Kassenbuch führen: Mit wenigen Klicks erledigt

Bargeldeinnahmen: Handwerker, Handel und Gastronomie sollen mit Hilfe einer neuen Datev-Lösung Einträge ins Kassenbuch mit wenigen Klicks erledigen können.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Das Führen eines Kassenbuches gehört zu den weniger geliebten Pflichten in Unternehmen mit Bargeldeinnahmen. Die Datev eG hat nun eine Weiterentwicklung ihrer Cloud-Lösung Kassenarchiv online freigegeben, die diese Aufgabe für die Nutzer deutlich vereinfachen soll.

Einträge ins Kassenbuch mit wenigen Klicks

Foto: © DATEV eG

Die Daten des täglichen Kassenabschlusses lassen sich über eine Schnittstelle aus dem Kassenarchiv jetzt direkt in das Datev Kassenbuch online übertragen, berichtet der Nürnberger IT-Dienstleister. Die Verantwortlichen in Handwerk, Handel, Gastronomie könnten damit die Einträge ins Kassenbuch am Ende eines langen Geschäftstages mit wenigen Klicks erledigen.

Aus dem Kassenbuch können die Daten nach der Festschreibung dann vom Steuerberater mit Buchungsvorschlägen in die Datev-Programme für das Rechnungswesen übernommen werden. "Dadurch entsteht ein durchgängiger Workflow von der Kasse im Betrieb bis zur Finanzbuchführung und zum Jahresabschluss in der Kanzlei", erläutert Stefan Gentsch, Leiter in der Entwicklung Betriebswirtschaftlicher Systeme bei der Datev. 

Große Zeitersparnis

Das würde nicht nur zeitlichen Aufwand sparen, sondern die Daten liegen dann auch schneller und ohne die üblichen Erfassungsfehler vor, betont Gentsch. Zudem könne der Steuerberater die Daten aus der Kasse nach dem Verbuchen auf Fehler in Struktur oder Ordnung sowie auf statistische Auffälligkeiten untersuchen.

Diese würden sich dann noch rechtzeitig über Korrekturbuchungen richtigstellen lassen. Gebenenfalls könnten Dokumente gesichert werden, die die Abweichungen erklären. Unternehmer und Steuerberater seien somit für den Fall einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet.

Welche Betriebe können das nutzen?

Foto: © DATEV eGDas hängt insbesondere davon ab, welches Kassensystem sie einsetzen. Das Kassensystem muss eine Schnittstelle zum Datev Kassenarchiv online haben und die übertragenen Daten müssen entsprechend der "DFKA-Taxonomie-Kassendaten" strukturiert sein. Fragen Sie am besten den Hersteller, ob das System die Schnittstelle anbietet.

Das "Kassenarchiv online" der Datev ist eine Lösung, mit der in den Betrieben die Daten aus den elektronischen Kassen rechtlich einwandfrei und mit einem Klick in der Datev-Cloud abgelegt werden können.

So sind ihre Kassendaten für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist – meist mindestens zehn Jahre – sicher abgespeichert und lassen sich im Falle einer Kassennachschau jederzeit dem Prüfer zur Verfügung stellen. 

Hintergrund

Die Entwicklung eines durchgängig digitalen Prozesses wurdemöglich durch den Einsatz der sogenannten "DFKA-Taxonomie-Kassendaten". Auf diesen Standard für Daten aus elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen hatten sich die im Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. (DFKA) zusammengeschlossenen Unternehmen sowie Vertreter der Finanzverwaltung, des steuerberatenden Berufsstandes und von IT-Dienstleistern im Februar 2019 geeinigt.

Dank dieser Taxonomie sind Doppelerfassungen oder aufwändige Datenkonvertierungen überflüssig, Daten werden fast automatisch weitergeleitet. Notwendig geworden ist der Standard, weil laut dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" vom 01.01.2020 an Kassensysteme über eine digitale Schnittstelle verfügen müssen, über die Daten in einer einheitlichen Struktur ausgetauscht werden.