Büroorganisation ist Chefsache

Ein aufgeräumter Schreibtisch spart Zeit, Geld und Nerven. Wie Sie auch bei vollen Auftragsbüchern den Überblick über Termine behalten und Zeit für Ihr Unternehmen gewinnen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen
Handwerk
Dachdeckermeister Eduard Fuchs. Foto: © Ingo Lammert

Dachdeckermeister Eduard Fuchs (Foto oben) nimmt sich Freiräume, um seinen Betrieb weiterzuentwickeln. Und zwar neben dem Tagesgeschäft. Klingt gut, werden jetzt viele denken, aber woher die Zeit nehmen, wenn sich auf dem Schreibtisch die Papierberge türmen, Kundentermine dazwischenkommen, das E-Mail-Postfach überläuft, wenn Angebote und Rechnungen geschrieben werden müssen?

"Nur durch eine konsequente Büroorganisation gewinnt man Zeit für das Wesentliche, schont die Nerven und kann obendrein noch ein paar Tausend Euro im Jahr sparen", sagt Ina Grombach. Etlichen Handwerkern, darunter auch Eduard Fuchs, hat die Büromanagement-Trainerin aus Bonn schon dabei geholfen, Ordnung auf die Schreibtische, in das Ablagesystem und in den Terminkalender zu bringen. "Man braucht sehr viel Disziplin, aber es motiviert und macht Freude, wenn der Schreibtisch leerer wird", sagt der Dachdeckermeister, der in Düsseldorf einen Betrieb mit zehn gewerblichen Mitarbeitern und drei Büroarbeitsplätzen leitet.

Zuviel Krimskrams auf dem Schreibtisch
Die Probleme in den Betrieben ähneln sich. "Auf den Schreibtischen liegt viel zu viel Papier rum, dazu noch Krimskrams und Arbeitsmittel, die fast nie gebraucht werden", sagt Ina Grombach. Überall verstreut sind kleine Notizzettel und Post-its mit Notizen von Kollegen. Weil die Zettel so klein sind, sind die Notizen oft unvollständig. Also muss man nachfragen oder hinterhertelefonieren. "Eine solche Unordnung im Büro kostet Zeit, Kraft und Geld", so die Trainerin. Dazu komme fehlendes Selbstmanagement. "Viele Handwerker arbeiten nach Impuls oder nach dem, der am stärksten drängelt." Dann werden die Termine schnell zur Hetzjagd. Auch eine chaotische Ablage ist weit verbreitet.

Durch Suchen, Doppelarbeit oder unvollständige Informationen wird laut einer Studie des Fraunhofer Instituts circa ein Drittel der Arbeitszeit­ am Tag verschwendet. "Selbst wenn man nur eine Stunde am Tag einspart, bedeutet das im Jahr eine Ersparnis von rund 6.000 Euro pro Mitarbeiter", rechnet Ina Grombach vor. Erst einmal muss man dafür eine Grundordnung schaffen, die für alle gültig ist. Deshalb bindet man idealerweise alle betroffenen Mitarbeiter mit ein, so die Expertin. In regelmäßigen Besprechungen zu internen Arbeitsabläufen werden die Vereinbarungen dann kontrolliert und gegebenenfalls angepasst oder erweitert.Ein Drittel wegwerfen
"Die Unternehmen heben viel zu viel auf. Eigentlich könnte man ein Drittel wegwerfen", weiß Ina Grombach. Aber sowohl das System in den Aktenordnern als auch das Abspeichern der Dokumente im Rechner werde oft jahrelang nicht infrage gestellt. "Jeder Mitarbeiter speichert alles so ab, wie es für ihn logisch erscheint, aber findet dann auch der Kollege das Dokument?" Wer jedem Dokument einen festen Platz zuweist, behält stets den Überblick.

Infoflut in E-Mail-Postfächern
In den E-Mail-Postfächern sei die Informationsflut oft besonders deutlich. "Fast jeder ist heute hilflos im Umgang mit der Datenmenge." Dabei bieten die E-Mail-Programme, wenn sie richtig genutzt werden, eine große Hilfe für das Zeitmanagement. Überhaupt rät Ina Grombach auch kleineren Betrieben die neuen Techniken mehr zu nutzen.

Sie empfiehlt zum Beispiel ein digitales Dokumentenmanagement, um alle Unterlagen, Rechnungen und den Schriftverkehr zu den einzelnen Projekten zentral abzuspeichern. Noch seien die Unternehmer eher skeptisch, würden den Umstellungsaufwand und die monatlichen Kosten von rund 100 Euro für die digitale Aktenablage scheuen. "Die Praxis beweist, dass sich diese Investition rechnet", sagt Grombach.

Den Überblick behalten

Eduard Fuchs, der gemeinsam mit seiner Ehefrau und seiner Schwester das Büro managt, ist begeistert von der neuen, klaren Struktur in der Ablage und im Terminmanagement. "In unserer Branche werden Termine häufig innerhalb von zehn Minuten auf den Kopf gestellt – durch Notfälle, Stürme oder wenn ein Kunde kurzfristig absagt. Da ist eine hohe Flexibilität gefragt und man darf den Überblick nicht verlieren", sagt der Firmenchef. Mithilfe eines für alle offenen Outlook-Kalenders konnte die Terminplanung im Betrieb verfeinert werden. Außerdem gibt es jetzt ein Telefoneingangsbuch und jeden Mittag um zwölf eine kurze Teambesprechung.

Die Woche planen
Ihm selbst, als die "Nervenzentrale" des Familienbetriebs, hat Ina Grombach einen festen Wochenplan empfohlen. "Ich darf nur zu bestimmten Zeiten das Büro verlassen", schmunzelt der Unternehmer.­ Einen Bürotag hat er jetzt in der Woche,­ drei Tage sind für Kundenbesuche und Baustellentermine reserviert und einen Tag kann er flexibel gestalten. "Ich habe feste Zeitblöcke, an denen ich konzentriert meine Arbeit erledigen kann."

Außen­­termine werden in Blöcken eng zusammenlegt. Fuchs: "Wenn nichts frei ist, muss der Kunde eben auf einen Termin warten. Man lernt auch ,nein' zu sagen." Begeistert habe ihn, mit wie wenig Aufwand man effizient arbeiten kann. "Das schafft Freiräume für die Steuerung des Unternehmens, für Innovationen und Weiter­entwicklung."

Schritt für Schritt und mit viel Disziplin nähert sich der Dachdeckerbetrieb nun auch dem Prinzip des leeren Schreibtischs und des leeren E-Mail-Postfachs. Abends, so haben es sich alle vorgenommen, müssen die Ablage und der Posteingang leer sein. "Der nicht abgearbeitete Stapel belastet", weiß Eduard Fuchs. "Ich habe den Stapel zum Teil immer noch, aber er wird kleiner."

Kirsten Freund
Fotos: © Ingo Lammert

Text: Kirsten Freund

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