Einsatzplanung, Zeiterfassung und Auswertung gebündelt in einer App

Die Gründer des Start-ups PlanD haben an der Entwicklung ihrer App für Gebäudereiniger und Facility Manager auch Reinigungskräfte und Objektleiter beteiligt. Schließlich müssen die Mitarbeiter tagtäglich damit arbeiten und vom Nutzen der digitalen Lösung überzeugt sein.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Arbeitszeit erfassen - aber wie?

Der Kunde will eine Software. Dessen Mitarbeiter haben sie zu nutzen. Kann funktionieren. Muss es aber nicht. Genau diese Erfahrung haben Tobias Wittekindt, Karl Singer und Luca Schleiss gemacht.

Dabei hatten es der angehende Software-Engineer, Wirtschaftsingenieur und Betriebswirt doch nur gut gemeint. "Als ich während des Studiums mit Luca in der Gebäudereinigungsfirma seiner Familie gearbeitet habe, ist uns aufgefallen, wie gestresst sein Vater von der Planung und Organisation des 150-Mann-Betriebs ist", erinnert sich Tobias Wittekindt an den Nebenjob bei der Goldener Elch Glas- und Gebäudereinigung GmbH.

Die Studenten bauen nach den Wünschen der Geschäftsführung den ersten Prototypen einer App, welche die Einsatzplanung und die Kommunikation verbessern soll – und scheitern. Sie hatten das Wichtigste übersehen. "Die Reinigungskräfte sind es gewohnt, alles mit Stift und Zettel festzuhalten und jetzt kommen wir denen mit einer App, die ihnen auch noch das Gefühl vermittelt, überwacht zu werden."

Wünsche der Mitarbeiter

Also nochmal von vorne. Die drei Gründer des Start-ups PlanD setzen sich mit Reinigungskräften und Objektleitern zusammen. Aus den Gesprächen erfahren sie, wofür die Beschäftigten des Gebäudereinigungsunternehmens eine digitale Lösung bräuchten: Geld und Anerkennung.

Verdienst und Urlaub auf einen Blick

"Eine Mitarbeiterin hat bei einem anderen Arbeitgeber gekündigt, weil ein Stundenzettel verloren gegangen ist und ihr schließlich 50 Euro fehlten", erklärt Tobias Wittekindt. In ihrem Programm, welches als App auf dem Smartphone der Beschäftigten installiert ist, können die geleisteten Arbeitsstunden eingetragen werden. "Nun sieht man in Echtzeit, wie viel man bereits verdient hat und wie viel Lohn man am Ende des Monats voraussichtlich erhält." Ein weiterer Pluspunkt der App: Sie zeigt die Zahl der verbliebenen Urlaubstage an.

Anerkennung vom Vorgesetzen

Auch für die zweite Anregung hat das Gründer-Trio eine Lösung gefunden. Die Vorgesetzten werden automatisch an den Geburtstag oder an ein Jubiläum ihrer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erinnert. "Jeder Mensch freut sich doch über die Wertschätzung, die ihm und seiner Arbeit entgegengebracht wird."

In einer App gebündelt

Objektleiterin der Firmer Volk & Volk GmbH bei der Planung mit PlanD Foto: © PlanD

In ihrer App PlanD wollen Tobias Wittekindt, Karl Singer und Luca Schleiss alle Daten bündeln und sie auf einer Oberfläche übersichtlich darstellen. "Die Objektleiter vieler Gebäudereinigungsfirmen sind irgendwann am Ende, weil sie bei der Vielzahl an Zetteln, Anrufen, Messenger-Nachrichten oder E-Mails nicht mehr durchblicken."

Drei Prozessschritte

Das Programm ist in die drei Prozessschritte Planung, Erfassung und Auswertung unterteilt.

"Für die Einsatzplanung können Objektleiter oder Disponenten direkt erkennen, welche Reinigungskraft noch freie Kapazitäten hat, ob sie in der Nähe des Einsatzortes wohnt oder ob sie bereits in diesem Objekt gearbeitet hat", so Tobias Wittekindt.

Nachdem die Planung abgeschlossen ist, wird der Wochenplan direkt aufs Smartphone der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesendet. Im digitalen Dienstplan wird auch hinterlegt, welche speziellen Reinigungsmittel oder Geräte sie benötigen.

Alternative bei Erkrankung

Besonders wichtig für Einsatzplanung: "Fällt eine Reinigungskraft kurzfristig aus, sucht PlanD sofort danach, wer die Aufgaben stattdessen übernehmen kann." Sei eine Alternative gefunden, werde auch der Kunde darüber informiert. "Einsatzorte wie Büros sind hochsensibel. Wenn da unangekündigt jemand Fremdes auftaucht, gibt es oft Ärger."

Komme es zu Reklamationen, werde die Nachricht des Kunden sowohl an die entsprechende Reinigungskraft als auch an den Objektleiter übermittelt.        

Zeiterfassung und Dokumentation

Kernelement der App dürfte die digitale Zeiterfassung und Dokumentation sein. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über die App festhalten, alle wichtigen Dokumente und Informationen des zu reinigenden Objekts einsehen, bei Problemen am Einsatzort ein Foto oder Video hinterlegen und den Kunden die geleistete Arbeit per Unterschrift bestätigen lassen.

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung

"Am Ende des Monats kann mit PlanD die gesamte Lohnabrechnung vorbereitet und über unsere Schnittstellen an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden", erklärt der Geschäftsführer von PlanD.

Cloudbasierte Anwendung

Die Software von PlanD ist eine cloudbasierte Anwendung. Nutzer können auf das Programm über den Internetbrowser oder über eine App auf dem PC, Tablet oder Smartphone zugreifen.

Zurzeit arbeiten rund 100 Unternehmen mit der App von PlanD. Die Zahl der Nutzer liegt Tobias Wittekindt zufolge bei knapp 2.000. "Mehr als die Hälfte der User greift täglich darauf zu", erklärt der 24-Jährige. Zu den Kunden gehören überwiegend Betriebe aus der Gebäudereinigung und aus dem Facility Management. Die App von PlanD kann aber auch im Baugewerbe eingesetzt werden. 

Kosten von PlanD

Die Kosten für die Nutzung der App von PlanD orientieren sich an der Zahl der Beschäftigten und an der Länge der Vertragslaufzeit. Für eine Lizenz des Programms fallen pro Mitarbeiter und Monat rund zehn Euro an.

Hinzu kommt eine einmal zu zahlende Einrichtungsgebühr. Darin sind unter anderem die Schulung im Umgang mit dem Programm, die Begleitung der Kunden durch einen Onboarding-Manager und der Support enthalten. "Den Preis aller Leistungen verhandeln wir individuell mit jedem Unternehmen", sagt Tobias Wittekindt.

PlanD in der Live-Demo

Die PlanD-Software beschreibt der Co-Gründer des Start-ups als "umfangreich". Mit der Vielzahl der Funktionen möchte Tobias Wittekindt potenzielle Nutzer derzeit noch nicht alleine lassen. Anstelle einer kostenlosen Demo-Version setzt das Software-Unternehmen stattdessen auf eine Live-Demo. "Wir haben mehrere Mitarbeiter, die Interessenten bei einem oder mehreren Terminen die wichtigsten Features der App zeigen." 

Mitarbeiter einbeziehen

Für Tobias Wittekindt bringt die Digitalisierung viele Vorteile mit sich. Prozesse wie Einsatzplanung, Dokumentation oder Lohnabrechnung ließen sich mit der App von PlanD erheblich erleichtern. "Es reicht aber nicht, dass man den Softwareentwickler darum bittet, nur ein paar schöne Features für den Chef zu bauen."

Der 24-Jährige empfiehlt den Unternehmen, die Belegschaft frühzeitig in den Entscheidungsprozess einzubinden und sie zu motivieren, die Software-Lösung zu verwenden. "Bei Lucas Vater haben wir gesehen, dass es ein großer Schritt für alle Beteiligten ist, aber wenn man die ersten Meter gemeinsam gegangen ist, bringt es extreme Verbesserungen mit sich."

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