Professionelles Controlling für Handwerker

Steuern, lenken und kontrollieren: Ein professionelles Controlling ist für eine gute Betriebsführung unerlässlich – auch bei kleinen Handwerksbetrieben.

Es klingt nach Finanzchinesisch aus den Vorstandsetagen großer Konzerne: Controlling. Doch hinter dem englischen Fachbegriff verbergen sich Grundprinzipien guter Betriebsführung, die auch für kleine Unternehmen von Bedeutung sind. "Eine vernünftige Kostenrechnung ist zum Beispiel wichtig für die Angebotskalkulation", sagt Werner Maser, langjähriger Berater bei der Handwerkskammer Rheinhessen in Mainz.

Im Prinzip ist die Sache einfach: Wird etwa bei einem Schreiner eine neue Tür bestellt, so verursacht dieser Auftrag zunächst einmal Material- und Arbeitskosten. Wenn der Schreiner den Preis für den Kunden berechnet, muss er daneben aber auch an seine laufenden Kosten denken: etwa die Miete für seine Werkstatt und den Lohn für die Buchhalterin, die unabhängig von dem konkreten Auftrag anfallen. In die Angebotskalkulation müssen zu einem gewissen Anteil auch diese Kosten einfließen, damit der Schreiner Gewinn macht.

Preise der Konkurrenz sind eine Orientierungsgröße

Ein zentrales Manko aus Masers Sicht: Häufig würden die produktiven Stunden der Mitarbeiter nicht erfasst. Anders ausgedrückt: Neben den monatlich gezahlten Löhnen sollte festgehalten werden, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter tatsächlich im Einsatz war und was der Kunde dafür gezahlt hat.

Zwar enthalten Handwerkerrechnungen stets Angaben zu den Arbeitskosten, aber: "Die Montagekosten werden nicht immer auf Stunden bezogen", hat Maser beobachtet. Zum Teil scheuten die Betriebe vor Angaben dazu zurück, weil sie Angst vor Vergleichen mit der Konkurrenz hätten.

Kammern helfen beim Controlling

Das Problem dabei: Wenn nicht wenigstens betriebsintern erfasst wird, wie viel Geld die Kunden pro Arbeitsstunde zahlen, ist eine sinnvolle Personalplanung schwierig. Als Beispiel führt Maser die Beschäftigung freier Mitarbeiter an, die nicht auf der Gehaltsliste stehen, sondern nur für einzelne Aufträge bezahlt werden. Um herauszufinden, ob sich der Einsatz freier Mitarbeiter lohnt, sind genaue Informationen über die Auslastung der Stammbelegschaft unerlässlich. 

"Viele Betriebe setzen auf eine Art Management via Bankkonto nach dem Motto: ‚Wenn monatlich mindestens die Summe X aufs Konto eingeht, bin ich auf der sicheren Seite'", sagt Werner Maser. Diese Methode bewahrt das Unternehmen zwar davor, plötzlich kein Geld mehr in der Kasse zu haben. Sie ist aber eine dürftige Basis für strategische Entscheidungen über neue Investitionen oder auch Einsparungen.

Während große Handwerksbetriebe wie etwa Bauunternehmen in der Regel über eine eigene Abteilung für das Controlling verfügten, schreckten kleinere Unternehmen häufig vor dem Aufwand zurück, weiß Maser. "Aber hier können die Handwerkskammern helfen."

Bei kleinen Betrieben genüge es, einmal jährlich auf Grundlage der Bilanz die Kostenstruktur zu überprüfen. Die Zahlen könnten dann mit den Durchschnittswerten für die jeweilige Branche verglichen werden. Diese sogenannten Betriebsvergleiche sind bei den Handwerkskammern erhältlich – sie liefern wichtige Anhaltspunkte auch für mögliche Verbesserungen.