"Thermopapier immer kopieren"

Karsten Penk ist Betriebsprüfer beim Finanzamt Frankfurt (Oder). Er weiß, dass die Betriebsprüfung zu den weniger angenehmen Ereignissen im Unternehmerleben gehört.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Karsten Penk erklärt im Interview mit dem Deutschen Handwerksblatt, wo es bei einer Betriebsprüfung vor allem im Blick auf das Thema Rechnungen immer wieder hakt, und gibt Tipps für die Unternehmer:  

handwerksblatt.de: Herr Penk, was sind die typischen Fehler bei Rechnungen, die immer wieder auftauchen?
Penk: Zum Beispiel sollte eine auf Thermopapier gedruckte Rechnung sofort auf Papier kopiert werden. Thermopapier hat die negative Eigenschaft, dass es sich bei längerer Wärmeeinwirkung, etwa im Fahrzeug des Unternehmers, braun verfärbt. Außerdem verblasst der Thermoaufdruck auch ohne Wärme im Laufe der Zeit und ist teilweise nach ein bis zwei Jahren nicht mehr lesbar. Da diese Rechnungen, wenn sie für den Betriebsausgabenabzug genutzt werden sollen, auch unter die Aufbewahrungspflicht des Paragrafen 147 Absatz 1 der Abgabenordnung fallen, ist die Lesbarkeit der Belege für den Nachweis der Kosten unabdingbar.

handwerksblatt.de: Was wird bei den Kassenbüchern falsch gemacht?

Penk: Kassenbücher müssen, so verlangt es die Abgabenordnung, täglich geführt werden. Wenn sie, wie wir es in der Praxis häufig antreffen, aber nur wöchentlich oder sogar monatlich erstellt werden, sind Fehler vorprogrammiert. Zum Beispiel wenn ein Geselle den Firmenwagen betankt, zehn Tage später den Tankbeleg einreicht und den Betrag aus der Bargeldkasse des Betriebs erstattet bekommt. In der Praxis wird häufig das Datum des Tankbelegs als Datum der Geldentnahme im Kassenbuch vermerkt. War aber an dem Tag nicht genug Geld in der Kasse, kommt es – rein rechnerisch – zu Kassenfehlbeträgen. Aus der Kasse wurde mehr Geld entnommen als enthalten war. Kassenfehlbeträge führen aber, wenn sie vom Unternehmer nicht aufgeklärt werden können, zu Zuschätzungen. In schwerwiegenden Fällen haben sie zur Folge, dass die komplette Buchführung verworfen wird und die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden. Das passiert nicht, wenn das Kassenbuch täglich geführt wird.

handwerksblatt.de: Welche Vorschriften werden außerdem immer wieder nicht beachtet?
Penk: Ein Problem sind die Eingangsrechnungen. Dabei gibt es auch hier einfache Möglichkeiten, die gröbsten Fehler im Vorfeld zu vermeiden. Das Umsatzsteuergesetz fordert, dass der Unternehmer, der die Rechnung empfängt, deren Echtheit, die Unversertheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten muss. Zum Beispiel durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Wie er dies ausgestaltet, ist ihm freigestellt, er sollte aber genau prüfen, ob die Eingangsrechnung alle in Paragraf 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes genannten Angaben enthält. Eine beliebte Fehlerquelle ist die Anschrift des Unternehmers. Wenn der Rechnungsempfänger mehrere Unternehmen betreibt, also zum Beispiel neben seinem Einzelunternehmen auch noch an einer Personengesellschaft beteiligt ist, ist die genaue Adresse für die Zuordnung zum betreffenden Unternehmen und somit für den Vorsteuer- und den Betriebsausgabenabzug unabdingbar. Auch ein unrichtiger Steuersatz oder ein falscher Steuerbetrag haben automatisch zur Folge, dass er Vorsteuerabzug abgelehnt wird. Gleiches gilt, wenn der Rechnungsaussteller nicht mit dem tatsächlichen Leistungserbringer identisch ist oder die erbrachte Leistung nicht eindeutig identifizierbar ist.

handwerksblatt.de: Was tun, wenn während der Betriebsprüfung auffällt, dass eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist?
Penk: Der Unternehmer hat dann noch die Möglichkeit, beim Rechnungsaussteller eine korrigierte Rechnung zu verlangen. Eigenmächtige Änderungen sind unzulässig, da eine Rechnung als Urkunde gilt und da dann die Unversehrtheit des Inhalts nicht mehr gegeben ist. In solchen Fällen ist es unvermeidlich, dass der Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug versagt werden.

handwerksblatt.de:Immer mehr Handwerksbetriebe empfangen Rechnungen auf elektronischem Weg. Was müssen Sie beachten?
Penk: Wichtig ist, dass die Rechnung im ursprünglichen Zustand aufbewahrt wird. Das bedeutet, dass beispielsweise die E-Mail, mit der die Rechnung zugesandt wurde, gespeichert werden muss und dem Prüfer auf Verlangen vorzuzeigen ist. Ein bloßes Ausdrucken reicht nicht. Das gilt übrigens auch für andere Geschäftsunterlagen wie Verträge, Auftragserteilungen oder Absprachen, wenn sie Einfluss auf Erlöse oder Konten haben und sich in der Gewinnermittlung widerspiegeln.

Betriebsprüfungen umfassen heute, anders als noch vor wenigen Jahren, nicht mehr nur die Kontrolle der reinen Belege und Verträge, sondern auch die Nachverfolgung der Verbuchung dieser Vorgänge in der elektronischen Buchführung. Daneben wird das Augenmerk der Prüferdienste verstärkt auf die der Buchführung vorgelagerten Systeme gelegt, beispielsweise die Warenwirtschaftssysteme, die elektronischen Kassen und Zeiterfassungsysteme. Auch diese elektronisch erzeugten Daten müssen für den festgelegten Zeitraum aufbewahrt, jederzeit lesbar und auswertbar vorgehalten werden. Darauf müssen Unternehmen bei einem Wechsel der Hardware, des Betriebssystems oder des Buchführungssystems achten. Notfalls müssen sie zum Beispiel die alten Computer aufbewahren oder die Daten vor dem Systemwechsel über einen sogenannten GdPdU-Export in einem für den Prüfer lesbaren Format exportieren und dauerhaft speichern.

Die Fragen stellte Kirsten Freund; Foto: © ginasanders/123RF.com