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Handwerk 4.0: Digitale Rechnungen

Für den Umstieg auf digitale Rechnungen benötigen kleine Betriebe nicht mehr als eine Mail-Adresse und ein Office-Programm, das PDFs generieren kann. Größere Betriebe setzen meist auf ­Software-Pakete.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk
Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung ­kalkulieren, wenn sie diese online versenden. Foto: © yozayo/123RF.com
Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung ­kalkulieren, wenn sie diese online versenden.

Etwa die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bevorzugt elektronische Rechnungen. Das geht aus der aktuellen Studie "ibi research 2017: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017" hervor, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) im September 2017 veröffentlichte. Demnach schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen mit dem digitalen Versand vor allem Kosten- und Effizienzvorteile: Viele Befragte gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie diese elektronisch auf den Weg bringen und auch die Prozesse beim Rechnungseingang digitalisieren.

Denn bei papierloser Fakturierung sparen Betriebe gleich mehrfach: Es fallen weder Papier- noch Portokosten an – und die Rechnung ist per E-Mail-Anhang innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger. Auch die Archivierung dieser Dateien ist deutlich einfacher und platzsparender. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Portoersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner oder Tintenpatronen. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung der Rechnungen sind künftig überflüssig. Darüber hinaus sparen Unternehmen die Zeit zum Kuvertieren, Frankieren sowie die regelmäßigen Gänge zum Briefkasten.

Elektronische Signatur nicht mehr nötig

Seit 2011 sind elektronische und Papierrechnungen durch das Steuervereinfachungsgesetz gleichgestellt. In der Praxis bedeutet dies: Für digitale Rechnungen ist weder eine elektronische Signatur noch das EDI-Verfahren vorgeschrieben ("Electronic Data Interchange", elektronische Datenanbindung von Unternehmen). Beides ist zwar immer noch möglich, Vorsteuerabzüge werden aber unabhängig von diesen Verfahren von allen Finanzämtern anerkannt – aber nur sofern alle Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes eingehalten sind. Damit lohnt sich die Umstellung gleichermaßen für große und kleine Betriebe, denn die Umsetzung ist ohne großen Aufwand möglich. Es sind lediglich einige rechtliche Vorschriften zu beachten.

Rechtssicheres Format: ZUGFeRD

Ein empfehlenswertes und kostenloses Format für papierlose Rechnungen, das sich im Geschäftsalltag immer mehr durchsetzt, ist "ZUGFeRD". Mittlerweile unterstützen immer mehr Software-Pakete zur Nutzung von elektronischen Rechnungen diesen Standard, der ab der Version 2.0 auch EU-Richtlinien entspricht. ZUGFeRD basiert auf dem Format "PDF/A-3" und bettet eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei ein. Auf diese Weise werden per Mail gleichzeitig sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch die eigentliche Rechnung (als PDF) per Mail übermittelt. Der Vorteil: Das genutzte PDF-Format erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, gleichzeitig lassen sich die XML-Daten direkt auslesen und automatisiert weiterverarbeiten.

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für "Zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde gegründet vom "Forum elektronische Rechnung Deutschland" der "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung" unter dem Dach des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi).
ferd-net.de

Rechtliche Vorschriften

Die Übermittlung von papierlosen Rechnungen ist auf vielen Wegen möglich: zum Beispiel per E-Mail-, E-Post- oder DE-Mail, aber auch als Download. Um die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen nicht zu gefährden, müssen Betriebe allerdings einige rechtliche Vorschriften beachten. Dazu zählen unter anderem:

Die Lesbarkeit der digitalen Daten: Die Rechnungsdatei muss mit aktueller Hard- und Software problemlos anzuzeigen sein.

Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung: Dazu zählen die eindeutige Identität des Rechnungsstellers sowie die Unveränderbarkeit aller Inhalte – inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Für elektronische Rechnungen rechtlich korrekt und empfehlenswert ist das PDF-Format. Enthält der begleitende E-Mail-Text rechnungs­relevante Hinweise, wie ­Skontovereinbarungen oder steuerliche In­formationen, so muss auch die ent­sprechende Mail ­archiviert werden. Zulässige Rechnungsformate sind auch Bilddateien wie TIF oder JPG sowie Computer-Fax- oder Fax-Server-­Übermittlungen. Ein Word-Dokument erfüllt hingegen in den meisten Fällen nicht den Anspruch an die Unveränderbarkeit der Inhalte. Lediglich bei Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), dass jede Bearbeitung dokumentiert und nachträgliche Änderungen ausschließt, sind auch Rechnungen als Excel- oder Word-Dokument erlaubt. Mithilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens müssen Betriebe jede ein- und ausgehende digitale Rechnung prüfen, um die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit zu gewährleisten. Diese Prüfung kann sowohl elektronisch als auch manuell erfolgen – zum Beispiel durch einen Abgleich aller Daten anhand vorliegender Aufträge, Bestellungen oder Verträge. Darüber hinaus sollten Betriebe die folgenden Punkte sicherstellen:

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung: Eine Zustimmung gilt als stillschweigend erteilt, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt. Natürlich ist es auch möglich, eine Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.

Die elektronische Archivierung: Digitale Rechnungen müssen ab dem Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses mindestens zehn Jahre lang in ihrem Original-Eingangsformat elektronisch archiviert werden. Dabei müssen Betriebe die elektro­nische Les- und maschinelle Auswertbarkeit jederzeit sicherstellen. Ohne Originaldokument wird der Vorsteuerabzug nicht gewährt, denn Betriebsprüfer und ­Finanzämter erkennen Ausdrucke von elektronischen Rechnungen nicht an. Alle Details regelt §14b UstG.

Text: Thomas Busch
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Foto: © olegdudko/123RF.com
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