E-Rechnung für öffentliche Aufträge bald Pflicht

Ab 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge des Bundes verpflichtend.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung wird Pflicht: Tipps für Handwerksbetriebe

Viele Unternehmen nutzen schon die elektronische Rechnungstellung erfolgreich. Spätestens dem 27. November 2020 müssen sie es auch, wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes oder Bundesbehörden zusammenarbeiten. Ab diesem Stichtag  müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. 2021 folgen die Bundesländer und weitere öffentlicher Auftraggeber.

Ein PDF-Dokument als E-Mail-Anhang wird dafür nicht ausreichend sein, berichtet die Datev. Unter einer elektronischen Rechnung verstehe der Gesetzgeber eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und somit in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

XRechnung oder ZUGFeRD

Die Rechnungen an Behörden können über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes in dem einheitlichen Format XRechnung digital hochgeladen und gesendet werden. Alternativ können in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD  neben der XRechnung verwendet werden.

Die Datev will ab September ein "Zusatzmodul Rechnungsschreibung" anbieten. Darüber können Unternehmen E-Rechnungen per Knopfdruck gesetzeskonform im richtigen Rechnungsformat erstellen und übermitteln. Das Modul erfülle automatisch die Vorgaben für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und unterstütze die Rechnungserstellung im Format ZUGFeRD 2.1 und XRechnung. 

Die E-Rechnung in Nordrhein-Westfalen

Nordrhein-Westfalen betreibt für seine Behörden bereits seit April 2020 ein zentrales E-Rechnungsportal. Das Portal bietet Rechnungsstellern die Möglichkeit eine Rechnung im Format XRechnung zu erstellen.

Die Rechnungen können über das Portal hochgeladen und versendet werden. Auch der Direktversand per Mail ist möglich. Nach Durchführung von technischen Prüfungen werden die Rechnungen an Empfängerpostfächer weitergeleitet.