Transparenzregister: Wer muss sich eintragen?

Viele Unternehmen werden als GmbH, OHG oder auch als UG geführt. Diese Firmen müssen sich in das Transparenzregister eintragen.

Handwerker sind oft als GmbH oder GmbH & Co. KG organisiert. Mit dem Geldwäschegesetz (GwG) kamen unerwartete Pflichten auf sie zu. Wir erklären, wer wann wie handeln muss.

Wen betrifft das Transparenzregister?

Juristische Personen des Privatrechts, also GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Limited oder AG sowie alle eingetragenen Personengesellschaften, etwa OHG, KG, GmbH & Co. KG sind meldepflichtig. Diese Gesellschaften, selbst wenn sie nur eine sogenannte Ein-Personen-Gesellschaft sind, müssen dem elektronischen Transparenzregister (www.transparenzregister.de) Angaben zu ihren wirtschaftlichen Eigentümern machen

Ein Handelsregistereintrag reicht nicht mehr

Bereits seit fünf Jahren sind Organe und Geschäftsführer von Gesellschaften verpflichtet, die wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft in das Transparenzregister eintragen zu lassen. Für viele Unternehmen war die Eintragung bis August 2021 aber dennoch keine echte Pflicht, denn wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten aus anderen Registern, wie beispielsweise dem Handels- oder Partnerschaftsregister ergaben, reichte dies aus. Es handelte sich also zunächst lediglich um ein Auffangregister.

Zum 1. August 2021 wurde die Kür zur Pflicht: Die bisher nicht meldepflichtigen Daten, die (aktuell auch) in anderen Registern digital gespeichert sind, müssen zwingend an das Transparenzregister gemeldet werden. Die vom Gesetzgeber festgelegten Fristen:

• Aktiengesellschaften, Societas Europaea und Kapitalgesellschaften auf Aktien mussten ihre Daten bereits bis zum 31. März 2022 melden.
• Nun naht das Fristende für alle Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Europäischen Genossenschaften und Partnerschaftsgesellschaften: der 30. Juni 2022 ist hier der Stichtag.
• Für alle übrigen Rechtsformen sind die Eintragungen bis zum 31. Dezember 2022 vorzunehmen.

Bußgelder drohen, auch Rückforderung der Coronahilfen!

Betriebsinhaber sollten jetzt prüfen, ob sie ihrer Eintragungspflicht bereits nachgekommen sind! Es gibt keine Ausnahmen, auch für eine Ein-Personen-GmbH müssen die Eintragungen zum wirtschaftlich Berechtigten vorgenommen werden!

Bußgelder wegen fehlender Angaben können zwar frühestens ein Jahr nach dem Fristversäumnis festgesetzt werden – also je nach Rechtsform zum 31. März 2023, zum 30. Juni 2023 oder zum 31. Dezember 2023.

Doch es drohen nicht nur Bußgelder: Für Unternehmen, die Corona-Finanzhilfen (Überbrückungshilfen etc.) beantragt oder bereits erhalten haben, kann es wesentlich teurer werden. Denn die Eintragung ins Transparenzregister gehört zu den Voraussetzungen für die Antragsberechtigung. Wird im Nachgang festgestellt, dass die beim Antrag erteilte Verpflichtungserklärung verletzt wurde, droht die komplette Rückzahlung der Überbrückungshilfe. Betriebe sollten daher die erforderlichen Angaben spätestens vor der Erstellung der Schlussrechnung(en) bzw. Endabrechnung der Coronahilfen melden.

Quelle: ETL 

Checkliste: Was muss die Geschäftsleitung tun?

Geschäftsführer dieser juristischen Personen und eingetragene Personengesellschaften müssen die Angaben zu den "wirtschaftlich Berechtigten"  

• einholen
• aufbewahren
• auf den aktuellen Stand halten
• und der registerführenden Stelle unverzüglich mitteilen.

Wer ist zu melden?

"Wirtschaftlich Berechtigte" sind die Menschen, die hinter Kapital- oder Personengesellschaften stehen und diese kontrollieren. Dabei gilt als relevante Kontrolle, wenn die natürliche Person entweder unmittelbar oder mittelbar

• Kapitalanteile über mehr als 25 Prozent hält oder
• Stimmrechte von mehr als 25 Prozent kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt, etwa durch einen Stimmbindungsvertrag.

"Mittelbare Kontrolle" liegt unter anderem vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die von einer natürlichen Person kontrolliert werden. Beispiel: An der meldepflichtigen X GmbH ist eine andere GmbH mit 26 Prozent beteiligt- und diese GmbH gehört wiederum zu 51 Prozent einer natürlichen Person. Diese natürliche Person übt dann wegen dieser Mehrheitsverhältnisse eine mittelbare Kontrolle gegenüber der meldepflichtigen X GmbH aus. Sie ist als wirtschaftlich Berechtigter zu melden.

"Kontrolle" liegt vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf die Vereinigung ausüben kann. Kann der wirtschaftliche Berechtigte nicht zweifelsfrei bestimmt werden, so werden die gesetzlichen Vertreter oder geschäftsführenden Gesellschafter in das Transparenzregister gemeldet (fiktiver wirtschaftlich Berechtigte). Beispiel: An der X GmbH sind vier Gesellschafter gleichermaßen beteiligt. Da jeder nicht mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, ist niemand von ihnen zu melden. Aber der oder die Geschäftsführer der GmbH haben sich stattdessen als sogenannten fiktiv wirtschaftlich Berechtigte zu melden.

Checkliste: Welche Daten sind zu melden?

Von den wirtschaftlich Berechtigten muss gemeldet werden:

• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• die Staatsangehörigkeit (ab 2020) sowie
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Beispiel: Bei einer GmbH mit drei Gesellschaftern, welche jeweils gleich viele Anteile halten, genügt die Handelsregistereintragung, wenn sich Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort aktuell aus der Gesellschafterliste ersehen lassen. Denn da jeder der Gesellschafter ein Drittel der Anteile an der Gesellschaft hält, erfüllt jeder eine unmittelbare relevante Kontrolle von mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile.

Sobald einmal etwas zum Transparenzregister gemeldet wurde, sind alle künftigen Änderungen dort stets weiterhin zu pflegen. Und dies nach dem Willen des Gesetzgebers "unverzüglich" bei jeder Änderung. 

PDF-Download: Kurzanleitung Transparenzregister

Das änderte sich 2020

Ab 2020 wurden alle Verstöße gegen diese oder andere Pflichten aus dem Geldwäschegesetz im Internet veröffentlicht. Diese Regelung hat die EU den Mitgliedsstaaten vorgegegeben. Betroffene Unternehmen und Vereine aus dem Handwerk, die nicht öffentlich stigmatisiert werden möchten, sollten die Daten noch vor dem Jahreswechsel an das Transparenzregister weitergeben. Das Bundesverwaltungsamt bestätigt, dass Verstöße, die noch vor 2020 beendet wurden, nicht veröffentlicht werden.

Neu ist auch, dass künftig jeder das Transparenzregister einsehen kann. Bislang musste man ein "berechtigtes Interesse" nachweisen. Im Unterschied zur Einsichtnahme in das Handelsregister ist allerdings eine Registrierung erforderlich.

Achtung: Betrügerische Mails zum Transparenzregister im UmlaufWer Detailfragen zu dem Thema hat, kann sich direkt an das Transparenzregister wenden. Dieses hat eine Service-Nummer eingerichtet: 0800/ 1234337 (Mo. bis Fr. von 8.00 bis 18.30 Uhr). Mehr Infos finden Sie auch auf > transparenzregister.deDHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale DHB registrieren!