Online-Rechnungen lohnen sich für kleine Betriebe

Weniger als fünf Prozent der deutschen Unternehmen setzen elektronische Rechnungen ein. Dabei spart das elektronische Verfahren Kosten und Aufwand - und kann sogar mit dem Online-Banking des Betriebs verknüpft werden.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Thomas Finken ist Produktmanager Zahlungsverkehr bei der DZ BANK und betreut die Internetseite "VR-RechnungsService". Auf mittelstanddirekt.de erklärt er das Prinzip elektronischer Rechnungen.

DHB: Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen?
Finken: Rechnungssteller und -empfänger sparen Kosten - durchschnittlich 5,00 Euro pro Rechnung, wenn beide Seiten zusammengerechnet werden: Eine Papierrechnung kostet rund 7,00 Euro, wenn Sie beispielsweise Papier- und Portokosten oder die Arbeitszeit mit einberechnen. Die Bearbeitung einer elektronischen Rechnung kostet dagegen ca. 1,50 bis 2,00 Euro pro Rechnung - inklusive Signatur-Management, Transportkosten und Archivierung.

Außerdem sind elektronische Rechnungen effizienter: Eine Papierrechnung muss man aus dem Postkasten abholen, den Eingangsstempel darauf setzen usw. Es dauert eben, bis die Rechnung in der Buchhaltung ist - und dementsprechend lange dauert es für den Empfänger, bis sie bezahlt werden kann. Das kann Skonto-Vorteile kosten. Ein Vorteil elektronischer Rechnungen ist deren Transparenz, denn mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Rechnungen zugreifen: Eine Rechnung muss nicht mehrere Fachabteilungen hintereinander durchlaufen, bis sie am Ziel ist.

Besonders von Vorteil für Mittelständler ist es, wenn sie ihr Online-Banking mit dem Rechnungsservice verknüpfen. Sie können also die Überweisung automatisiert direkt am PC starten, wenn Sie die Rechnung erhalten haben. Das ist bequem für die Buchhaltung, wenn Hausbank und Rechnungsdienstleister diese Verknüpfung anbieten.

DHB: Lohnt sich E-Invoicing für kleinere Firmen?
Finken: Elektronische Rechnungen lohnen sich für Unternehmen jeder Größe. Auch wenn kleine mittelständische Unternehmen über eine überschaubare Anzahl von Mitarbeitern verfügen: Zeit und Kosten sparen Sie in jedem Betrieb. Außerdem sind elektronische Rechnungen bei allen Unternehmen ein Beitrag zur Sicherheit und Nachhaltigkeit: Die Betriebe sparen Papier, sind umweltfreundlich, haben eine sichere Archivierung und wirken besonders innovativ auf Kunden und Lieferanten.

DHB: Warum machen dann so wenig Mittelständler davon Gebrauch?
Finken: Bei vielen Rechnungsservices ist der Aufwand sehr hoch, da sie das so genannte "Direct-Biller-System" anwenden: Hierfür muss der Rechnungsversender eine spezielle Soft- und Hardware installieren. Von Nachteil ist dabei, dass der Kunde eine ähnliche Systemlandschaft benötigt, um die Rechnungen anschauen zu können. Andere Rechnungsservices bieten eine webbasierte Lösung an. Das ist ein modernes Verfahren: Alle Beteiligten sind an einer Kommunikationsplattform angeschlossen und können beliebig Rechnungen versenden und empfangen. Dazu benötigen Unternehmen eigentlich nur einen Internetanschluss und die E-Mail-Adresse des Kunden bzw. Lieferanten.
Die Rechnungen werden in der Regel online archiviert. Für Mittelständler sollten deshalb bei der Wahl des Rechnungsservices nicht nur die Kosten eine Rolle spielen. Vielmehr sollten Verlässlichkeit und Erfahrung bei einer Zusammenarbeit vorausgesetzt werden.

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DHB: Was ist aus Ihrer Sicht für Kunden besonders wichtig?
Finken: Unseren Kunden ist besonders wichtig, dass keine Daten nach außen gelangen und dass der Vorsteuerabzug vollständig gewährt bleibt. Unternehmer sollten darauf achten, dass der Rechnungsservice langjährige Erfahrung in diesem Geschäft hat. Der Dienstleister sollte eine individuelle Lösung passend zum Automatisierungsgrad des Rechnungswesens des Kunden anbieten können. Für manche Unternehmer ist es schwer, Kunden in die elektronische Rechnungsstellung mit einzubinden, zum Beispiel wichtige Großkunden: Der Kunde muss ja mitmachen, er erhält schließlich die Online-Rechnung. Der Rechnungsservice sollte deshalb auch den Großkunden des Rechnungsstellers beim Anbindungsprozess begleiten. In der Regel überzeugt die effiziente Rechnungsführung die Kunden aber schnell.
Und: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen sollte Schritt für Schritt möglich sein. Das bedeutet für den Unternehmer etwa, dass er zunächst elektronische Rechnungen verschicken und parallel Papierrechnungen empfangen kann. Die Papierrechnungen werden automatisch an den Rechnungsservice weitergeleitet. Der Dienstleister kann die Rechnung dann beispielsweise einscannen und online archivieren. So kann ein Mittelständler seinen Rechnungsprozess schonend umstellen.

DHB: Wie lange dauert die Umstellung in der Regel?
Finken: Das ist immer unterschiedlich. Es hängt davon ab, wie hoch der Automatisierungsgrad des Betriebs ist und es hängt davon ab, was der Kunde wünscht. Wie groß ist seine Buchhaltung? Soll der Dienstleister die Online-Rechnungen gleich an den Steuerberater weiterleiten? Soll das bisherige Layout der Rechnungen beibehalten werden? Welche Wünsche von Großkunden sollen berücksichtigt werden. Jedenfalls bereitet eine webbasierte Lösung deutlich weniger Aufwand bei der Umstellung als die Direct-Biller-Variante, bei der individuelle Soft- und Hardware notwendig ist. Ein kleinerer Mittelständler, der sich für eine webbasierte Lösung entscheidet, kann mit einer Umstellungszeit von wenigen Tagen rechnen. 

DHB: Was muss ein Mittelständler tun, wenn er auf elektronische Rechnungen umstellen will?
Finken: Zunächst sollte er sich informieren, welche Lösung für seinen Betrieb in Frage kommt. Er kann das Online-Rechnungssystem auch kostenlos testen auf www.vr-rechnungsservice.de. Hier findet er weitere Informationen und Ansprechpartner zum Thema elektronische Rechnungen.

Das Gespräch führte Kristin Schröder, unique relations.