende Betrag höher als der jeweilige Sachbezugswert ausfällt. Ist die Barvergütung dagegen geringer oder tritt sie nur vorübergehend an die Stelle des Sachbezugs, müssen Sie weiter mit den amtlichen Werten rechnen.

tabelle 04Die voraussichtlichen amtlichen Werte in Euro 2018 für Verpflegung für Arbeitnehmer einschließlich Jugendliche und Azubis (Tabelle: © Lexware)

Sozialversicherung: Die Insolvenzgeldumlage sinkt

Bei Insolvenz eines Arbeitgebers erhalten Mitarbeiter ein Insolvenzgeld. Um dies finanziell zu ermöglichen, müssen sämtliche Unternehmen, die Arbeitnehmer gegen Entgelt beschäftigen, eine monatliche Umlage zahlen. Ein einziger Mitarbeiter genügt für die Umlagepflicht bereits. Zum 1.1.2018 sinkt die Insolvenzgeldumlage von 0,09 % auf 0,06 %.

Das bedeutet für Sie: Ihre Ausgaben sinken erheblich.

Künstlersozialversicherung: Der Abgabesatz sinkt auf 4,2 %

Jedes Unternehmetabelle 05Die voraussichtlichen amtlichen Werte in Euro 2018 für Unterkünfte (Tabelle: © Lexware)n, das regelmäßig freie Künstler oder Publizisten beauftragt, ist verpflichtet, eine Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialversicherung abzuführen.

Der Abgabesatz sinkt 2018 von 4,8 % auf 4,2 %. Zu den Künstlern und Publizisten zählen beispielsweise Webdesigner, Übersetzer, Autoren, Designer und ähnliche Berufsgruppen. Die Künstlersozialabgabe stellt den Arbeitgeberanteil dar, den alle Unternehmen zahlen müssen, die nicht nur gelegentlich Werke oder Leistungen dieser Personen verwerten.

Abgabepflichtige Unternehmen müssen gleichbleibende Vorauszahlungen für die Zeit vom März des laufenden Jahres bis zum Februar des folgenden Jahres leisten. Die Basis für die Berechnung dieser Vorauszahlungen bilden Entgelte des Vorjahres. Das bedeutet für Sie: Zu Beginn des Jahres 2018 melden Sie die Entgelte, die Ihr Unternehmen an freie Künstler und Publizisten im Jahr 2017 gezahlt hat.

Die Höhe der Vorauszahlungen für 2018 teilt Ihnen daraufhin die Künstlersozialkasse (KSK) mit. Möchten Sie diese Mitteilung kontrollieren, multiplizieren Sie einfach ein Zwölftel des Jahresentgelts mit dem für das Jahr jeweils geltenden Abgabesatz.

Am 1.1.2018 tritt das Betriebsrentenstärkungsgesetz in Kraft. Zentrale Neuregelung ist die reine Beitragszusage. Dabei sagt der Arbeitgeber keine betriebliche Versorgungsleistung zu, sondern verpflichtet sich lediglich zur Entrichtung von Beiträgen.

Im Rahmen einer reinen Beitragszusage in Verbindung mit einer Entgeltumwandlung wird der Arbeitgeber verpflichtet, mindestens 15 % des umgewandelten sozialversicherungsfreien Entgelts als Zuschuss an die Versorgungseinrichtung einzuzahlen.

Abgesehen davon bringt das neue Gesetz auch einige lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Änderungen mit sich: tabelle 06 Abgabesätze Künstlersozialkasse 2015-2018 (Tabelle: © Lexware)

  1. Der lohnsteuerfreie Höchstbetrag der Entgeltumwandlung wird von 4 auf 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (West) angehoben. Ihr Unternehmen und Mitarbeiter können künftig einen größeren Teil des lohnsteuerpflichtigen Entgelts in lohnsteuerfreie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge umwandeln. Der sozialversicherungsfreie Höchstbetrag bleibt jedoch bei 4 %.
  2. Im Sozialrecht sollen neue Anreize für den Auf- und Ausbau einer bAV insbesondere bei Geringverdienern gesetzt werden. Hierfür sieht das Gesetz beispielsweise eine Neuregelung der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung die Nichtanrechnung von Zusatzrenten vor.
  3. Im Einkommensteuergesetz (EStG) ist ein steuerliches Fördermodell speziell für Geringverdiener/Teilzeitkräfte vorgesehen. Arbeitgeber sollen danach einen staatlichen Zuschuss von 30 % ihres Einzahlungsbetrags (bzw. maximal 144 €) bekommen, wenn sie für Geringverdiener 240 bis 480 € pro Jahr in eine betriebliche Altersvorsorge einzahlen. Die Förderung soll es nur für Mitarbeiter bis zu einer Einkommensgrenze von 2.000 € monatlich oder 24.000 € jährlich geben.

Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern: Auch hier stehen einige Änderungen an

Der Datenaustausch mit den Einzugsstellen & Co wird laufend optimiert. Deshalb gibt es im Hinblick auf die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern auch 2018 wieder einige Neuerungen: Antragsverfahren A1-Bescheinigungen: Arbeitgeber, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden, müssen eine A1-Bescheinigung beantragen.

Damit weisen die Beschäftigten im Einsatzland nach, dass sie nach deutschem Recht sozialversichert sind. Ab dem 01.01.2018 können Unternehmen die entsprechenden Anträge aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder per Ausfüllhilfe stellen. Bei maschinellen Anträgen erfolgen die Antworten spätestens ab dem 01.07.2018 in maschineller Form.

Die "Gemeinsamen Grundsätze" werden um ein Zusatzmodul "Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1" ergänzt. Ab dem 1.1.2019 wird die elektronische Beantragung zur Pflicht!

Datenaustausch Entgeltersatzleistung:

Die Sozialversicherungsträger benötigen zahlreiche Informationen von den Unternehmen, um Entgeltersatzleistungen, wie beispielsweise Krankengeld, richtig ermitteln zu können. Die Übermittlung der entsprechenden Informationen erfolgt mit dem "Datenaustausch Entgeltersatzleistungen" (DTA EEL).

Hier gibt es ab dem 1.1.2018 eine neue Version, die folgende Änderungen mit sich bringt:

  • Der Meldegrund "99" zeigt künftig Änderungen bei der Adressierung an. Die Einzugsstellen können bisher in einigen Fällen nur schwer erkennen, wer auf Arbeitgeberseite zuständig ist (Steuerberater oder das Unternehmen). Sie müssen aber in jedem Fall die Antwort korrekt adressieren. Um hier Klarheit zu schaffen, wird der neue Meldegrund eingeführt.
  • Die Anzahl der Vorerkrankungsanfragen soll reduziert werden. Deshalb können ab 2018 nur noch Vorerkrankungsanfragen von Arbeitgebern an die Krankenkassen versendet werden, wenn die aktuelle Arbeitsunfähigkeit und zusätzlich mindestens eine Vorerkrankung bescheinigt vorliegt. Weitere Voraussetzung für die Anfrage: Alle Krankheiten müssen zusammen schon mindestens 30 Tage umfassen.
  • Das Ende der Entgeltersatzleistung wird künftig automatisch durch den Sozialversicherungsträger an den Arbeitgeber gemeldet. Gleiches gilt auch für Fallgestaltungen, in denen das Mutterschaftsgeld auf 12 Wochen verlängert wird. Hierfür gibt es künftig einen zusätzlichen Grund "06".
  • Mit den Änderungen rund um den Mutterschutz wirken sich auch Änderungen am Arbeitsentgelt während des Bezugszeitraumes auf das Mutterschaftsgeld aus und zwar so, als wenn sie im gesamten Zeitraum bereits bestanden hätten. Eine solche Änderung während der Mutterschutzfrist macht eine zweite Meldung des Arbeitgebers nötig, weil auch die Höhe des Mutterschaftsgeldes sich verändert.

 

Saisonarbeitnehmer aus dem Ausland:

In Anmeldungen oder in einer gleichzeitigen An- und Abmeldung (Abgabegründe 10 und 40) geben Arbeitgeber künftig an, ob es sich bei einem Mitarbeiter um einen Saisonarbeitnehmer aus dem Ausland handelt.

Dann kann die Krankenversicherung die Versicherungspflicht bereits während der laufenden Beschäftigung klären. Dabei geht es vor allem um die Frage, ob für den betreffenden Mitarbeiter im Anschluss an die laufende Beschäftigung die obligatorische Anschlussversicherung aufgebaut werden muss.

Lohnsteuer: Neue Werte Durch Steuerentlastungen, die bereits im Herbst 2016 beschlossen wurden, werden zum Jahreswechsel 2017/2018 weitere Anpassungen wirksam:

  1. Anhebung des Grundfreibetrags auf 9.000 €
  2. Anhebung des Kinderfreibetrags auf 4.788 €. Die geänderten Kinderfreibeträge wirken sich nicht beim Lohnsteuerabzug, aber beim Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls bei der Kirchensteuer aus.
  3. Anhebung des monatlichen Kindergeldes um 2 € im Jahr 2018
  4. Anhebung des Unterhaltshöchstbetrags (§ 33a Einkommensteuergesetz - EStG) auf 9.000 €
  5. Ausgleich der „kalten Progression“ durch Verschiebung der übrigen Tarifeckwerte im Jahr 2018 um die geschätzte Inflationsrate des Jahres 2017 (1,65 %) nach rechts.
Text: Jessica Jablonski
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