Der Chef muss seine Belegschaft jetzt daran erinnern: Wer noch Resturlaub hat, sollte ihn in diesem Jahr nehmen. Sonst droht der Verfall. Die Rechtsprechung nimmt auch die Arbeitgeber in die Pflicht.
Das letzte Quartal des Jahres steht an und Arbeitgeber sollten jetzt ihre Mitarbeiter auf den möglichen Verfall von Urlaubsansprüchen hinweisen. Denn Resturlaubstage für das laufende Kalenderjahr können wegfallen, wenn sie nicht genommen werden. Voraussetzung ist aber, dass der Chef seine Leute dazu aufgefordert hat. Darauf macht die Handwerkskammer zu Köln aufmerksam.
Hintergrund: Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) musste auch die deutsche Arbeitsgerichtsbarkeit ihre bisherige Rechtsprechung zum Urlaubsverfall an EU-Recht anpassen. Nun gilt, dass der Urlaub zwar grundsätzlich noch nach drei Jahren verjähren kann. Aber: Der Chef muss dafür sorgen, dass seine Leute ihre freien Tage nehmen und ihnen klar machen, dass ihr Urlaub verloren geht, wenn sie ihn nicht rechtzeitig beantragen. Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.
Schreiben mit Anzahl der offenen Urlaubstage und Aufforderung, sie zu nehmen
Die Arbeitgeber müssen also ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hinweisen, dass offener Urlaub bis zum 31. Dezember oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums, also zum 31. März des Folgejahres, genommen werden muss, weil er ansonsten erlischt. Die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche beginnt erst zu laufen, wenn der Chef die Mitarbeiter darauf hingewiesen hat. Die Beweislast dafür trägt der Arbeitgeber, er muss also im Streitfall beweisen, dass er den Arbeitnehmer entsprechend informiert hat.
Der Hinweis an die Mitarbeiter sollte idealerweise schriftlich erfolgen, E-Mail, SMS oder WhatsApp sind dafür ausreichend (ein > Musterschreiben finden Sie unter diesem Text). Wichtig ist, dass die Anzahl noch bestehender Resturlaubstage konkret beziffert und der Mitarbeiter ausdrücklich aufgefordert wird, den Urlaub noch bis zum Jahresende oder spätestens bis zum 31. März 2025 zu nehmen. Letzteres gilt nur dann, wenn der Urlaub aus betrieblichen oder personenbedingten Gründen nicht mehr bis zum Ende des laufenden Jahres genommen werden kann oder den Mitarbeitern eine Übertragung auf das Folgejahr bereits zugesagt wurde.
Musterformulierung Für alle Arbeitgeber hat Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Hrach eine Musterformulierung für eine rechtssichere Aufforderung an Arbeitnehmer aufgesetzt. Aufforderungsschreiben zur Urlaubsnahme "Im laufenden Kalenderjahr haben Sie Anspruch auf __ Tage Urlaub. [Außerdem haben Sie aus dem letzten Jahr noch __ Tage Resturlaub.] Ihr Urlaubsanspruch [, den Resturlaub eingeschlossen,] verfällt grundsätzlich am 31.12. dieses Jahres, wenn Sie in der Lage sind, ihn bis dahin zu nehmen, ihn aber trotzdem nicht beantragen. Nur wenn dringende betriebliche Belange oder in Ihrer Person liegende Gründe (z.B. Krankheit) Ihren Urlaubswünschen entgegenstehen, überträgt sich Ihr Urlaub ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall müssen Sie ihn aber bis zum 31.03. des nächsten Kalenderjahres nehmen, sonst verfällt Ihr Urlaub doch. Bitte beantragen Sie Ihren Urlaub, damit er nicht verfällt, und um uns eine faire Urlaubsplanung zu ermöglichen."
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