Digitale Personalakte: Übergangsfrist endet

Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen seit 2022 elektronisch führen. 2027 läuft die Übergangsfrist aus. Wer die Unterlagen für die Jahre ab 2022 noch nicht digitalisiert hat, kann sich bis 31. Dezember 2026 rückwirkend befreien lassen.

Arbeitgeber müssen alle relevanten Entgeltunterlagen ihrer Beschäftigten digital aufbewahren – das ist seit vier Jahren vorgeschrieben. Weil aktuell aber noch eine Übergangsfrist läuft, haben viele Betriebe das Thema aufgeschoben und die Unterlagen bis heute an unterschiedlichen Stellen archiviert – ausgedruckt im Ordner, als einzelne PDF-Dateien, als E-Mail-Anhänge oder als Scans im Dokumentenmanagementsystem.

Ab dem 1. Januar 2027 brauchen sie aber zwingend eine Art elektronische Personalakte. Sämtliche sozialversicherungsrechtlichen Nachweise müssen elektronisch vorliegen, dem jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet und für eine Betriebsprüfung digital verfügbar sein, darauf weist Datev hin. Der Betrieb muss die Daten dem Prüfer ohne längere Sucherei bereitstellen können. Geregelt ist das in der Beitragsverfahrensverordnung (§ 8 BVV).

Wichtiger Stichtag: 31. Dezember 2026

Die gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der begleitenden Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) gibt es zwar seit dem 1. Januar 2022, aber Unternehmen konnten eine Befreiung von der elektronischen Führung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Wer das für die Jahre ab 2022 noch nicht beantragt und die Unterlagen noch nicht digitalisiert hat, kann die Befreiung noch bis 31. Dezember 2026 rückwirkend beantragen.

👉🏻 Wer den Stichtag verpasst, muss alle relevanten Unterlagen ab 1. Januar 2022 für eine Betriebsprüfung digital vorhalten. 

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Die Digitalisierung der Entgeltunterlagen – beispielsweise Unterlagen zur Versicherungspflicht, zur geringfügigen Beschäftigung, Elternzeit oder zum Aufenthaltsstatus der Mitarbeiter – soll Betriebsprüfungen erleichtern und sozialversicherungsrechtliche Entscheidungen der Betriebe nachvollziehbar machen, so Datev.

"Betriebe sollten die verbleibende Übergangszeit für die Umstellung auf die digitale Ablage nutzen, um ihre Personalprozesse sowie ihre Dokumenten- und Ablagestrukturen nachhaltig zu modernisieren", empfiehlt Patrick Bäuerlein, Beratung Personalwirtschaftsprodukte Datev eG.

Was Arbeitgeber tun können:

Befreiung prüfen:

Unternehmen sollten prüfen, ob eine Befreiung für die Führung digitaler Entgeltunterlagen vorliegt. Wenn nicht, sollten sie die Befreiung bis spätestens 31. Dezember 2026 beantragen. Andernfalls müssen sie sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen ab 1. Januar 2022 für eine Betriebsprüfung digital verfügbar sind.

Bestandsaufnahme:

Zunächst benötigt man einen Überblick, welche relevanten Entgeltunterlagen bereits digital und welche noch in Papierform vorliegen.

Prozesse anpassen:

Ermöglichen die internen Prozesse die Führung digitaler Entgeltunterlagen? Wenn nicht, sollte man die Prozesse anpassen und Dokumente künftig ausschließlich digital einholen.

Ablagestruktur: 

Die Unterlagen müssen in einem strukturieren Verfahren für den Prüfer nachvollziehbar abgelegt werden und unter anderem eindeutig einem Arbeitnehmer und einem Zeitraum zugeordnet sein. Sichergestellt und DSGVO-konform ist dies mit entsprechenden Software-Lösungen.

Prüffähigkeit testen:

Betriebe können zur Vorbereitung eine Betriebsprüfung simulieren (evtl. gemeinsam mit dem Steuerberater) und testen, ob sie Unterlagen schnell finden, lesen und exportieren können.

Quelle: Datev eG

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