Durchstarten mit KI inside

Kaufmännische Prozesse und Daten von Anfang an im Griff: Durchgängig digital und mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special GründerNavi – für Gründer und junge Unternehmen

Die Gründung eines Unternehmens ist oft wie eine Expedition in eine neue Welt: Fast täglich gibt es Überraschungen und Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Wer von Anfang an nicht nur seine handwerklichen Projekte und Aufträge, sondern auch seine kaufmännischen Aufgaben professionell organisiert, legt ein stabiles Fundament, dennoch langfristig resilient und erfolgreich zu sein. Digitale Lösungen und integrierte KI-Funktionen können dabei gezielt unterstützen.

Wie kann ich kaufmännische Aufgaben professionell organisieren?

Gründerinnen und Gründer können heute aus einer großen Zahl an digitalen Tools auswählen. Entscheidend ist, Lösungen zu nutzen, die kaufmännische Prozesse effizient gestalten und möglichst durchgängig digital unterstützen, gegebenenfalls mit integrierter KI. Damit lassen sich Abläufe etwa rund um Auftragsabwicklung, Lohnabrechnung oder Finanzbuchführung von Beginn an professionell aufbauen.

Sinnvoll ist dabei die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Partnern: einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater sowie der IT-Genossenschaft Datev eG

So haben junge Unternehmen gleichzeitig menschliche Expertise und bewährtes technisches und fachliches Know-how an ihrer Seite.

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Wo kann mich KI bei den kaufmännischen Prozessen unterstützen?

Den Nutzen von KI im betrieblichen Alltag beschreibt Markus Algner, Chief Markets Officer (Cmo) von Datev, so: "KI kann dort besonders wirksam unterstützen, wo sich Aufgaben wiederholen und Regelwerke klar definiert sind. Hier entlastet sie Menschen und schafft damit Raum für Tätigkeiten, die menschliche Erfahrung, Urteilskraft und Dialog erfordern, beispielsweise in der Beratung von Kunden zu handwerklichen Projekten."

Diese Voraussetzungen erfüllen die Tätigkeiten rund um die sogenannte Büroarbeit im handwerklichen Betrieb. Denn dabei müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben eingehalten werden. KI kann hier unterstützen, indem sie Daten verarbeitet, Buchungs- und Entscheidungsvorschläge liefert oder Auswertungen erstellt. Dennoch bleibt in Datev-Lösungen die Verantwortung für Entscheidungen immer beim Menschen.

Welche Voraussetzungen muss der Betrieb erfüllen, damit KI sinnvoll eingesetzt werden kann?

Damit KI sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen kaufmännische Abläufe digital organisiert sein – idealerweise durchgängig. Nur so stehen die notwendigen Daten zur Verfügung, um Prozesse zu automatisieren und verlässliche Auswertungen zu erhalten. Und nur so haben Gründer stets einen validen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation ihres Unternehmens. Vor allem in den Anfangsjahren ist das eine wichtige Voraussetzung, um gegebenenfalls Unterstützung von Banken zu erhalten und um am Markt bestehen zu bleiben.

Beim Aufbau effizienter und transparenter digitaler Prozesse ist es hilfreich, dass die E-Rechnung im B2B-Geschäft inzwischen der rechtliche Standard ist. Dadurch gehen in den Unternehmen immer seltener Papier- oder simple PDF-Rechnungen ein. Elektronische Rechnungen haben den Vorteil, dass sie strukturierte Datensätze enthalten, die automatisch in die Buchhaltungssoftware übernommen und weiterverarbeitet werden können. So entstehen durchgängig digitale Prozesse fast von selbst.

Wie schaffe ich durchgängig digitale Prozesse?

Als zentraler Ausgangspunkt für solche Prozesse lassen sich Cloud-Lösungen der Nürnberger IT-Genossenschaft nutzen. Mit diesen können Unternehmerinnen und Unternehmer mobil oder vom Rechner aus kaufmännische Aufgaben erledigen. Beispielsweise erstellen und versenden sie mit Datev Unternehmen online und Datev Auftragswesen next Angebote und die für Verkauf und Lieferung notwendigen Dokumente. Auch E-Rechnungen lassen sich damit entsprechend den gesetzlichen Standards, zum Beispiel mit den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung, anlegen und verschicken. Zudem können darüber Eingangsrechnungen digital weiterverarbeitet werden.

Im Handwerk kommen häufig ergänzend branchenspezifische Lösungen zum Einsatz. Auch diese lassen sich in die durchgängig digitalen Prozesse integrieren. Damit diese reibungslos die benötigten Daten mit Datev-Lösungen austauschen können, haben viele entsprechende Schnittstellen. Welche Branchenlösungen das sind, zeigt der Datev-Marktplatz unter go.datev.de/marktplatz.

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Wie lassen sich externe Partner in meine digitalen Prozesse integrieren?

Die digitale Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei läuft ebenfalls über Datev-Systeme. Die jeweilige Kanzlei hat Zugriff auf die in den Programmen verarbeiteten Unternehmensdaten, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie gearbeitete Stunden für die Lohnabrechnung, und kann somit jeweils zeitnah buchen.

Darüber hinaus sind Datev-Lösungen mit unzähligen weiteren Geschäftspartnern und deren IT-Systemen digital verbunden. So lassen sich Bankdaten über den Datev Bankdatenservice und Daten von PayPal und Amazon über den Datev Zahlungsdatenservice automatisiert in die betrieblich genutzte DATEV-Software übernehmen und dort weiterverarbeiten. Auch die zahlreichen Datenweiterleitungen, die bei Lohn- und Gehaltsabrechnung notwendig sind, zum Beispiel zur Bank oder Sparkasse, zu den Sozialversicherungsträgern und den Finanzbehörden, werden über die Datev-Lösungen für die Abrechnungen automatisiert erledigt.

In welchen Lösungen ist KI integriert?

Wenn Daten digital strukturiert vorliegen, können KI-Tools ihr Potenzial zum Einsatz bringen. Datev verfolgt dabei den Ansatz, KI nur dort einzusetzen, wo sie den Anwendern konkrete Nutzenvorteile bringt – selbstverständlich immer unter Berücksichtigung höchster Datenschutzstandards. KI-Funktionalitäten sind in die jeweilige Software integriert. Beispielsweise können in Datev Auftragswesen next über natürlichsprachliche Prompts Auswertungen der Geschäftsentwicklung sowie Kunden- und Artikelstatistiken erzeugt werden. Über den Datev Automatisierungsservice Bank lassen sich Kontoumsätze in der Kanzlei automatisiert verbuchen. Der Datev Liquiditätsmonitor online hat eine integrierte KI-gestützte Prognose-Funktion. Unternehmerinnen und Unternehmer erhalten neben dem aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens auch eine Prognose der zukünftigen Liquidität – und damit wichtige Informationen für sichere unternehmerische Entscheidungen, die sie gegebenenfalls auch mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater diskutieren können.

Foto: © DATEV eG

"KI kann dort besonders wirksam unterstützen, wo sich Aufgaben wiederholen und Regelwerke klar definiert sind."
Dr. Markus Algner
Cmo Datev eG

So können Handwerkerinnen und Handwerker von Anfang an mit überschaubaren Kosten ihre kaufmännischen Prozesse professionell organisieren und ihren Fokus auf ihre Kunden und den Aufbau ihres Betriebes legen.

Checkliste

Was kaufmännische IT-Lösungen mit KI für Handwerksbetriebe leisten müssen:

✔️ Medienbruchfrei: Kaufmännische Prozesse und der Datenaustausch mit Geschäftspartnern können durchgängig digital organisiert und so KI sinnvoll eingesetzt werden.

✔️ Strukturierte Daten nutzen: Gängige E-Rechnungsformate werden unterstützt und liefern zusammen mit anderen digitalen Belegen die Datenbasis, die KI für Automatisierungen und Auswertungen benötigt.

✔️ Gesicherte Daten: Datenschutz, Datensicherheit und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet – auch beim Einsatz von KI.

✔️ Zuverlässigkeit: Lösungen sind testiert, zuverlässig und entsprechen den Grundsätzen Ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeitalter, den GoBD.

✔️ Menschliche Verantwortung sichern: KI unterstützt bei Entscheidungen – die Verantwortung bleibt immer bei Unternehmerinnen, Unternehmern und ihren steuerlichen Beratern.

Fazit

Mithalten: KI verändert, wie wir arbeiten – auch im Handwerk, vor allem bei der Büroarbeit und im Kundenkontakt.  

Praktisch: KI kann viele lästige Routineaufgaben übernehmen und die Prozesse mit Geschäftspartnern beschleunigen.

Aktuell: KI auf Basis strukturierter Daten liefert schnell und einfach einen Überblick zu betriebswirtschaftlichen Fragen.

Vernetzt: Branchensoftware mit geprüfter DATEV-Anbindung integriert sich in die digitalen Prozesse.

Korrekt: KI-gestützte Prozesse helfen, teure Fehler zu vermeiden und Abläufe rechtskonform zu gestalten.

Partnerschaftlich: Mit Steuerberaterin oder Steuerberater gemeinsam Prozesse gestalten und Entscheidungen treffen.

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