Rechnungen richtig korrigieren

Der Fehlerteufel kann sich auch bei Rechnungen einschleichen. Mal ist es ein formeller Fehler, mal ein inhaltlicher. Was man als Unternehmer beachten muss, wenn eine Rechnung korrigiert werden soll.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Bei Rechnungen sollte man penibel genau arbeiten.Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen zahlreiche Pflichtangaben vor. "Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion", sagt Uta-Martina Jüssen vom Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). "So Der ZDH hat seinen Flyer "Umsatzsteuer - Anforderungen an Rechnungen" im Januar 2018 aktualisiert. kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften
Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag." Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

So funktioniert die Korrektur

Da der Leistungsempfänger ohne korrekte Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, wird er fehlerhafte Rechnungen reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf.

Jüssen empfiehlt folgende Vorgehensweise:

• Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet.
• Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (z.B. ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015).

Korrigierte Rechnung der Ursprungsrechnung zuordnen

"Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein", betont Jüssen. "Andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen." Dann kommt es schnell zu ärgerlichen Falschüberweisungen und Fehlbuchungen.

Oft fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dann ist es nur mit großem Aufwand möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Oder gar nicht, denn der Ansprechpartner existieren nicht mehr im Betrieb oder das Unternehmen wurde ganz aufgelöst. Deshalb sollte man Rechnungen sofort prüfen.  

Rückwirkende Korrektur möglich

Bis 2016 haben die Betriebsprüfer den Unternehmen bei einer fehlerhaften Rechnung den Vorsteuerabzug versagt. Sie konnten zwar die Rechnung vom Rechnungsaussteller berichtigen oder ergänzen lassen. Der Vorsteuerabzug stand ihnen aber erst für den Monat der Rechnungskorrektur zu. Hohe Zinsnachzahlungen fielen an. Der Europäische Gerichtshof hat im September 2016 entschieden, dass dies europarechtswidrig ist und die Rechnungsberichtigung mit Rückwirkung möglich ist. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seiner Folgeentscheidung (BFH vom 20.10.2016, V R 26/15) seine bisherige restriktive Auffassung ebenfalls verworfen und schließt sich dem oben genannten EuGH-Urteil an.