Zeitwirtschafts-Software statt Stundenzettel

Mit einem mobilen Zeiterfassungssystem können Handwerksbetriebe ihren Personaleinsatz planen, können sie den Azubis, Gesellen und Meistern entsprechende Stundenkostensätze zuordnen. Auch Außer-Haus-Zeiten wie Urlaub, Krankheit oder eine Weiterbildung lassen sich einpflegen.

Die Mitarbeiter von Christoph Ahlers sind auf vielen deutschen Bühnen unterwegs. Ihr Engagement bekommen sie aber erst, wenn der letzte Vorhang der Spielzeit gefallen ist. In wenigen Wochen müssen sie dann die ausgetretenen Bretter herausreißen und einen neuen Boden verlegen. Jeder bürokratische Aufwand kostet dabei unnötig Geld. Seit drei Jahren wird die Zeiterfassung der Monteure deshalb über das Internet abgewickelt.

Sommerzeit ist Ferienzeit

Nicht jedoch für die Parkettleger und Tischler der Ahlers+Lambrecht GmbH. Zwischen Juli und September wird eine Urlaubssperre verhängt. "60 Prozent unseres Umsatzes erwirtschaften wir in diesen drei Monaten", erklärt Geschäftsführer Christoph Ahlers. Das Coesfelder Unternehmen hat sich auf Bühnenböden, Theaterausstattungen und Konzertzimmer spezialisiert. Die Mitarbeiter sind ständig zwischen Flensburg und dem Bodensee unterwegs.

Unvollständige Tagesberichte

Lange Fahrten, wechselnde Einsatzorte, hoher Zeitdruck: Die Arbeiten verlangen den Mitarbeitern von Christoph Ahlers einiges ab. Dazu kam in der Vergangenheit noch, dass sie den Stundenzettel ausfüllen mussten. Ein zeitraubendes "Vergnügen", dessen Ergebnis dem Chef des westfälischen Holzbauunternehmens nicht immer Freude bereitet hat.

"Wenn wir am Ende des Monats festgestellt haben, dass einige Tagesberichte unvollständig gewesen sind, konnten sich die Mitarbeiter oft nicht mehr daran erinnern, wo und wie lange sie gearbeitet hatten." Grund genug für den Unternehmer, nach einer verlässlicheren Lösung zu suchen.

Mitte 2006 hat sich die Ahlers+Lambrecht GmbH ein Zeiterfassungssystem der Firma ESB automations AG zugelegt. "OptiControl" ist eine Zeitwirtschaftssoftware, die auf dem Firmenrechner installiert wird, aber auch als internetbasierte Lösung (Engl.: software as a service) angeboten wird. Sie kann mit verschiedenen kaufmännischen Programmen (zum Beispiel Sage KHK) oder Lohnbuchhaltungssystemen (zum Beispiel Datev) verknüpft werden.

Über "OptiControl" lässt sich der Personaleinsatz planen, können den Azubis, Gesellen und Meistern entsprechende Stundenkostensätze zugeordnet sowie Außer-Haus-Zeiten wie Urlaub, Krankheit oder eine Weiterbildung eingepflegt werden. Um die verschiedenen Aufträge besser zu unterscheiden, können sie farblich hinterlegt und ihnen bestimmte Mitarbeiter zugeteilt werden.

Wo ist mein Mitarbeiter?

Grün steht etwa bei Ahlers+Lambrecht für einen neuen Bühnenboden. Mit wenigen Mausklicks kann Christoph Ahlers feststellen, welcher Mitarbeiter den aktuellen Auftrag am Wolfsburger Theater betreut. Über "OptiWapGeo" weiß er sogar, ob er schon dort oder noch auf dem Weg dorthin ist. Möglich macht dies ein internetfähiges Mobiltelefon, von denen es zehn Geräte in der Firma gibt.

Um die mobile Zeiterfassung nutzen zu können, muss auf dem Handy ein Lesezeichen eingerichtet werden. Sobald es der Mitarbeiter aktiviert und sich mit seinem Passwort angemeldet hat, kann er "einstempeln". Im Zeiterfassungssystem wird er automatisch dem Auftrag zugewiesen, für den er eingeplant ist. Nun kann er noch wählen, was er macht: den Wagen beladen, mit der Arbeit beginnen oder Feierabend. "Das alles dauert ungefähr eine Minute, den Stundenzettel auszufüllen wesentlich länger", rechnet Ahlers vor.

Deutliche Kosten- und Zeitersparnis

An einem Projekt arbeiten meist mehrere Mitarbeiter. Über "OptiControl" können sie zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Sobald sich der Polier ins System eingestempelt hat, sind auch die restlichen Mitglieder seiner Mannschaft erfasst. Eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis. "OptiWapGeo" macht zudem die Handyortung möglich, bei der auf einer Karte der Standort des Mitarbeiters angezeigt wird. "Das nutzen wir nur, wenn sich unsere Monteure verspäten und Kunden anrufen, wann mit ihnen zu rechnen ist", versichert Christoph Ahlers.

Den Kosten für die Software und die Mobilfunkverträge stellt der gelernte Diplom-Verwaltungswirt den Nutzen der mobilen Zeiterfassung gegenüber. Punkt eins: Schnell verfügbare Daten bedeuten ein besseres Auftragscontrolling. "Falls die Stunden die kalkulierte Zeit übersteigen, kann man prompt reagieren", meint Ahlers. Punkt zwei: Die Rechnungen können früher als vorher erstellt werden. Auch die Mitarbeiter und die Krankenkasse sind glücklich. Spätestens zum Zehnten des Monats ist das Gehalt samt Überstunden auf dem Konto beziehungsweise sind die Personaldaten übermittelt. Außerdem positiv für die Firma: "Wir konnten eine halbe Stelle im kaufmännischen Bereich einsparen."