Die übliche Verjährungsfrist für Urlaubsansprüchen beträgt drei Jahre. (Foto: © zerbor/123RF.com)
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1. Oktober 2026
Arbeitgeber müssen Beschäftigte aktiv über Resturlaub informieren und sie rechtzeitig zum Freinehmen auffordern. Wer dies versäumt, riskiert Nachzahlungen.
Das letzte Quartal des Jahres steht an und Arbeitgeber sollten jetzt ihre Mitarbeiter auf den möglichen Verfall von Urlaubsansprüchen hinweisen. Denn Resturlaubstage für das laufende Kalenderjahr können wegfallen, wenn sie nicht genommen werden. Voraussetzung ist aber, dass der Chef seine Leute dazu aufgefordert hat. Eine sorgfältige Information der Mitarbeitenden bewahrt vor rechtlichen Risiken und hohen Nachzahlungen.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub grundsätzlich im Kalenderjahr nehmen. Nur unter bestimmten Bedingungen kann Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden – bis Ende März.
Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber aktiv mitwirkt: Er muss Beschäftigte konkret und rechtzeitig zum Urlaubnehmen auffordern und sie über den drohenden Verfall informieren. So entschieden erst der Europäische Gerichtshof UGH und dann das Bundesarbeitsgericht.
Erst wenn Beschäftigte ihren Urlaub trotz ausreichender Information nicht nehmen, verfallen Ansprüche nach Fristablauf. Dies gilt im Zweifel auch für vertraglich vereinbarten Mehrurlaub, wenn dazu nichts Abweichendes geregelt ist.
Betriebsführung
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Die übliche Verjährungsfrist für Urlaubsansprüchen beträgt drei Jahre. Für Urlaubsansprüche beginnt diese Frist aber erst zu laufen, wenn Arbeitgeber ihrer Mitwirkungspflicht nachgekommen sind. Erst dann setzt laut Bundesarbeitsgericht die Verjährungsfrist ein.
Diese Regelung gilt auch für Mehrurlaub, wenn er arbeitsvertraglich nicht anders festgelegt ist. Informieren Unternehmen nicht ordentlich über Urlaub und dessen Verfall, können Urlaubsansprüche viele Jahre bestehen bleiben.
Besonders relevant wird das Thema Resturlaub bei Ende des Arbeitsverhältnisses. Nicht genommener Urlaub ist auszuzahlen. Unternehmen müssen den Überblick über alte Urlaubsansprüche behalten. Ansonsten drohen vermeidbare Belastungen, vor allem bei langjährigen Beschäftigten.
Aus der aktuellen Rechtsprechung folgt für Arbeitgeber: Sie sollten Urlaubsansprüche jedes Jahr strukturiert, nachvollziehbar und kommunizieren. Dies umfasst vor allem:
Eine pauschale Erwähnung im Arbeitsvertrag oder in Merkblättern reicht nicht aus. Arbeitgeber sollten die individuelle Information und deren Zugang dokumentieren. Im Streitfall müssen Unternehmen beweisen, dass sie Beschäftigte korrekt informiert haben.
Praxistipp: Musterschreiben für ArbeitgeberFür alle Arbeitgeber hat Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Hrach eine Musterformulierung für eine rechtssichere Aufforderung an Arbeitnehmer aufgesetzt.
Aufforderungsschreiben zur Urlaubsnahme
"Im laufenden Kalenderjahr haben Sie Anspruch auf __ Tage Urlaub. [Außerdem haben Sie aus dem letzten Jahr noch __ Tage Resturlaub.] Ihr Urlaubsanspruch [, den Resturlaub eingeschlossen,] verfällt grundsätzlich am 31.12. dieses Jahres, wenn Sie in der Lage sind, ihn bis dahin zu nehmen, ihn aber trotzdem nicht beantragen. Nur wenn dringende betriebliche Belange oder in Ihrer Person liegende Gründe (z.B. Krankheit) Ihren Urlaubswünschen entgegenstehen, überträgt sich Ihr Urlaub ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall müssen Sie ihn aber bis zum 31.03. des nächsten Kalenderjahres nehmen, sonst verfällt Ihr Urlaub doch. Bitte beantragen Sie Ihren Urlaub, damit er nicht verfällt, und um uns eine faire Urlaubsplanung zu ermöglichen."
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