Nachweisgesetz: Neue Pflichten für Arbeitgeber ab August

Arbeitgeber müssen künftig bei Einstellungen den Mitarbeitern weit mehr Informationen geben als bisher. Das neue Nachweisgesetz wird ab dem 1. August 2022 wirksam.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Der Gesetz­geber bereitet weitrei­chende Änderungen im Arbeits­recht vor. Denn bis zum 1. August 2022 muss Deutschland die "EU-Richt­linie über trans­pa­rente und verläss­liche Arbeits­be­din­gungen" (EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie) umsetzen. Der Bundestag hat das geänderte Nachweis­gesetzes (NachwG) am 23. Juni 2022 verabschiedet. Arbeitgeber müssen künftig noch mehr Informationen und Dokumentationen vornehmen. 

Die EU-Richtlinie verlangt, dass Arbeit­nehmern über die wesent­lichen Vertrags­be­din­gungen ein schrift­licher Nachweis auszu­hän­digen ist. Dieser muss spätestens zum Arbeits­an­tritt erbracht werden. Einige Nachweise können nachge­schoben werden. Es gilt aber eine kurze Frist von sieben Tagen.

Der entscheidende Unter­schied zur bishe­rigen deutschen Rechtslage liegt darin, dass der Arbeit­nehmer nun auch über Bedin­gungen des Arbeits­ver­hält­nisses zu unter­richten ist, die sich nicht zwingend aus dem Arbeits­vertrag ergeben, sondern automa­tisch aus dem geltenden Recht oder aus Tarif­ver­trägen oder den Regelungen des Betriebs. Arbeitgeber müssen dann unter anderem zwingend festhalten, dass Kündigungen nur schriftlich erfolgen dürfen und wie lange die Frist für eine Kündigungsschutzklage beträgt.

Was verlangt das Nachweis­gesetz?

Das Nachweis­gesetz (NachwG) ist in Deutschlang seit 1995 geltendes Recht, wurde aber in der Praxis kaum beachtet, weil Verstöße nicht mit unmit­tel­baren Sanktionen verbunden waren. Der Arbeitgeber muss den Arbeit­nehmer nach dem NachwG über eine Liste von Vertrags­be­din­gungen infor­mieren. Die meisten dieser Bedin­gungen ergeben sich aber ohnehin aus dem Arbeits­vertrag und daher wurde in der Praxis bis heute in aller Regel darauf verzichtet, dem Arbeit­nehmer eine zusätzliche Nieder­schrift auszu­hän­digen.

Das NachwG erlaubt sogar ausdrücklich die Aushän­digung eines schrift­lichen Arbeitsvertrags, der die Nachweise bereits beinhaltet. Auch sind großzügige Verweise auf Tarif­ver­träge, Betriebs- oder Dienst­ver­ein­ba­rungen zulässig, die auf das Arbeits­ver­hältnis anzuwenden sind. Die Risiken waren bisher überschaubar. Bei Verstößen drohen zwar Schadens­er­satz­forde-rungen von Arbeit­nehmern, die aber in der Praxis selten eine Rolle spielen.

Was ist neu im Nachweis­gesetz geregelt?

Das Gesetz sieht nun einen erwei­terten Katalog von Nachweisen vor, die nicht mehr durch den schrift­lichen Arbeits­ver­trag erbracht werden können. Diese Informationen muss der Arbeitgeber nun liefern:

• Das Enddatum des Arbeits­ver­hält­nisses,
• die ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeit­nehmer,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
• die Zusam­men­setzung und die Höhe des Arbeits­ent­gelts einschlie­ßlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonder­zah­lungen sowie anderer Bestand­teile des Arbeits­ent­gelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
• die verein­barte Arbeitszeit, verein­barte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei verein­barter Schicht­arbeit das Schicht­system, der Schichtrhythmus und die Voraus­set­zungen für Schicht­än­de­rungen,
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraus­set­zungen,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeit­geber bereit­ge­stellte Fortbildung,
• wenn der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer eine betrieb­liche Alters­ver­sorgung über einen Versor­gungs­träger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versor­gungs­trägers; die Nachweis­pflicht entfällt, wenn der Versor­gungs­träger zu dieser Infor­mation verpflichtet ist,
• das bei der Kündigung des Arbeits­ver­hält­nisses vom Arbeit­geber und Arbeit­nehmer einzu­hal­tende Verfahren, mindestens das Schrift­form­er­for­dernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeits­ver­hält­nisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündi­gungs­schutz­klage; § 7 des Kündi­gungs­schutz­ge­setzes ist auch bei einem nicht ordnungs­ge­mäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündi­gungs­schutz­klage anzuwenden.

Auf geltende Tarif­ver­träge, Betriebs- oder Dienst­ver­ein­ba­rungen darf zwar weiterhin verwiesen werden. Zusätzlich ist nun auch der Verweis auf kirch­liche Arbeits­ver­trags­be­din­gungen zulässig. Jedoch gilt das nicht für alle Bedin­gungen des Arbeits­ver­hält­nisses.

Am schwie­rigsten dürften sich die Nachweise bei Verein­ba­rungen über unregel­mäßige Arbeits­zeiten, zum Beispiel bei Abruf­arbeit, umsetzen lassen. Was unter dem bei der Kündigung einzu­hal­tenden Verfahren zu verstehen ist, bleibt offen, zumal der Kündi­gungs­schutz in Deutschland höchst indivi­duelle Ausprä­gungen haben kann, je nachdem, ob im Betrieb eine Arbeit­neh­mer­ver­tretung existiert, ob Sonder­kün­di­gungs­schutz besteht, oder etwa ob sich Regelungen über die Kündi­gungs­frist im Tarif­vertrag oder Vertrag mit den gesetz­lichen Fristen in Einklang bringen lassen.

Gegenüber Arbeit­nehmern, die im Ausland tätig werden sollen, gelten darüber hinaus weitere Nachweis­pflichten. Außerdem muss berück­sichtigt werden, dass die bishe­rigen Regelungen über Nachweise weiterhin gelten.

Müssen Arbeits­ver­träge angepasst oder verändert werden?

Der Arbeit­geber ist nur zum Nachweis verpflichtet; er muss also den Arbeit­nehmer über die wesent­lichen Arbeits­be­din­gungen aufklären. Bestehende Arbeits­ver­träge müssen nicht geändert werden. Einige der neuen Voraus­set­zungen sind ohnehin nicht sinnvoll als Vertrags­be­din­gungen zu verein­baren, weil sich Arbeit­geber dann unnötig einschränken. Es sollte bei der bloßen Unter­richtung bleiben.

Wie lange haben Arbeit­geber Zeit, das Gesetz umzusetzen?

Automa­tisch gelten die Nachweis­pflichten zunächst nur bei Neuein­stel­lungen ab dem 1. August 2022. Es ist also darauf zu achten, die Standard­ab­läufe im Unter­nehmen recht­zeitig nachweis­ge­recht anzupassen. Bereits am ersten Arbeitstag muss dem Arbeit­nehmer die Nieder­schrift mit den Infor­ma­tionen über den Namen und die Anschrift der Vertrags­par­teien, das Arbeits­entgelt und seine Zusam­men­setzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens nach sieben Kalen­der­tagen vorliegen.

Bestands­be­schäf­tigte müssen nur schriftlich über ihre wesent­lichen Arbeits­be­din­gungen unter­richtet werden, wenn sie den Arbeit­geber auffordern. Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Infor­ma­tionen über den Urlaub, die betrieb­liche Alters­ver­sorgung, die Pflicht­fort­bildung, das Kündi­gungs­ver­fahren und geltende Kollek­tiv­ver­ein­ba­rungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereit­ge­stellt werden.

Ändern sich die wesent­lichen Arbeits­be­din­gungen in bestehenden Arbeits­ver­hält­nissen, dann muss der Arbeit­geber den Arbeit­nehmer spätestens am Tag der Änderung unter­richtet haben. Geset­zes­än­de­rungen oder Änderungen in Tarif­ver­trägen oder Betriebs- oder Dienst­ver­ein­ba­rungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Was gilt bei Verstößen?

Bei Verstößen droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. Es kommt nicht darauf an, ob (einzelne) Nachweise fehlen oder es lediglich zu Verspä­tungen kommt.

Weitere Konse­quenzen ergeben sich zwar nicht aus dem Gesetz. Wenn die Arbeits­ge­richte das Gesetz streng auslegen, muss der Arbeit­geber im Streitfall aber bei Verstößen gegen das NachwG Tatsa­chen­ver­mu­tungen gegen sich gelten lassen, die er dann entkräften muss. Gelingt die Wider­legung nicht, könnte der Arbeit­nehmer wegen fehlender oder falscher Angaben den Prozess gewinnen.

Praxistipp

Arbeit­geber sollten das Thema ernst nehmen und sich rechtlich nicht angreifbar machen. Neben der Anpassung der Standard­ab­läufe bei Neuein­stel­lungen muss der Arbeit­geber auch auf Nachfragen von Bestands­ar­beit­nehmern gefasst und vorbe­reitet sein. Allein durch den vorhe­rigen Abschluss eines schrift­lichen Arbeits­vertrags lassen sich die Nachweise nicht mehr vollständig erbringen. Die Nachweis­pflicht kann nur bei vollständig gleichen Arbeits­be­din­gungen mit einem "Standard­schreiben" erfüllt werden. Arbeit­geber müssen indivi­duelle Abwei­chungen in den Arbeits­be­din­gungen in ihren Nieder­schriften berück­sich­tigen. Je nach Homoge­nität der Arbeits­be­din­gungen im Betrieb kann dies mit großem Verwal­tungs­aufwand und Beratungs­bedarf verbunden sein. Erhält der Arbeit­geber eine Auffor­derung von mehreren Arbeit­nehmern, entsteht für ihn ein erheb­licher Zeitdruck!

Quelle: Meyer-Köring Rechtsanwälte. Der Autor Christian Hrach ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht 

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