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Inventur – gewusst wie!

Gerade kleine Handwerksbetriebe behandeln die Inventur noch immer sehr stiefmütterlich. Das kann bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt fatale Folgen haben.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen
Handwerk
Foto: © limbi007/123RF.com


Messen, wiegen, zählen – eine Inventur kostet Zeit, Aufwand und damit Geld. Für viele Betriebe ist das ein Grund, auf eine Inventur zu verzichten und mit Pi-mal-Daumen-Schätzungen der Vorräte zu arbeiten. Diese Schätzungen gehen dann in die Erstellung der Bilanz ein. Stellt der Fiskus im Rahmen einer Betriebsprüfung Fehler bei der Inventur fest, kann die Buchführung verworfen und als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden. Der Prüfer darf dann Umsatz und Gewinn schätzen. Die Folge: Steuernachzahlungen.

Doch eine ordentliche Inventur kann nicht nur den Umgang mit dem Finanzamt erleichtern. Sie erhöht auch die Bestandszuverlässigkeit. Die Verbesserung der Produktions- und Lieferzeiten, die insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen immer wichtiger wird, ist ohne eine entsprechende Bestandzuverlässigkeit kaum zu erreichen. "Der beste Weg zur Erreichung eines optimierten Bestandes liegt in der Durchführung einer permanenten Inventur", weiß Ulf Hoffmann, Betriebsberater der Handwerkskammer Koblenz. "Voraussetzung dafür ist ein ordnungsgemäß geführtes Lagerbuch sowie die Aufbewahrung aller Unterlagen, die die Zu- und Abgänge belegen."

Alternativen zum WWS

Sinnvoll ist die digitale Führung des Lagerbuchs im Rahmen eines Warenwirtschaftssystems (WWS). Das WWS und seine vorgelagerte Organisation verursachen aber gerade bei kleinen Handwerksbetrieben unverhältnismäßig hohe Kosten. Außerdem muss auch bei einem WWS einmal im Jahr der Soll-Bestand laut System mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden. Der Vorteil des WWS: Der Inventurtermin kann frei gewählt werden. "Für kleine Unternehmen mit besonderes produktions- und lieferrelevanten Vorräten, für die sich das WWS nicht lohnt, ist es sinnvoll, unterjährige Prüfungen und Checks vorzunehmen und die Ergebnisse beispielsweise in einer Excel-Liste festzuhalten. Neben der Erhöhung der Bestandgenauigkeit beschleunigt dieses Vorgehen die Inventur", erklärt Hoffmann.

In der Regel erfolgt die Inventur zum Bilanzstichtag, normalerweise also am 31. Dezember. Die sogenannte Stichtagsinventur eignet sich für Betriebe, die zum 31. Dezember bilanzieren und um den Jahreswechsel herum nur mit geringen Umsätze rechnen. Aber was tun, wenn der Umsatz gerade zur Jahreswende steigt? Für diese Fälle sieht das Handelsgesetzbuch Inventurvereinfachungen vor: Neben der Stichtagsinventur ist die zeitnahe Inventur möglich. Sie kann innerhalb von maximal zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Wird beispielsweise am 6. Januar Inventur gemacht, sind allerdings Zugänge zwischen dem 1. und 6. Januar abzuziehen, Verkäufe dazuzurechnen.

Genehmigung des Finanzamts

Die verlegte oder zeitverschobene Inventur ist in den drei Monaten vor oder in den zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag möglich. "Allerdings ist diese Art der Inventur verboten bei Vorräten, die verderben oder verdunsten könnten oder bei denen durch ähnliche Vorgänge ein anderer unkontrollierbarer Abgang möglich ist", gibt Frank Hollatz zu bedenken, Steuerberater und Rechtsanwalt der Sozietät Hollatz in Gelsenkirchen. "Bei Unsicherheiten darüber, ob die verlegte Inventur angewendet werden darf oder nicht, sollte man sich die schriftliche Genehmigung des zuständigen Finanzamts einholen."

Eine gut geplante Inventur ist wichtig, wenn der Fiskus kommt. Sie ist aber auch ein gutes Werkzeug zur Optimierung der Produktions- und Lieferzeiten. Außerdem weiß der Chef, wie viel Kapital in seinem Betrieb gebunden ist,­­ und Banken reagieren gegebenenfalls positiv, wenn ein Unternehmen nicht mit Pi-mal-Daumen-Schätzungen seinen Bestand angibt.

Text: Ute Christoph Foto: Foto: © limbi007/123RF.com

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