Laufen auch Sie Ihren Rechnungen hinterher?

Konsequentes Mahnwesen gilt als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement. Daher sollten Unternehmer höflich aber bestimmt auf die Bezahlung offener Rechnungen hinweisen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Wenn ein Kunde mit der Bezahlung offener Rechnungen in Rückstand geraten ist, sollten Unternehmer höflich, aber bestimmt darauf hinweisen. Manche tun sich schwer damit. Sie befürchten, dass sie mit einem konsequenten Mahnwesen Kunden verschrecken könnten. Doch diese Furcht ist meist unbegründet.

"Nach unserer Erfahrung wird ein konsequentes Mahnwesen vielmehr als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit eher positiv wahrgenommen", sagt Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. Zwar gebe es keine besonderen Formvorschriften für eine Mahnung, man sollte aber Anfänger-Fehler etwa bei der Formulierung vermeiden: "Sie alleine können schon finanzielle Nachteile nach sich ziehen." Bernd Drumann beantwortet die häufigsten Fragen rund um das Thema Mahnungen

Checkliste: Die wichtigsten Fragen zur Mahnung

Wie heißt es richtig?

Zahlungserinnerung oder Mahnung? Beide Begriffe bezeichnen meist ein und dasselbe. Der Gläubiger sollte beide Begriffe nicht nebeneinander verwenden – etwa Zahlungserinnerung für das erste und Mahnung für alle weiteren Schreiben. Das kann dazu führen, dass der Schuldner die Zahlungserinnerung ausnahmsweise nicht als verzugsauslösende Mahnung begreifen muss.

Wie viele Mahnungen sind üblich?

Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen. Mehr als drei Mahnungen sollte man nicht verschicken.

Wann kann gemahnt werden?

Gemahnt werden kann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Idealerweise enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Sonst tritt die Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsschluss ein. In der Praxis ist es aber üblich, selbst bei Fehlen einer vertraglichen Absprache, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen; damit wird gegebenenfalls die Fälligkeit hinausgeschoben. Gibt man eine Forderung an einen Rechtsanwalt ab, muss der Schuldner dessen Kosten unter Umständen nicht ersetzen, weil er durch die – vor Fälligkeit – erstellte Mahnung nicht in Zahlungsverzug geraten ist.

Ist eine Mahnung unbedingt erforderlich?

Eigentlich ist die Vertragsleistung sogleich nach ihrer Erbringung zu bezahlen. Die sofortige Zahlung nach Vertragserfüllung ist aber bei größeren Geschäften die absolute Ausnahme. Oft wird eine Zahlungsfrist im Vertrag vereinbart, ist sogar Bestandteil der eigenen AGB, oder es wird in der Rechnung einseitig ein Zahlungsziel bestimmt. Im Geschäftsalltag kann eine Rechnung durchaus einmal übersehen werden. Zahlt der Kunde also nicht von sich aus, sollte man ihn als Unternehmer aus kaufmännischen Gesichtspunkten an seine Zahlung erinnern oder diese anmahnen. Auch aus rechtlichen Gesichtspunkten kann eine Mahnung erforderlich sein, damit der Schuldner in Verzug kommt und den Verzugsschaden (etwa Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.

Gibt es Formvorschriften für eine Mahnung?

Nein! Eine Mahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Wegen der Beweisbarkeit ist eine schriftliche Mahnung vorzuziehen und eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie "Vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist!" reichen im Zweifelsfall nicht aus. Aus der Mahnung muss der eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.

Was, wenn alles Mahnen nichts geholfen hat?

In diesem Fall kann man als Gläubiger versuchen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassobüros doch noch eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Damit lässt sich häufig ein Gerichtsverfahren vermeiden – und die Kosten dieser Hilfe zählen meist zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner getragen werden müssen. Haben alle Bemühungen, die Forderung außergerichtlich zu realisieren, nichts gebracht, bleibt nur der Gang zum Gericht. Spätestens jetzt sollte man sich an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro wenden. Die Kosten sollte man nicht scheuen, sie muss in der Regel der Schuldner tragen.

Checkliste: Das sollte in einer Mahnung stehen

Formalien

Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein. Sie sollte das Datum der ursprünglichen Rechnung enthalten, außerdem deren Rechnungs- oder Lieferscheinnummer. Manchmal ist es auch ratsam, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder eine Rechnungskopie beizufügen.

Formulierungen

Die Mahnung sollte die Forderung deutlich zum Ausdruck bringen und die Zahlung unmissverständlich verlangen. Man sollte sie in freundlichem Ton verfassen, die zweite und dritte Mahnung sollte aber keinen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung aufkommen lassen.

Kosten

Der Kunde sollte darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, zu zahlen hat (Verzugsschaden). Ist ein Kunde bereits in Zahlungsverzug (zum Beispiel durch Zugang der ersten Mahnung), können (in diesem Fall ab der zweiten Mahnung) Mahnkosten berechnet werden. Ohne Einzelnachweis akzeptieren viele Gerichte Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben. Auch Verzugszinsen können verlangt werden.

Verzugszins

Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, so liegt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Geschäften zwischen Unternehmern liegt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszins. Auch die Ankündigung weiterer Schritte kann Bestandteil der dritten, noch deutlicher letzte(n) Mahnung sein.

Beweise

Mahnt der Unternehmer am Telefon oder persönlich, sollte er immer ein Gesprächsprotokoll führen. Dieses sollte er dem Schuldner mit dem Hinweis zukommen lassen, er möge durch seine Unterschrift und Rücksendung des Protokolls das Vereinbarte bestätigen. Ansonsten lassen sich die Gespräche nur schwer beweisen. Aber auch für mündliche Mahnungen gelten diese Regeln. Auch dabei sollten Sie freundlich und bestimmt sein. Angedrohte weitere Schritte sollten dann auch unbedingt unternommen werden. Leere Drohungen veranlassen keinen Schuldner zur Zahlung.