"Buchhaltung gehört in den Betrieb"

Wenn Handwerker ihre Buchhaltung selbst machen und digitale Prozesse einführen, dann sind sie nicht mehr im Blindflug unterwegs, sagt Jennifer Schöhl. Ein Interview über Berührungsängste und die Freude über den ersten Buchungssatz.

Jennifer Schöhl hat 15 Jahre in Steuerkanzleien gearbeitet und unterstützt heute Unternehmen dabei, ihre Buchhaltung von Papier auf digital umzustellen. Sie versteht sich als Bindeglied zwischen Steuerberater und Betrieb, analysiert Buchhaltungsprozesse, findet Schwachstellen und entwickelt gemeinsam mit den Betrieben Lösungen zur Effizienzsteigerung. Wir haben mit Jennifer Schöhl darüber gesprochen warum die Buchhaltung, wie sie sagt, "unbedingt ins Unternehmen gehört": 

DHB: Frau Schöhl; viele Handwerker und kleinere Unternehmen lagern einen wesentlichen Teil ihrer Buchhaltungs-Tätigkeiten an den Steuerberater aus. Sie sind aber überzeugt, dass diese Tätigkeiten in den Betrieb gehören. Was sind Ihrer Ansicht nach die Vorteile?
Jennifer Schöhl:  Diese Erwartung, dass der Steuerberater das alles macht, ist noch weit verbreitet – oft führt sie aber zu Missverständnissen. Steuerberater sind meiner Meinung nach in erster Linie für Steuern, Jahresabschlüsse und strategische Beratung zuständig und nicht für die Prozesse und die Digitalisierung bei den Mandanten. Die Abläufe im Betrieb – also zum Beispiel wie Belege ins System kommen, wer sie prüft, freigibt und wie bezahlt wird – sind Aufgabe des Unternehmens selbst.

Früher war das anders, weil es nicht die Tools dafür gab. Belege kamen per Post, es gab kein digitales System vor Ort, also landete alles automatisch in der Steuerkanzlei. Heute gibt es Werkzeuge, mit denen Betriebe ihre Buchhaltung selbst organisieren können und dann tagesaktuelle Zahlen haben. Sie sind dann nicht mehr im Blindflug unterwegs. Wenn weiterhin alles zum Steuerberater gegeben wird, fehlt im Unternehmen die Grundlage für Entscheidungen. Am Ende profitiert auch die Steuerkanzlei, wenn der Mandant strukturiert und digitalisiert arbeitet, weil sie mehr Kapazitäten für die strategische Beratung hat.

DHB: Was sind die größten Nachteile, wenn die Finanzbuchhaltung ausgelagert wird?
Schöhl: Typischerweise passiert dann Folgendes: Der Unternehmer bekommt seine betriebswirtschaftliche Auswertung, die BWA, und die Offene Posten-Liste erst mit Verzögerung, teilweise mehrere Wochen später. Er muss auf Basis veralteter Zahlen entscheiden, ob er einen neuen Mitarbeiter einstellt oder investieren kann. Er sieht zu spät, welche Kunden nicht zahlen, und mahnt erst, wenn der Schaden schon da ist. Skontozahlungen werden verpasst, weil fällige Eingangsrechnungen nicht im Blick sind. Alle unternehmerischen Entscheidungen hängen aber an Zahlen.

DHB: Welche Fehler werden noch bei Rechnungen gemacht?
Schöhl: Ein verbreitetes Muster in kleineren Betrieben ist, dass die Rechnung per E-Mail kommt. Sie liegt also bereits digital vor. Dann wird sie ausgedruckt, gelocht, in einen Ordner "in sieben Tagen fällig" geheftet. Später werden die Daten ins Online-Banking abgetippt. Die Papiere werden abgelegt, gesammelt und irgendwann zur Kanzlei gebracht oder gescannt. Damit wird jede Rechnung mehrfach angefasst, und an mehreren Stellen können Fehler passieren. Technisch wäre es möglich, dass ein Beleg, der per E-Mail kommt, direkt in ein Buchhaltungssystem läuft, dort geprüft, freigegeben und zur Zahlung vorbereitet wird – inklusive Übersicht, welche Rechnungen wann fällig sind. Wer so arbeitet, verliert seltener Skonti, hat seine Liquidität besser im Blick und spart viel Zeit.

DHB: Welche Rolle spielen digitale Lösungen?
Schöhl: Digitale Lösungen schaffen Klarheit, sind effizienter und sparen Kosten. Egal welches Programm man nutzt. Wichtig ist, nicht nur irgendeine Software einzuführen, sondern Abläufe so zu gestalten, dass sie zum Betrieb passen. Viele Probleme entstehen weniger durch die Technik, sondern durch fehlende Klarheit: Wer macht was, wann, wie und mit welchem Ziel? Programme wie "Datev Unternehmen online" werden schon von vielen Handwerkern genutzt, aber leider oft nur als einfacher Belegspeicher. Ich nenne das den "digitalen Schuhkarton". Belege werden hochgeladen, liegen dort – und der Steuerberater bucht später.

Die Möglichkeiten gehen aber deutlich weiter: Belege können im System bearbeitet und vorkontiert werden. Aus dem System heraus lassen sich Zahlungen anstoßen. Es gibt Listen, welche Rechnungen wann fällig sind. Bankumsätze können automatisch mit Belegen verknüpft werden – so lässt sich die Vollständigkeit kontrollieren. Wer diese Funktionen nutzt, hat nicht nur einen digitalen Ablageort, sondern ein Werkzeug, um seine Zahlungsströme zu steuern und Beleglücken früh zu erkennen. Das Problem in vielen Kanzleien ist meiner Erfahrung nach, dass Mandanten Zugangsdaten und eine kurze Anleitung per E-Mail erhalten, aber kaum eine individuelle Einführung – sozusagen das Kochrezept. Das führt zu Chaos, Frust und dem Eindruck: "Digitalisierung bringt nur Mehrarbeit."

DHB: Viele Handwerker kennen das Thema Buchhaltung nur aus der Meisterschule und haben große Berührungsängste.
Schöhl: Ja, Buchhaltung in der Theorie kann hässlich sein. Aber Buchhaltung in Praxis ist einfach. Wenn man erst einmal seinen ersten Buchungssatz gebildet hat, dann verliert man diese Angst. Vor allem wenn man den Mehrwert versteht – zum Beispiel, dass man dann keinen Skonto mehr verliert, weil man nicht mehr auf die Daten vom Steuerberater warten muss. Ich rate meinen Kunden, sich fünf bis zehn Minuten am Tag mit der Buchhaltung zu beschäftigen. Und wenn man das nicht mag, dann einmal in der Woche eine bis anderthalb Stunden, das ist das Minimum. Aber dann ist die Buchhaltung in Ordnung.

DHB: Wie sehen Steuerberater Ihre Arbeit, sind Sie Konkurrenz oder Unterstützung in deren Augen? Haben Unternehmen Sorge, sie könnten ihren Steuerberater verärgern, wenn wenn sie das selbst machen?
Schöhl: Steuerberater sind dankbar um meine Unterstützung und ich arbeite auch mit einigen als Sparringspartner. Sie schätzen meine Arbeit und die darauf resultierenden Ergebnisse, denn sie selbst haben keine Zeit und teilweise auch nicht die nötige Expertise um Mandanten in der Form zu begleiten. Steuerberater sind dankbar, wenn die Mandanten mitarbeiten, ihre BWA verstehen und sie sich somit besser und auf Augenhöhe mit ihnen unterhalten können, denn so steigt das Beratungskontingent einer Steuerkanzlei.

Ich ersetze keinen Steuerberater und bin somit auch keine Konkurrenz sondern ich verbinde mit meiner Fachexpertise beide Seiten zu einem funktionierenden System. 

Kostenfreies Erstgespräch Wer Interesse an dem Thema hat und neugierig geworden ist, kann hier einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch mit Jennifer Schöhl buchen.

DHB: Welche Entwicklungen sollten Handwerksbetriebe in den nächsten Jahren im Blick behalten?
Schöhl: Zum einen ist das die E Rechnungspflicht. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz elektronische Rechnungen verschicken, die bestimmten technischen Standards entsprechen. Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung dann für alle Pflicht, auch diejenigen die  weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2027 erzielen. Dafür benötigen die Unternehmen entsprechende Tools. Klassische Word- oder Excel-Rechnungen als PDF reichen dann nicht mehr aus.

Ein zweites großes Thema ist Automatisierung und KI. Ein Teil der Buchhaltungsarbeiten – insbesondere die reine Datenerfassung – wird zunehmend automatisiert. Das betrifft sowohl Kanzleien als auch Unternehmen. Die Rolle des Steuerberaters wird sich noch stärker in Richtung Beratung entwickeln.

Das Interview führte Kirsten Freund

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