So gestalten Sie Ihre Bankvollmacht rechtssicher und effektiv

Vertrauen bildet die Grundlage einer Bankvollmacht, die Sie etwa einem leitenden Mitarbeiter erteilen. Allerdings sollten Sie das Formular sorgfältig durchgehen – Punkt für Punkt.

Die Bevollmächtigung eines Familienmitgliedes oder verantwortlicher Mitarbeiter gehört zu Ihrer Geschäftsbeziehung mit den Hausbanken und schafft eine wichtige Voraussetzung für einen komplikationslosen Betriebsablauf.

Dabei übersehen viele, dass Sie die Bedingungen regelmäßig überprüfen sollten, besonders wenn sich die Umstände geändert haben. Diese Prüfung hat nichts mit mangelndem Vertrauen zu tun: Es geht darum, einen klar definierten rechtlichen Rahmen zu schaffen, in dem sich die Vollmachtnehmer sicher bewegen. Prüfen Sie dies bei jedem Kreditinstitut.

Je nach den betrieblichen Erfordernissen ist es außerdem eine Überlegung wert, die Details einer Kontovollmacht nicht nur auf dem Vollmachtformular, sondern auch in der jeweiligen Stellenbeschreibung des Mitarbeiters aufzuführen.

Dauer der Vollmacht begrenzen

Ein wesentlicher Punkt betrifft die Gültigkeitsdauer: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte den Zugriff auf die Konten auch über Ihr Ableben hinaus. Das kann sinnvoll sein, um die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Allerdings sollten Sie mögliche Auswirkungen auf erbrechtliche Verfügungen wie Testament oder Erbvertrag berücksichtigen.

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Banken lassen Kontoverfügungen meist so lange zu, bis die Erben die Vollmacht widerrufen. Dieser Widerruf kann einige Zeit dauern. Vereinbaren Sie möglicherweise, dass bereits der Widerruf eines Erben ausreicht. Denken Sie darüber nach, Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Unternehmers gültig zu machen.

Den Umfang der Vollmacht festlegen 

Überprüfen Sie den konkreten Umfang der Vollmacht: Verfügungen sind aus Kontoguthaben oder aus einer Kreditlinie möglich. Auch wenn Guthabenverfügungen üblich sind, lohnt sich ein Blick ins Formular aus Gründen der Rechtssicherheit. Falls Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, definieren Sie klar den finanziellen Rahmen. Halten Sie diesen Punkt auch in der Stellenbeschreibung fest. Vereinbaren Sie gegebenenfalls Maximalbeträge für Abhebungen. Wichtig ist, dass keinerlei Zweifel über die Abhebungsberechtigungen bestehen. Unterschiedliche Auffassungen gehen grundsätzlich zu Lasten des Unternehmers.

Weitere Bevollmächtigung regeln

Ein wichtiger Punkt betrifft die Bestellung weiterer Vollmachten (Untervollmachten) durch den Bevollmächtigten. Üblich ist, dass Untervollmachten nicht möglich sind. Klären Sie diesen Punkt mit der Bank verbindlich und schließen Sie Untervollmachten aus. Die Formulierungen können zu Missverständnissen führen, deshalb ist sorgfältiger Umgang erforderlich. Bei Unklarheiten bitten Sie einen Anwalt um Klärung.

Checkliste Bankvollmacht

• Behandeln Sie Vollmachtformulare mit der gleichen Sorgfalt wie wichtige Geschäftsbelege.
  
  
• Überprüfen Sie jährlich sämtliche Bank- und Geschäftsvollmachten und aktualisieren Sie diese gegebenenfalls.
  
  
• Berücksichtigen Sie die Gesamtsituation: Kontovollmachten über das Ableben hinaus können Testament oder Erbvertrag entgegenstehen. 
  
  
• Banken passen Vollmachtformulare in Abstimmung mit Ihnen gerne an. Lassen Sie sich jede Vereinbarung schriftlich bestätigen.

Die Berater in den Handwerkskammern helfen Ihnen bei Rechtsfragen gerne weiter!

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