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DSGVO: So klappt´s auch mit dem Datenschutz

Ein besonderes Problem: E-Mails und Privathandys

Häufig gibt es Datenschutz-Probleme bei der Nutzung von E-Mails oder privaten Handys der Mitarbeiter. Wer eine E-Mail schreibt, verarbeitet nämlich automatisch Daten. Einen typischen Fall beschreibt Monika Weitz: "Der Chef schickt dem Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Namen und der Adresse und Telefon-Nr. des Kunden auf sein Handy, damit der den Auftrag erledigt. Damit alles korrekt läuft, muss er dafür vorher in einer Smartphone-Nutzungsrichtlinie festlegen, wie mit den Daten umzugehen ist. Diese sollte zum Beispiel beinhalten, dass der Mitarbeiter die Daten auch vertraulich behandelt, dass er sie nicht unaufgefordert weiterleiten darf und wann sie zu löschen sind. Der Mitarbeiter muss informiert und geschult werden und natürlich muss er die Vertraulichkeitserklärung und Nutzungsrichtlinien persönlich unterschreiben. Diese verbleiben dann in der Personalakte.

Datenschutzbeauftragter soll Firmenhandys kontrollieren

Bei E-Mails gibt es noch das Problem, dass viele Betriebe E-Mail-Adressen mit den Namen der Mitarbeiter haben. Selbst wenn es sich um Abkürzungen handelt – Anfangsbuchstaben etwa – muss der Chef aus Datenschutzgründen die private E-Mail-Nutzung von Dienstadressen untersagen. Dafür gibt es dann eine Internet-Nutzungsrichtlinie. Wenn ein Mitarbeiter zu Hause arbeitet, ist eine Homeoffice-Nutzungsrichtlinie erforderlich. Der Chef muss die Arbeitnehmer informieren, sensibilisieren und schulen. Auch diese Nutzungsrichtlinien müssen vom Arbeitnehmer unterzeichnet sein und vervollständigen die Personalakte.

Die Einhaltung der Nutzungsrichtlinien muss in Form von regelmäßigen Stichproben überprüft werden. Und dabei geht es nicht nur um die privaten Endgeräte, auch die geschäftlichen, also etwa Firmenhandys. Die Kontrollen führt der Datenschutzbeauftragte durch. Es ist wirklich wichtig, die privaten E-Mails zu untersagen. Sonst hat der Unternehmer ein Problem mit dem Telekommunikationsgesetz, weil er dann Dienstanbieter ist. Scheidet der Mitarbeiter aus und will, dass seine Daten gelöscht werden, ist die große Frage: Darf er das verlangen oder geht das gegen die geschäftlichen Interessen des Unternehmens? Wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung von E-Mails verboten hat, hat er schon mal einen Hebel in der Hand."

 

Text: Anne Kieserling
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