Weniger Stress nach der Kündigung

Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb, bedeutet das Stress für Chef und Team. Ein strukturiertes Offboarding macht manches leichter.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kündigung: So geht's richtig

Trennungen sind immer eine Herausforderung, auch im Berufsleben: Was bedeutet eine Kündigung für das Team, die Aufträge, die Kunden? Was ist jetzt zu bedenken, was zu tun? Wer muss informiert werden?

Leichter fallen Trennungen, wenn Betriebe dafür einen Fahrplan haben: einen strukturierten Trennungsprozess für das sogenannte Offboarding, sagt Tim Zimmermann, Betriebsberater der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld. Offboarding ist nicht nur bei Kündigungen hilfreich. Auch der Renteneintritt von Mitarbeitern, das Ende befristeter Verträge oder Auszeiten wie Elternzeit und Mutterschutz erfordern einen sauberen Übergang. "In all diesen Fällen ist ein geordneter Ablauf genauso entscheidend wie bei einer Kündigung", so Zimmermann.

Warum Offboarding sich lohnt

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Ein gutes Offboarding zahlt sich aus: "Es stärkt das Betriebsklima und die Reputation", erklärt Alia Kruska, Outplacement-Beraterin aus Frankfurt.

Wer scheidende Mitarbeiter auf den letzten Metern chaotisch oder respektlos behandelt, riskiert viel: "Das verunsichert das Team und spricht sich schnell herum", warnt Kruska. Außerdem hängt bei einer Trennung viel vom guten Willen des Mitarbeiters ab: Arbeitet er bis zum Schluss engagiert mit oder sorgt er für Unruhe? Gibt er sein Wissen weiter oder behält er es für sich? Spricht er später positiv über den Betrieb oder hinterlässt er negative Kommentare, etwa auf Plattformen wie Kununu?

Nicht zuletzt kehren manche Mitarbeiter später zurück – aber nur, wenn sie fair behandelt wurden. "Man begegnet sich im Leben immer zweimal. Ein guter Abschied legt den Grundstein für ein respektvolles Wiedersehen", betont Kruska.

Wie Emotionen den Prozess beeinflussen

Trennungen haben oft sachliche Gründe, doch Emotionen wie Ärger oder Trauer spielen häufig mit – und manchmal auch Freude. Diese Gefühle dürfen den Ablauf nicht stören. "Gefühle sind normal, aber der Arbeitgeber muss für einen professionellen Prozess sorgen", sagt Kruska.

Entscheidend ist, die Folgen der Trennung einzuschätzen, die Übergangszeit optimal zu nutzen und Schaden zu begrenzen. So empfiehlt Kruska zur Vermeidung von Streit- und Zweifelsfällen rechtliche Beratung, denn Kündigungsschutzklagen können lange dauern und teuer werden.

Was gehört zum Offboarding – und wann?

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Ein Offboarding-Prozess muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist vor allem, mit dem scheidenden Mitarbeiter frühzeitig die noch anstehenden Aufgaben, Abläufe und Termine zu klären:

– Kommunikation klären: Legen Sie im Kündigungsgespräch fest, wer wen wann informiert. Wer spricht mit dem Team? Müssen Kunden oder Geschäfts­partner Bescheid wissen? Achten Sie dabei auf Datenschutz: Trennungsgründe sind vertraulich – es sei denn, der Mitarbeiter gibt sie selbst bekannt. Deshalb rät Kruska zu einer kurzen, neutralen Sprachregelung – datenschutzkonform und ohne betriebliche Interna.
– Wissen sichern: Hat der Mitarbeiter spezielles Know-how, das der Betrieb braucht? Wissenstransfer ist eine wichtige Aufgabe, nicht nur im Trennungsprozess, betont Zimmermann. Planen Sie Zeit dafür ein. Falls der Mitarbeiter nicht kooperiert, müssen Sie Ersatz frühzeitig schaffen – durch Schulungen oder einen Nachfolger. Das gilt auch für besondere Zertifikate, die nur durch Weiterbildungen ersetzt werden können.
– Administrative Aufgaben planen: Denken Sie an das Arbeitszeugnis, die Abmeldung bei der Sozialversicherung und andere administrative Aufgaben, empfiehlt Kruska. Klären Sie, wann das Arbeitsverhältnis endet und ob noch Urlaubs- oder Zahlungsansprüche bestehen. Besprechen Sie auch den Übergang der betrieblichen Altersvorsorge.
– Betriebsmittel und IT sichern: Sorgen Sie dafür, dass Schlüssel, Werkzeuge, Laptop, Handy oder Dienstwagen am letzten aktiven Arbeitstag zurückgegeben werden. Deaktivieren Sie auch Zugänge zu E-Mails und anderer Software zu diesem Zeitpunkt. Wichtig: "Stellen Sie sicher, dass Sie vorher alle wichtigen digitalen Daten, Kontakte und Informationen vom Mitarbeiter erhalten", mahnt Zimmermann. Denn mit der Deaktivierung der Zugänge gehen diese Daten verloren.

Der Rahmen für den letzten Tag

Der letzte Arbeitstag spielt im Trennungsprozess eine besondere Rolle: Er entscheidet, welcher Eindruck bleibt – auch bei den verbleibenden Kollegen. Kruska rät, die Verabschiedung bewusst zu gestalten: persönlich, respektvoll, ohne großen Aufwand. "Eine unterschriebene Karte, die persönliche Übergabe von Unterlagen oder ein gemeinsames Essen zeigen Wertschätzung."

Der Rahmen sollte allerdings zur Trennung passen. War sie nicht einvernehmlich? Zimmermann empfiehlt in solchen Fällen ein sachliches Abschlussgespräch, um offene Punkte zu klären – und die Leistungen des Mitarbeiters anzuerkennen.

Beinahe jeder vierte Inhaber im Handwerk ist ­inzwischen über 60. Bei bis zu 125.000 Betrieben steht in Kürze die Übergabe an einen Nachfolger an. Laut einer ifh-Studie steigt die Zahl bis 2030 deutlich an. Die Handwerkskammern beraten ­Betriebsinhaber genauso wie Nachfolgerinnen und Nachfolger bei allen Fragen rund um das Thema Betriebsübergabe – auch zu Zusammenschlüssen.

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