Wichtige Post von BG oder Unfallkasse

Arbeitgeber erhalten seit Anfang November wichtige Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Das Schreiben enthält die Zugangsdaten für den digitalen Lohnnachweis.

Arbeitgeber erhalten ab diesem November Post ihrer BG oder Unfallkasse. Darin finden sie die Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis. Statt auf Papier melden die Arbeitgeber in Zukunft Entgelte, Arbeitsstunden und die Beschäftigtenzahl online an die Unfallversicherung. Darauf macht die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) aufmerksam. Es gibt eine zweijährige Übergangsphase, in der der Lohnnachweis doppelt abgegeben werden muss. 

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die der Arbeitgeber meldet.

Aktuell: Bislang meldet der Arbeitgeber die Daten auf einem Papierformular oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers.

Die neue Vorgehensweise: In Zukunft kann der Arbeitgeber den Lohnnachweis direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. "Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen", sagt die DGUV.

Datenabgleich notwendig: Bevor der erste digitale Lohnnachweises ausgefüllt wird, ist ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig. So soll sicherstellen, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Wo gibt es die Zugangsdaten: Die Zugangsdaten werden von der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt. Die Berufsgenossenschaften verschicken die Briefe ab November, einzelne Unfallkassen erst Anfang 2017.

Daten an den Steuerberater weiterleiten: "Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden", empfiehlt Ulrike Richter, Referentin für Beitragsrecht bei der DGUV. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie eine PIN.

Ausfüllhilfe: Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, muss man für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist  nicht notwendig.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017: In einer zweijährigen Übergangsphase muss der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren – online, als Papierausdruck oder per Fax – abgegeben werden.

Beitragsjahr 2018: Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Quelle: DGUV