Datenschutz: Vorsicht bei GPS-Tracking in Firmenfahrzeugen

GPS-Tracking unterstützt das Fuhrparkmanagement, wirft jedoch einige Datenschutzfragen auf. Unternehmen müssen rechtliche Vorgaben und Transparenzpflichten beachten. Das sagt ein Bericht des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Das aktuelle Datenschutzrecht

GPS-Tracking kann Unternehmen im Flottenmanagement unterstützen, stellt jedoch aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Herausforderung dar. Hier lesen Sie die wichtigsten Datenschutz-Pflichten. Grundlage ist der fünfzehnte Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht, der konkrete Hinweise für die Praxis gibt.

Ziele und Funktionsweise von GPS-Tracking

Unternehmen setzen GPS-Tracking vor allem zum Schutz von Fahrzeugen und Ladung sowie zur Optimierung betrieblicher Abläufe ein. Technisch basiert das System auf einem Ortungsgerät, das die Fahrzeugposition über Satellitensysteme bestimmt. Neben dem Standort erfasst es Zeit, Geschwindigkeit und Strecke, übermittelt diese Daten in kurzen Intervallen über Mobilfunk oder Satelliten an einen Server und stellt sie optisch in Webanwendungen dar.

Im Falle von Diebstahl oder unbefugter Nutzung ermöglichen GPS-Daten ein schnelles Auffinden. Besonders relevant ist dies, wenn Unternehmen Fahrzeuge mit hochwertigen oder gefährlichen Gütern transportieren. Neben dem Diebstahlschutz ermöglichen Standortdaten effizientere Routenplanung, weniger Leerfahrten und die präzisere Prognose der Ankunftszeit.

Warum ist das ein Datenschutz-Problem?

Die nahezu lückenlose Verfolgung und Auswertung von Bewegungsprofilen ist jedoch datenschutzrechtlich problematisch. Vorgaben liefern Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO entstehen, sobald sich die Daten einem bestimmten Fahrer oder einer bestimmten Fahrerin zuordnen lassen. Dies betont auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht: Über das zugeteilte Fahrzeug lassen sich Beschäftigte identifizieren. Damit greifen die Regeln der DSGVO. 

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Rechtsgrundlagen und datenschutzrechtliche Hinweise

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 1 DSGVO. Im Arbeitsverhältnis kommen vor allem folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Vertragserfüllung: Die Aufsichtsbehörde stellt klar, dass diese Grundlage selten zutrifft. Das Tracking ist meist nicht objektiv unerlässlich zur Vertragserfüllung.
  
  
• Rechtliche Verpflichtung: Eine umfangreiche GPS-Ortung ist nur zulässig, sofern Unternehmen nachweisen, dass dies für gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist. Häufig reicht ein Fahrtenschreiber aus.
  
  
• Berechtigte Interessen: Dies ist häufig die zentrale Rechtsgrundlage. Arbeitgeber oder Dritte müssen ein aktuelles und nachweisbares Interesse belegen, etwa den Schutz gefährlicher Güter. Eine sorgfältige Abwägung zwischen Unternehmensinteressen und den Rechten der Beschäftigten ist unerlässlich. Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis meist ungeeignet, da die Freiwilligkeit zweifelhaft ist.

Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit einhalten

Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit sind zentrale Prüfkriterien. Arbeitgeber müssen aufzeigen, dass die konkrete Ausgestaltung der Ortung geeignet, notwendig und angemessen ist. Es reicht nicht, nur auf den Zweck zu verweisen. Sie müssen prüfen:

• Ob eine kontinuierliche Aufzeichnung erforderlich ist oder ein punktueller Zugriff genügt,
• ob die Genauigkeit der Daten reduziert werden kann,
• ob kürzere Speicherfristen oder eingeschränkte Zugriffsrechte ausreichen,
• ob alternativ weniger eingriffsintensive Maßnahmen den gleichen Zweck erfüllen.

Besondere Sensibilität gilt bei privater Nutzung von Firmenfahrzeugen

Ist Privatnutzung des Kfz erlaubt, ist ein GPS-Tracking während privater Fahrten verboten. Bei Mischnutzung muss es möglich sein, die Ortung während privater Fahrten zu deaktivieren. Wird ein Fahrzeug ganz zum Privatwagen, müssen alle Ortungsmaßnahmen enden.

In Ausnahmefällen kann das Tracking zulässig sein, wie das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zeigt. In einem Fall mit dem Transport von Sprengstoff bewertete die Behörde punktuelle Auswertungen der GPS-Daten bei konkreten Abweichungen als rechtmäßig, weil eine erkennbare Gefährdung vorlag.

Transparenz, Mitbestimmung und Folgenabschätzung

Arbeitgeber müssen Beschäftigte spätestens bei Erhebung über den Einsatz von GPS-Trackern informieren (Artikel 13 DSGVO). Unvollständige oder fehlende Information kann zu Beschwerden führen. Der testweise Betrieb von Tracking-Systemen mit Echtdaten ist ohne Information der Beschäftigten unzulässig. Die Informationen müssen umfassen: Zweck, Rechtsgrundlage, etwaige berechtigte Interessen, Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen und das Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO).

Nach Erfahrung des BayLDA gehen viele Beschwerden auf fehlende oder unzureichende Transparenz zurück.

Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung ersetzt jedoch keine eigene Rechtsgrundlage, sondern regelt die Ausgestaltung.

Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist vor Einführung erforderlich. Die Geolokalisierung von Beschäftigten gilt als besonders risikobehaftet. Arbeitgeber müssen Risiken und technische sowie organisatorische Gegenmaßnahmen dokumentieren.

Fazit

GPS-Tracking in Firmenfahrzeugen ist kein Routineinstrument, sondern die Ausnahme. Es erfordert eine stichhaltige rechtliche Begründung, eine datensparsame Ausgestaltung und maximale Transparenz gegenüber den Beschäftigten. Unternehmen müssen im Einzelfall prüfen und dokumentieren, warum und wie sie GPS-Tracking einsetzen.

Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamts für DatenschutzaufsichtHier können Sie den > Bericht kostenlos herunterladenDHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale Deutsche Handwerksblatt (DHB) registrieren!