EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch

In vielen Geschäften nutzen Kunden die Möglichkeit, mit Karte zu zahlen. Aber wie soll man die bargeldlosen Kartenumsätze im Kassenbuch erfassen? Das Bundesfinanzministerium klärt auf.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

In Schweden zum Beispiel braucht man so gut wie gar kein Bargeld mehr. Die Zimtschnecke beim Bäcker für umgerechnet 90 Cent wird mit Karte bezahlt. Genauso das Päckchen Kaugummi beim Kiosk.  In einer Eisdiele wird man sogar mehrsprachig darauf hingewiesen, dass eine Bargeldzahlung gar nicht möglich ist. Soweit sind wir in Deutschland noch lange nicht. In vielen Geschäften ist Bargeld die Regel, eine EC- oder Kreditkartenzahlung die Ausnahme.

Für die Geschäftsinhaber stellt sich deshalb die Frage, wie sie mit unbaren Kassenumsätzen verfahren müssen, um eine korrekte Kassenführung sicherzustellen. In der Praxis ist es seit vielen Jahren vielfach so üblich, dass EC-Kartenumsätze mit Bargeldzahlungen zusammen im Kassenbuch aufgezeichnet werden. Später, also meist am Ende des Tages, werden die EC-Zahlungen quasi als "Ausgaben" wieder ausgetragen. Der Gesamtbetrag wird entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze werden über das Geldtransitkonto als durchlaufender Posten wieder ausgebucht.

Unangekündigte Kassennachschau

Vor allem vor dem Hintergrund, dass Ladenbesitzer seit Jahresanfang jederzeit mit einer unangekündigten Kassennachschau rechnen müssen, dass also ein Finanzbeamte zu den üblichen Ladenöffnungszeiten im Geschäft auftauchen und die Kassenführung überprüfen kann, hat die Unternehmen und Verbände ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF)  vom 16. August 2017 irritiert. Dort heißt es unter anderem, dass  die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen im Kassenbuch einen formellen Mangel darstellt. Die EC-Kartenumsätze müssten demnach in einer Zusatzspalte oder einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden. Ansonsten könnte der Prüfer die Kassenführung komplett verwerfen.

Kritik der Verbände

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat sich daraufhin gemeinsam mit dem DIHK und dem Handelsverband HDE an die obersten Finanzbehörden der Länder gewandt und um eine praxistaugliche Lösung gebeten.  Auch der Deutsche Steuerberaterverband hat sich dafür eigesetzt und eine "Anerkennung der langjährigen kaufmännischen Übung" gefordert.

Jetzt hat sich das Bundesfinanzministerium schriftlich zu dem Thema geäußert. In einer E-Mail an die Verbände und den Steuerberaterverband bedauert das Ministerium die Missverständnisse. Es sei tatsächlich so, dass die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch s­­­owohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel darstellt, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck des Kassenbuches sei die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestandes der Kasse. Mit Hilfe des Kassenbuches soll der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden können, um eine Kassensturzfähigkeit herstellen zu können.

Aber: Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- oder umgetragen, dann sei weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben, schreibt der zuständige Abteilungsleiter. Und dass, obwohl die "zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen".  

Wenn der Ladeninhaber zumindest zeitweise Kartenumsätze im Kassenbuch erfasst, dann sei das zwar ein formeller Mangel. Bei der Gewichtgung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung bleibe er aber außen vor.  Vorausgesetzt, der Zahlungsweg werde ausreichend dokumentiert und die Nachprüfbarkeit des Kassenbestandes bleibe jederzeit bestehen. 

---

Das sind die Argumente des Steuerberaterverbandes zu der gelebten Praxis:

Das Kassenbuch wird stets am Ende eines Tages geführt. Im selben Moment der Erfassung der Gesamtumsätze im Kassenbuch werden die EC-Kartenumsätze bereits wieder ausgetragen. Das Kassenbuch weist folglich unmittelbar im Zeitpunkt der Eintragung der Umsätze nebst Austragung der EC-Kartenumsätze den korrekten Tagesendbestand aus. Damit sind nach Auffassung des DStV eine hohe Transparenz und ein hoher Informationsgehalt im Kassenbuch gewährleistet.

Auch die Kassensturzfähigkeit ist jederzeit und innerhalb angemessener Zeit gegeben. Die im Vorwege getrennte Erfassung von Bar- und EC-Kartenzahlungen im Kassensystem ermöglicht eine jederzeitige Abstimmung. Die Geschäftsvorfälle sind fortwährend nachvollziehbar, die Erfassung der Umsatzsteuer ist sichergestellt.

Schließlich sind auch die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nach dem Dafürhalten des DStV erfüllt. Nach dem BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 stellt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen bei genügender Kennzeichnung ausdrücklich keinen Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit dar (vgl. Rz. 55). Nach dem Verständnis des DStV liegt bei der Ausbuchung der EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto verbunden mit der vorangegangenen Austragung der EC-Kartenumsätze aus dem Kassenbuch solch eine "genügende Kennzeichnung" vor.

Eine Erfassung der EC-Kartenumsätze in einer Zusatzspalte oder einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch hingegen ist umständlich und für die Praxis mit deutlich erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Auch die Verprobung der später auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen ist erschwert bzw. unmöglich. Dies gilt umso mehr, wenn unterschiedliche Steuersätze (z. B. 7 % und 19 % bei In-/Außerhaus-Umsätzen in der Gastronomie) zur Anwendung kommen.

Quelle: Deutscher Steuerberaterverband