Urlaubszeit im Betrieb – kein Grund für Stress!

Jetzt ist Ferienzeit. Nicht nur die Mitarbeiter, auch der Chef oder die Chefin brauchen Auszeiten, um neue Energie zu tanken.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Urlaubsplanung im Betrieb

Eigentlich ein Grund zur Vorfreude: der Urlaub. Weniger Spaß macht jedoch häufig die Urlaubsplanung im Betrieb, wenn es schwierig ist, alle Interessen "unter einen Hut" zu bekommen. Während der Abwesenheit eines Mitarbeiters oder des Unternehmers selbst sollten im Betrieb keine entscheidenden Lücken entstehen. Kundenanfragen müssen auch weiterhin beantwortet, Lieferungen angenommen und Aufträge bearbeitet werden.

Erholung im Urlaub beugt Erkrankungen vor

Urlaub erscheint auf den ersten Blick für ein Unternehmen also eher unpraktisch. Aber: "Er trägt wesentlich dazu bei, die Produktivität und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhalten", meint Bettina Uhrmann von der Innungskrankenkasse IKK classic. "Eine echte Erholung im Urlaub beugt stressbedingten Erkrankungen vor und vermeidet langfristige Ausfallzeiten."

Arbeitnehmer werden bei ihrer Urlaubsplanung selbst verschiedene Aspekte abwägen, zum Beispiel, wie die eigene Urlaubsvertretung geregelt ist, bei welchen Projekten sie dabei sein möchten oder müssen, wann der Partner Urlaub nehmen kann, wie sie die Betreuung ihrer Kinder während der Schließungszeiten von Schule oder Kindergarten regeln können oder für welchen Urlaubsort sich welche Reisezeit eignet.

Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen!

Bei der Urlaubsplanung sind Arbeitgeber gehalten, die Belange ihres Betriebes, aber auch die Wünsche ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Bei Terminkonflikten unter den Mitarbeitern muss nach sozialen Gesichtspunkten abgewogen werden, etwa ob es schulpflichtige Kinder und Ehepartner mit Bindung an die Schulferien gibt. Im nächsten Schritt kommen Betriebszugehörigkeit, Alter und bereits gewährte Urlaubszeiten zum Tragen.

Gesetzliche Vorgaben müssen beachtet werden – Auseinandersetzungen darüber tragen aber nicht zum Betriebsklima und zur Motivation bei. "Mit der Familie geplant, mit Vorfreude geladen, als Ziel vor Augen und dann im Betrieb durch Ablehnung des Urlaubsantrags zerstört – das kann harte Fronten schaffen", das hat uns Norbert Schalm, geschäftsführender Gesellschafter der H. Schalm GmbH in Mönchengladbach, bestätigt.

Auch der Chef braucht eine Auszeit

In seinem Betrieb für Heizungs-, Klima und Lüftungstechnik werden Urlaubsanträge daher am gleichen Tag bearbeitet – und wenn möglich freigegeben. Gibt es Terminkonflikte, findet ein Gespräch mit dem Mitarbeiter statt, um festzustellen, um welchen Urlaub es sich handelt und wie wichtig dieses Thema für ihn ist. In der Regel lässt sich dann bereits eine Lösung finden. Ist das nicht der Fall, wird gemeinsam mit dem Mitarbeiter der Konflikt besprochen und an einer Lösung gearbeitet. "Das ist aber selten nötig", betont Norbert Schalm.

Zu einer offenen und konstruktiven Kommunikation rät auch Bettina Uhrmann. Hierbei helfen eine Jahresplanung für alle Mitarbeiter und klare Vertretungsregelungen. "Doch nicht nur die Mitarbeiter, auch der Chef selbst benötigt Auszeiten vom Unternehmen und die Möglichkeit, neue Energie zu tanken", meint sie. Herrscht im Betrieb Chaos oder kann der Chef nicht richtig delegieren, klappt das allerdings nicht. Hier gilt ebenfalls: frühzeitig Planen, einen Stellvertreter einarbeiten und "loslassen"!

Betriebsferien: In Kleinbetrieben eine Überlegung wert

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Auch Norbert Schalm legt Wert auf seine private Erholung, etwa bei Bildungsreisen oder im Sporturlaub: "Auf die üblichen sechs Wochen Freizeit im Jahr muss ich nicht verzichten, denn ich weiß, dass meine Vertretung gut organisiert ist."

Sein technischer Assistent übernimmt die Abwicklung von Bauvorhaben, sein Bruder, der ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter ist, die Aufgaben der Geschäftsleitung. Kontaktiert werde er in seinem Urlaub daher so gut wie nie.

Ist die gegenseitige Vertretung nur schwer zu organisieren oder in Kleinbetrieben unmöglich, ist Betriebsurlaub eine Überlegung wert. Dafür eignen sich am besten auftragsarme Zeiten. Der Betriebsurlaub sollte frühzeitig geplant werden.

Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser zur Entscheidung hinzugezogen werden. Zudem sollte nicht der gesamte Jahresurlaub der Mitarbeiter durch den Betriebsurlaub verplant werden, so dass sie über einen Teil der Urlaubstage flexibel verfügen können.

Um Kunden und Lieferanten nicht zu verärgern, sollten diese rechtzeitig über den Betriebsurlaub informiert werden. Natürlich müssen auch während der Schließungszeiten E-Mails und Anrufe professionell bearbeitet werden. Das kann beispielsweise durch eine Sekretärin oder durch einen professionellen Telefonservice erfolgen. Der Chef wird dann nur zu abgestimmten Zeiten oder im Notfall kontaktiert – und kann beruhigt selbst in den Urlaub fahren.

Betriebsferien

Besteht in einem Unternehmen kein Betriebsrat, kann der Arbeitgeber ganz allein bestimmen, ob Betriebsferien gemacht werden. Allerdings muss er dies so rechtzeitig ankündigen, dass sich alle Arbeitnehmer auf den Termin einrichten können. Voraussetzung ist, dass "dringende betriebliche Belange" diese freie Zeit erfordern.

Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf sagt: Der Arbeitgeber kann "kraft Direktionsrecht" Betriebsferien anordnen, hinter den betrieblichen Belangen müssen die individuellen Urlaubswünsche der Arbeitnehmer – von Härtefällen abgesehen – zurückstehen (LAG Düsseldorf, Az.: 11 Sa 378/02). Natürlich können Betriebsferien auch einvernehmlich festgelegt werden.

Jahresurlaub: Wieviel steht mir zu?

Alle Arbeitnehmer in Deutschland haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr, wobei mit Werktagen alle Kalendertage gemeint sind, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Nach dem Bundesurlaubsgesetz gilt der Samstag ebenfalls als Werktag. Einen Anspruch auf Urlaub haben Mitarbeiter aber erst nach sechs Monaten im Job – übrigens gilt für Teilzeitkräfte dasselbe wie für Vollzeiter.

In einem Tarifvertrag oder Einzelvertrag können auch mehr Urlaubstage vereinbart werden. Schwerbehinderte Menschen haben einen Anspruch auf Zusatzurlaub von fünf weiteren Arbeitstagen pro Kalenderjahr.

Der jährliche Mindesturlaub für Jugendliche beträgt mindestens 30 Werktage, wenn Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist. Mindestens 27, wenn er noch nicht 17 Jahre alt ist, und mindestens 25 Werktage, wenn er noch nicht 18 Jahre alt ist.

Der Chef muss die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen

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Der Arbeitgeber kann festlegen, wer zu welcher Zeit Urlaub macht, er muss aber die Wünsche seiner Mitarbeiter berücksichtigen. Davon darf er nur abweichen, wenn dringende betriebliche Gründe entgegenstehen oder Terminwünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, vorgehen.

Dann haben Eltern den Vortritt vor Alleinstehenden – wenn sie auf die Ferienmonate angewiesen sind. Ansonsten können diejenigen, die länger im Betrieb sind, vor Jüngeren den Vorzug bekommen. Es sei denn, wichtige Gründe führen zu einem anderen Ergebnis.

Der Chef darf einen festgelegten Termin verschieben, wenn dies aus dringenden betrieblichen Gründen erforderlich ist. Dazu gehören zum Beispiel eine unerwartete Auftragsflut oder die Krankheit mehrerer Mitarbeiter.

Auch der Mitarbeiter kann Änderungen verlangen, wenn dringende persönliche Gründe dafürsprechen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Urlaub festzulegen. Bestimmt der Chef nichts und nimmt der Arbeitnehmer den Urlaub nicht, so kann sein Urlaubsanspruch verfallen. 

Checkliste: Auch als Betriebsinhaber brauchen Sie Urlaub! 

• Arbeiten Sie frühzeitig einen Stellvertreter ein, dem Sie vertrauen und der im Unternehmen anerkannt wird. Definieren Sie klar dessen Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.
• Sorgen Sie dafür, dass der Stellvertreter Aufgaben an Mitarbeiter delegieren kann.
• Planen Sie frühzeitig zusammen mit Ihrem Stellvertreter die jeweiligen Urlaubszeiten. Kommunizieren Sie diese im Betrieb sowie ggf. bei Kunden und Lieferanten.
• Machen Sie eine Checkliste. Stellen Sie alle wichtigen Unterlagen, Schlüssel etc. in einem Ordner zusammen und gehen Sie diesen mit Ihrem Stellvertreter durch.
• Fangen Sie mit der Urlaubsübergabe bereits ein oder zwei Wochen vor Ihrem Urlaub an. So bleibt Zeit für Rückfragen.
• Stellen Sie das Telefon auf den Stellvertreter um. Richten Sie für Ihre E-Mail eine Weiterleitung, Zugriffsrechte oder eine Abwesenheitsnotiz ein.
• Vereinbaren Sie feste Telefonzeiten für Rückfragen und gehen Sie ggf. ihre E-Mails durch – aber nur einmal am Tag!
• Verreisen Sie im Urlaub – wenn Sie daheim bleiben, können Sie weniger gut "abschalten"!
• Organisieren Sie eine entspannte An- und Rückreise und einen Urlaub, bei dem Sie sich wirklich erholen können.
• Halten Sie sich den ersten Arbeitstag von Terminen frei, aber lassen Sie sich von ihrem Stellvertreter auf den aktuellen Stand bringen.
• Für Kleinstbetriebe: Legen Sie frühzeitig in bekannt auftragsarmen Zeiten Betriebsurlaub fest, informieren Sie Ihre wichtigsten Kunden und Lieferanten und organisieren Sie eine professionelle Beantwortung von Telefon- und E-Mail-Anfragen.

Aktualisierter Beitrag von 2013

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