Etwa die Hälfte der Unternehmen versendet bis heute viele Rechnungen noch in Papierform. Bei über zwei Dritteln kommt auch PDF zum Einsatz. (Foto: © vadymvdrobot/123RF.com)
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Beim Thema E-Rechnung warten die meisten deutsche Unternehmen immer noch ab. Das könnte zum Problem werden: "Sie riskieren den Vorsteuerabzug", warnt Steuerberater Fabian Bergmoser.
Seit dem Jahr 2025 gilt für Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung. Seitdem müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 elektronische Rechnungen verschicken. Ab 2028 ist die E-Rechnung dann für alle Pflicht.
Die Vorschrift zur flächendeckenden Einführung der E-Rechnung basiert auf einer EU-Initiative. In Zukunft sollen alle Unternehmen untereinander (B2B) nur noch E-Rechnungen stellen. Grundlage in Deutschland ist das Wachstumschancengesetz.
Eine aktuelle Studie des Dienstleisters Quadient zeigt, dass die meisten Unternehmen in Deutschland ein halbes Jahr vor dem nächsten wichtigen Stichtag 1. Januar 2027 nicht oder nicht ausreichend vorbereitet sind. 300 Unternehmen wurden befragt. Drei Viertel der Befragten beschreiben ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert, aber nur sechs Prozent erfüllen die Anforderungen der E-Rechnung. Eine große Mehrheit (89 Prozent) glaubt immerhin fest daran, dass die bevorstehenden gesetzlichen Fristen eingehalten werden können. 71 Prozent der Unternehmen planen, die Umstellung über ihre bestehenden ERP-Systeme zu realisieren. 40 Prozent setzen auf hybride Ansätze mit zusätzlichen Plattformen.
Etwa die Hälfte der Unternehmen versendet bis heute viele Rechnungen noch in Papierform. Bei über zwei Dritteln kommt auch PDF zum Einsatz. Beide Formate sind aber nicht konform mit den Anforderungen zur E-Rechnung. Dem Wachstumschancengesetz entsprechen nur strukturierte, maschinenlesbare XML-Formate. Dazu gehören XRechnung, ZUGFeRD oder EDI, sofern dieses die Norm EN16931 erfüllt.
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Die abwartende Haltung könnte zum Problem werden, der Handlungsdruck ist groß. "Wer wichtige Anforderungen übersieht, riskiert schon jetzt den Verlust des Vorsteuerabzugs und damit bares Geld", warnt Fabian Bergmoser, Steuerberater und Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing (Bayern).
Der Vorsteuerabzug ist künftig an die E-Rechnung geknüpft. Liegt eine Rechnung also nicht im richtigen Format vor, besteht kein Vorsteuerabzug. "Der größte Fehler ist zu glauben, man habe noch Zeit", betont der Experte. "Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Wer hier seit 2025 nicht vorbereitet ist, verliert im Zweifel sofort den Vorsteuerabzug."
Nicht jede E-Rechnung sei automatisch korrekt. "Gerade bei hybriden Formaten, bei denen ein Bildteil und ein strukturierter Datensatz kombiniert werden, kommt es immer wieder zu Abweichungen zwischen beiden Elementen. Entscheidend ist jedoch ausschließlich der strukturierte Datensatz. Ist dieser inhaltlich nicht korrekt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet", warnt der Steuerprofi.
Vorsicht sei auch beim Verbuchen geboten. "Wird die Verbuchung nach einem falschen Bildteil vorgenommen, können sich schwerwiegende umsatzsteuerrechtliche Fehler in die Finanzbuchhaltung einschleichen."
Auch der Zeitfaktor erhöhe den Druck. Noch gelten Übergangsregeln für den Versand von E-Rechnungen. Ab dem Jahr 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nur noch eingeschränkt zulässig. Unternehmen mit höheren Umsätzen müssen E-Rechnungen ausstellen. "Spätestens dann wird auch die Zahl eingehender E-Rechnungen deutlich steigen", ist Bergmoser überzeugt.
"Unternehmen sollten das Jahr 2026 nicht als Schonfrist verstehen, sondern als letzte Gelegenheit zur Umsetzung", so der Ecovis-Experte. "Wer erst reagiert, wenn Geschäftspartner nur noch E-Rechnungen akzeptieren, gerät schnell in Liquiditätsprobleme."
Was sollten Unternehmen jetzt tun? • Eigene Prozesse prüfen: Können E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden?
• Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten
• Software auf E-Rechnungsfähigkeit testen oder anpassen
• Rechnungsprüfung auf strukturierte Datensätze ausrichten
• Mitarbeiter schulen und klare Abläufe definieren
• Weitere Entwicklungen im Auge behalten: Die Europäische Union plant mit dem Projekt "VAT in the Digital Age" ein einheitliches Meldesystem für Umsätze ab Juli 2030. Quelle: Ecovis
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