Kassensysteme jetzt melden: Frist endet im Juli

Die Meldung für neue oder abgemeldete Kassensysteme muss ab sofort (1. Juli) innerhalb eines Monats erfolgen. Bis 31. Juli müssen Unternehmen und Selbstständige ihre älteren Registrierkassen dem Finanzamt gemeldet haben.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Unternehmen und Selbstständige, die elektronische Kassensysteme (Registrierkassen, Waagen, Apps, etc.) mit integrierter TSE nutzen, müssen alle vorhandenen Geräte seit dem 1. Januar 2025 dem Finanzamt melden. Dabei ist es egal, ob das System gekauft, gemietet oder geleast sind. Am 31. Juli endet die Übergangsfrist. Spätestens dann muss man die Meldung gemacht haben. Nur für Taxameter und Wegstreckenzähler, die noch keine TSE haben, gilt noch eine Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2025.

Die Meldung über die elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) kann ausschließlich online erfolgen. In der Regel über Elster - per Upload einer XML-Datei bzw. per Direkteingabe - oder über eine  ERiC-Schnittstelle. Per E-Mail oder Post ist die Meldung grundsätzlich nicht möglich. Einen Papiervordruck gibt es nicht und soll es auch nicht geben. Die Mitteilungspflicht ist in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Der Stichtag 31. Juli gilt insbesondere für vorhandene Kassensysteme oder Waagen mit Kassenfunktion. Wer sich ab 1. Juli neues System anschafft, muss das innerhalb eines Monats melden. Auch alle Kurzfrist-Leihgeräte – die man sich zum Beispiel für einen Marktstand oder eine Messe besorgt - müssen gemeldet werden.

Die Meldepflicht tritt übrigens schon ein, wenn man sich die Kasse anschafft und sie noch gar nicht in Betrieb nimmt. Das heißt, dass ein Gerät auch dann gemeldet werden muss, wenn es noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat und noch im Keller steht.

Und nicht nur die Anschaffung ist meldepflichtig: Auch wenn ein Gerät außer Betrieb genommen wird, an den Kassenhersteller zurückgeht oder wenn es gestohlen wurde, möchte das Finanzamt innerhalb von vier Wochen davon erfahren.

Wichtig für Betriebe mit mehreren Filialen oder Niederlassungen: Die Mitteilung über alle elektronischen Aufzeichnungssysteme muss getrennt für jede einzelne Betriebstätte abgegeben werden. Und jedes elektronische Aufzeichnungssystem kann immer nur einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Beim Bundesfinanzministerium gibt es eine Ausfüllanleitung.

Wer noch mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, muss die Kasse nicht dem Finanzamt melden. "Das Führen einer offenen Ladenkasse wird von der Finanzverwaltung allerdings als relativ unsicher angesehen", sagt Gerd Achilles, seit 20 Jahren Betriebsprüfer in der Finanzverwaltung des Landes NRW, Autor und Referent für Kassenführung bei einer Veranstaltung des ZDH zur neuen Meldepflicht. "Dadurch steigt das Risiko einer Kassennachschau."

Ältere Kassensysteme, die nicht mehr mit einer TSE nachgerüstet werden können, sind auch noch in etlichen Betrieben im Einsatz. Experten schätzen, dass das sogar noch 20 Prozent aller genutzten Kassen sind. "Diese Kassen sind aber schon seit mehreren Jahren nicht mehr rechtskonform und dürfen nicht mehr genutzt werden", betont Gerd Achilles.

Die Mitteilung selbst ist übrigens nicht aufbewahrungspflichtig. Achilles rät aber dazu, die Meldungen in die Verfahrensdokumentation aufzunehmen. Dann kann man den Betriebsprüfer im Zweifel "mit Informationen und Unterlagen zuschmeißen." 

Was muss gemeldet werden:

• Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
• Tablet- oder App-Kassensysteme, 
• Waagen mit Kassenfunktion,
• Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse,
• Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion,
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
  
  Ausnahmen:
  
• Automaten (etwa Grillfleischautomaten), Geldspielgeräte und EC-Kartenleser sind nicht meldepflichtig 
• Vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommene und im Betrieb nicht mehr vorgehaltene elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nur gemeldet werden, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

Welche Informationen benötigt die Finanzverwaltung u.a.:

• Name des Steuerpflichtigen,
• Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Art und Bauform etc.),
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems  (wum Beispiel der Hersteller, das Modell, die Seriennummer, die Software etc.),
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Angaben zur Betriebsstätte 
• Fehler kann man innerhalb eines Monats berichtigen, alte Meldungen kann man anpassen. 

Kassenexperte Gerd Achilles weist darauf hin, dass in diesem Jahr viele TSE neu zertifiziert werden. Auch dann muss der Unternehmer eine Meldung machen. Steuerberater unterstützen bei der Meldung, wollen oft nicht selbst melden. Sie helfen aber bei der korrekten Dokumentation. Wichtig ist dabei eine klare Kommunikation und Absprache.

Fazit: Das Meldeverfahren ist komplex, aber mit guter Dokumentation und rechtzeitiger Meldung gut handhabbar. Fehler können korrigiert werden, aber eine vollständige und korrekte Datenübermittlung ist wichtig, um Ärger bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

DHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale Deutsche Handwerksblatt (DHB) registrieren!