Rückforderung von Vorauszahlungen: Wer muss was beweisen?

Der Kunde hat Vorauszahlungen geleistet, aber das Projekt wird vorzeitig gestoppt? Dann gibt es häufig Konflikte über die Schlussrechnung. Der Bundesgerichtshof hat nun klargestellt, wer in einem solchen Fall was darlegen und beweisen muss.

Handwerker verlangen bei größeren Projekten Abschlags- oder Vorauszahlungen von ihren Kunden – was grundsätzlich erlaubt ist. Vor allem, wenn der Vertrag vorzeitig endet, müssen sie aber die bis dahin erbrachten Leistungen und erhaltenen Zahlungen in einer Schlussabrechnung gegenüberstellen. Ergibt sich daraus ein Guthaben des Kunden, müssen sie den überzahlten Betrag zurückzahlen.

Was ist aber, wenn es Streit gibt über die einzelnen Posten und ihre Bezahlung? Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem aktuellen Fall entschieden, wer in einem solchen Fall welche Behauptung darlegen und beweisen muss.

Kunde muss darlegen, dass er zuviel gezahlt hat

"Danach gilt Folgendes: Behauptet der Kunde, mehr gezahlt zu haben, als Ihnen für die bis zur Vertragsbeendigung erbrachten Leistungen zusteht, muss er die Überzahlung zunächst schlüssig darlegen", erklärt Juristin Sabine Schönewald, Justiziarin für Zivil und Unternehmensrecht und Leitung Vermittlungsstelle bei der Handwerkskammer zu Köln.

"Dazu muss Ihr Kunde seine Abschlags- oder Vorauszahlungen dem Vergütungsanspruch für die bis zur Vertragsbeendigung erbrachten Leistungen nachvollziehbar gegenüberstellen. Ergibt sich daraus eine Überzahlung, ist der Rückzahlungsanspruch schlüssig dargelegt; einen vollständigen Beweis muss er zu diesem Zeitpunkt noch nicht führen. Ihr Kunde muss auch keine Informationen vorlegen, die nur Sie haben können."

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Handwerker muss seine Arbeiten beweisen

Habe der Kunde die ihm zugänglichen Unterlagen und Informationen ausgeschöpft und die Überzahlung schlüssig dargelegt, sei der Handwerker am Zug, so die Kammerjuristin. "Er muss sodann darlegen und beweisen, welche Arbeiten er bis zur Vertragsbeendigung ausgeführt hat und wie sich der dafür berechnete Betrag ergibt – etwa anhand der vertraglichen Vereinbarung und eines Aufmaßes", 

Habe der Besteller den Werkvertrag nach § 648 BGB frei gekündigt, könne der Handwerker außerdem auch eine Vergütung für den noch nicht ausgeführten Teil verlangen. Dabei müsse er ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb anrechnen. Für den nicht ausgeführten Teil vermute das Gesetz, dass dem Handwerker fünf Prozent der auf diesen Teil entfallenden vereinbarten Vergütung zustehen. 

Pauschalpreis: Schlussrechnung sauber aufteilen

"Auch bei einem ursprünglich vereinbarten Pauschalpreis müssen Sie den Preis für die Schlussabrechnung nachvollziehbar auf die bereits erbrachten und die noch nicht erbrachten Leistungen aufteilen", betont Schönewald. "Maßgeblich ist dabei insbesondere die vertragliche Leistungsbeschreibung, der erreichte Leistungsstand und – soweit erforderlich – Ihre Kalkulation. Setzen Sie daher bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung nicht einfach den gesamten Pauschalpreis als Vergütung an", warnt sie. 

Praxistipp: So sollte die Schlussabrechnung aussehen

"Damit Sie Ihre Vergütungsforderung im Streitfall belegen können, sollten Sie nach dem vorzeitigen Ende eines Auftrags zeitnah eine nachvollziehbare Schlussabrechnung erstellen", rät die Juristin. Dokumentieren Sie vor allem: 

• die bis zur Vertragsbeendigung ausgeführten Arbeiten, 
  
  
• den Wert dieser Arbeiten und die Berechnung des hierfür angesetzten Betrags, 
  
  
• sämtliche erhaltenen Abschlags- und Vorauszahlungen sowie 
  
  
• nicht ausgeführte Leistungen und – bei einer Kündigung nach § 648 BGB – ersparte Aufwendungen und anderweitigen Erwerb. 

"Eine klare Abrechnung und eine lückenlose Leistungsdokumentation erleichtert es Ihnen, Ihre Vergütungsforderung nachzuweisen und Rückzahlungsforderungen des Kunden sachgerecht zu prüfen", ist Schönewalds Rat. (BGH, Beschluss vom 10. Juni 2026, Az. VII ZR 86/23) 

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