Zu viel Aufwand: E-Rechnung schreckt Betriebe ab

E-Rechnung im Handwerk: Ein hoher Aufwand und technische Probleme bremsen die Einführung aus. Eine aktuelle Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks zeigt, wo die Umsetzung hakt.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Die E-Rechnung: Tipps für Handwerksbetriebe

Ein hoher Aufwand bei der Einrichtung, zusätzliche Kosten, technische Probleme und fehlende einheitliche Vorgaben bremsen die Umsetzung und Nutzung der E-Rechnung im deutschen Handwerk noch deutlich aus. Das zeigt eine aktuellen Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben in allen Bundesländern.

Obwohl der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) seit Anfang 2025 verpflichtend ist, bleibt die Umsetzung in der Praxis deutlich hinter den Erwartungen zurück, so der ZDH.  

Besonders brisant: Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend - beim Versand und beim Empfang. Alle Übergangsfristen endet dann.

Der ZDH fordert schnelle Nachbesserungen, damit der Nutzen dieser Digitalisierungsoffensive in der Breite des Handwerks erkennbar werde. Der Handwerksverband erwartet praxistaugliche und rechtssichere Lösungen, einheitliche Vorgaben für E-Rechnungssoftware und gezielte Unterstützungsangebote insbesondere für kleine und mittlere Betriebe.

Zitat ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke: "Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird. Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse. Gerade kleine und mittlere Betriebe stoßen bei der Umsetzung an ihre Grenzen, und zwar nicht wegen mangelnder Bereitschaft der Betriebe, sondern wegen technischer Hürden, auf die die Betriebe keinen Einfluss haben."

🔵 2025 erhielten die Betriebe im Schnitt rund 1.200 Eingangsrechnungen, von denen etwa die Hälfte als E-Rechnungen vorlagen. Gut ein Drittel der befragten Betriebe stellt selbst E-Rechnungen aus. 

🔵 56 Prozent der Befragten hat einen Jahresumsatz unter 800.000 Euro und 44 Prozent über 800.000 Euro. Das ist eine wichtige Schwelle bei der E-Rechnung (siehe Zeitplan).

🔵 Viele Betriebe arbeiten somit weiterhin parallel mit digitalen und klassischen Formaten und folglich mit entsprechend doppelten Prozessen. Diese Doppelstrukturen verstärken den wahrgenommenen Mehraufwand erheblich.

🔵 Rund die Hälfte der Betriebe (47,4 Prozent) empfindet sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei herkömmlichen pdf-Rechnungen. Entsprechend fällt der wahrgenommene Nutzen aktuell gering aus. 38,3 Prozent finden den Aufwand vergleichbar und zehn Prozent geringer. 

🔵 Jeder Dritte hat Probleme beim Auslesen der E-Rechnungen.

Was sind die größten Probleme?

Technische Probleme: Als Haupthinderungsgrund nennen die Betriebe nicht validierbaren Eingangsrechnungen, Problemen beim Auslesen der Rechnungsangaben sowie Abweichungen zwischen Rechnungsdatensatz und lesbarer pdf-Datei bei hybriden Rechnungen. 

Finanzielle Belastungen: Die einmaligen Einführungskosten liegen im Durchschnitt bei knapp 3.000 Euro, ergänzt durch laufende jährliche Kosten für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung. Sie werden auf durchschnittlich 800 Euro im Jahr geschätzt.

Wenig effiziente Prozesse: Die Verarbeitung erfolgt überwiegend manuell, während durchgängig automatisierte Abläufe die Ausnahme bleiben.

ZDH fordert: "Keine überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht"

"Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können", betont ZDH-Generalsekretär Holger Schwannecke.

Der ZDH fordert die Politik auf, die Bedingungen nachzuschärfen und die Betriebe auf diesem Weg besser zu begleiten. Der Verband kritisiert die "überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht, für die nach EU-Vorgaben noch Zeit bis 2030 bleibt". Das sei die "schlechteste aller Lösungen, weil auch die technischen Vorgaben der EU noch gar nicht vollständig vorliegen".

Knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Die Befragten halten die E-Rechnung zwar für einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung, empfinden sie aktuell aber als zusätzliche Belastung.

Quelle: ZDH, die Umfrage lief im Januar und Februar 2026

Zeitplan

Seit 2025 und bis Ende 2026

✔ Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

✔ Unternehmen dürfen E-Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Empfängers verschicken.

✔ Papierrechnungen bleiben noch zulässig.

✔ Betriebe brauchen für den Empfang ein E-Mail-Postfach, man kann aber auch aus Kundenportalen E-Rechnungen herunterladen.

✔ Die Betriebe müssen in der Lage sein, die strukturierten Daten der E-Rechnung zu visualisieren.

✔ Die Unternehmen müssen E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.

✔ Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, steuerfreie Leistungen und Fahrausweise sind ausgenommen.

✔ Umsätze von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG sind bei der Ausstellung ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.

 

Ab 1. Januar 2027

✔ Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorhergehenden Kalenderjahr (also 2026) sind ab dem 1. ­Januar 2027 verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu verschicken.

✔ Kleinere Unternehmen und Kleinstunternehmen genießen noch eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Sie müssen ab 2028 elektronische Rechnungen ausstellen

✔ Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen oder Bilder können als pdf angehängt werden.

✔ EDI-Rechnungen können noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Ab 1. Januar 2028

✔ Ausnahmslos alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen verschicken (und empfangen).

✔ Der Rechnungsaustausch über EDI-Verfahren bleibt zulässig, sofern sichergestellt ist, dass sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

✔ Bei Rechnungen an Privatkunden bleibt es bei "sonstigen Rechnungen" (also auf Papier oder als pdf etc.).

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