ZUGFeRD spart Zeit und Kosten

Das neue Standardformat, dass den ungewöhnlichen Namen "ZUGFeRD" trägt, vereinfacht die elektronische Rechnung für Handwerksbetriebe.

Rund sechs Milliarden Rechnungen werden jedes Jahr in Deutschland verschickt. Vor allem für Handwerksbetriebe bedeutet der Rechnungsversand per Post und die Bearbeitung von Papierrechnungen einen enormen Zeit- und Kostenaufwand. In größeren Unternehmen ist die Papierrechnung deshalb schon längst nicht mehr die erste Wahl. Im Gegenteil, diese fordern ihre Lieferanten zunehmend auf, Rechnungen elektronisch – also beispielsweise per E-Mail – zu versenden. 

9,27 Euro pro Rechnung sparen

Weil dadurch Druck-, Porto- und Versandkosten wegfallen, sollen nach einer Berechnung des Bundeswirtschaftsministeriums die Kosten um 9,27 Euro pro Rechnung sinken. Außerdem können die Betriebe durch die elektronische Abwicklung viel Zeit sparen. Mit dem neuen Standardformat ZUGFeRD (Zentraler User Guideline des Forums elektronische Rechnung Deutschland) soll der Einsatz von elektronischen Rechnungen einfacher werden.

Um Kleinunternehmer und Handwerker zu entlasten und damit auch wettbewerbsfähiger zu machen, wurde bereits vor einigen Monaten das neue Standardformat publik gemacht, dass der elektronischen Rechnung Aufwind geben soll.

ZUGFeRD spart Druck-, Porto und Versandkosten

Mit ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – zu dem auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks gehört – festgelegt, wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung gespeichert werden. Rechnungsdaten, wie beispielsweise der Name des Lieferanten oder der zu zahlende Betrag, werden mit der pdf-Rechnung im ZUGFeRD-Format in strukturierter Form an den Rechnungsempfänger übermittelt. "Dieser kann die Daten dann automatisch von Zahlungsverkehr- oder Buchführungsprogrammen auslesen und weiterverarbeiten lassen", erklärt Georg Bögerl, Vertreter der Datev eG im FeRD.

Vorteile für Handwerksbetriebe

Die ZUGFeRD-Rechnung spart für Handwerksbetriebe nicht nur Druck-, Porto- und Versandkosten und den Verzicht auf meterlange Regalböden, um Rechnungen in Aktenordnern zu archivieren. Durch die automatische Übernahme der Rechnungsdaten in die Finanzbuchführung und den Zahlungsverkehr vereinfachen sich außerdem die mit dem Rechnungsempfang verbundenen Prozesse. Damit seien Buchungs- und Zahlungsvorgänge mit ZUGFeRD insgesamt weniger fehleranfällig und schneller, so Bögerl. Zahlungsein- und -ausgänge sollen sich dadurch leichter kontrollieren lassen. So fallen im Alltagsgeschäft vor allem offene Rechnungsposten schneller ins Auge, womit die Liquidität des gesamten Betriebs verbessert wird.

Rechnungswesen vollständig elektronisch führen

Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender der Datev, sieht die ZUGFeRD-Rechnung als einen wichtigen Schritt, um es auch Handwerksbetrieben zu ermöglichen, ihr Rechnungswesen künftig vollständig elektronisch zu führen. Das Softwarehaus stellt – neben anderen Anbietern – Unternehmern Anwendungen für das Rechnungswesen und die ordnungsgemäße Archivierung von Belegen mit integrierter Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen zur Verfügung. Aber auch ohne externen Anbieter kann das Datenmodell ZUGFeRD in die unternehmenseigene Buchhaltungs- oder ERP-Software integriert werden, erklärt Carolin Klas vom Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Branchenübergreifender Standard

Der große Vorteil des neuen Rechnungsformats liegt außerdem darin, dass es einen branchenübergreifenden Standard schafft, der sich auf den Kern relevanter Rechnungsbestandteile konzentriert. Das heißt: Stimmt der Geschäftspartner oder Lieferant dem elektronischen Rechnungsversand zu, müssen Handwerksbetriebe sich mit ihrem Vertragspartner nicht mehr auf ein einheitliches technisches Format einigen bevor sie elektronische Rechnungen austauschen.

Da es sich eben um eine Variation des bekannten pdf-Formats handelt, können alle Systeme damit arbeiten, egal ob sie den Vorteil des automatischen Auslesens von Daten nutzen oder nicht.