Effizient arbeiten ohne Zettelwirtschaft

Viele Handwerksbetriebe verwenden noch Papier, obwohl der Großteil der Kundschaft längst digitale Kommunikation erwartet.

Dabei stehen heute bereits verschiedene Lösungen bereit, mit denen Angebote, Rechnungen und Baustellendokumentationen digital bearbeitet werden können. Hierfür braucht der Betrieb keine große Technik, sondern eher die Bereitschaft, bestehende Abläufe Schritt für Schritt umzustellen und zu vereinfachen.

Primär wird das beim Thema Rechnungsstellung deutlich. Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich verpflichtend empfangen können. Auch der Versand wird in den kommenden Jahren verpflichtend. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht mehr. Was dazu führt, dass Rechnungsprozesse eine Frage der rechtlichen Verbindlichkeit geworden sind. Somit profitieren Unternehmen bei der Umstellung auf Formate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD doppelt, da es sowohl weniger Papierarbeit im Alltag bedeutet als auch ein System, das für die kommenden Jahre gut vorbereitet ist.

Spürbare Entlastung nach kurzer Zeit

Parallel dazu lohnt sich ein Blick auf die Abläufe auf der Baustelle. Notizen, Fotos oder Aufmaße verschwinden dort noch immer zwischen Werkzeugen, im Transporter oder in der Jackentasche. Mit einer mobilen Projektdokumentation landen diese Informationen direkt beim jeweiligen Auftrag. Das sorgt dafür, dass sie jederzeit auffindbar sind, Rückfragen sinken und Abstimmungen im Team leichter werden. Oft führt das schon nach kurzer Zeit zu einer spürbaren Entlastung, da weniger Zeit in die Suche nach Informationen fließt.

Ein weiterer Bereich, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Online-Terminvereinbarung. Sie erleichtert zum einen die Kontaktaufnahme zwischen Kundschaft und Betrieb und zum anderen entlastet sie das Büro.  Allerdings funktioniert das nicht für jede Art von Auftrag gleich gut. Standardisierte Dienstleistungen wie Wartungen oder Beratungstermine lassen sich unkompliziert online buchen. Bei komplexen Störungen oder Reparaturen braucht es jedoch eine gute Vorqualifizierung, damit Einsätze nicht unvorbereitet stattfinden. Systeme, die bereits vor der Buchung wichtige Angaben abfragen oder ein Foto zulassen, schaffen hier Klarheit und halten den Kalender dennoch übersichtlich.

Durch die digitale Umstellung entsteht ein Arbeitsalltag, der ruhiger, transparenter und strukturierter wird.

 

Hintergrund: Digitalisierungs-News Hintergrund Mehr zu diesem Thema gibt es in den Digitalisierungs-News auf der Website der Handwerkskammer des Saarlandes. 

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