Und wer macht den Papierkram?

Warum die E-Rechnung Handwerkern den Rücken und den Sonntag freihält.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special GründerNavi – für Gründer und junge Unternehmen

Wer heute ein Unternehmen im Handwerk gründet, kombiniert oft traditionelles Handwerk mit modernster Technik. Genau dieser Anspruch sollte auch für den kaufmännischen Bereich gelten, denn er ist eine wichtige Säule eines wachsenden Unternehmens. Durchgängige digitale Prozesse im Büro helfen, zügig für eine stabile Liquidität zu sorgen, rechtssicher Aufträge und Rechnungen abzuwickeln und sie sind einfach effizienter.

Pflicht und Chance zur Digitalisierung

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein, um kaufmännische Prozesse teilweise zu automatisieren – und sie ist in manchen Bereichen bereits Pflicht. In der Werkstatt, dem Studio oder der Backstube herrscht längst digitales Denken: Maschinensteuerung per App, 3D-Scanner statt Zollstock, präzise Planung per CAD. Doch im Büro landen Angebote und Rechnungen oft noch als Ausdruck im Papier-Ordner – oder als PDF-Anhang in der Mailbox. Spätestens seit Anfang 2025 ist klar: Diese Zeit geht zu Ende. Denn mit der E-Rechnung wird die Digitalisierung auch im kaufmännischen Bereich zur Pflicht.

"Es handelt sich um einen echten Paradigmen-Wechsel – die E-Rechnung ist nun vor dem Gesetz der Regelfall, die Papier-Rechnung die Ausnahme", erklärt Christian Goede-Diedering, Fachreferent bei DATEV. Zwar greifen die gesetzlichen Vorgaben zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung gestaffelt und erst einmal nur für das B2B-Geschäft – mit Übergangsfristen bis Ende 2027 –, doch Gründerinnen und Gründer sind gut beraten, das Thema gleich von Beginn an richtig anzugehen. Denn: Wer Prozesse von Anfang an digital aufsetzt, spart langfristig Zeit, Geld und Nerven – und hat die Chance auf einen Sonntag im Freien statt im Büro.

Christian Goede-Diedering, Fachreferent bei DATEV eG "Gerade in der Gründungsphase ist es wichtig, jemanden an der Seite zu haben, der nicht nur die steuerlichen Pflichten kennt, sondern auch beim Aufbau elektronischer kaufmännischer Prozesse unterstützt."

Weniger Aufwand, mehr Überblick

E-Rechnungen sind nicht nur rechtssicher, sondern vor allem eines: effizient. Sie bestehen aus strukturierten Datensätzen, die direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Aufwendige manuelle Eingaben entfallen. Das spart Kosten – vom Papier über Porto bis zum Archiv – und schafft Raum für das, worauf es beim Gründen wirklich ankommt: den Betrieb erfolgreich aufbauen. 

Doch Achtung: Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung genügt nicht den Anforderungen. E-Rechnungen müssen bestimmten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen, um vom System verarbeitet werden zu können. DATEV bietet dafür mit der E-Rechnungsplattform und Lösungen wie DATEV Unternehmen online bereits etablierte Werkzeuge an. Diese helfen dabei, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, freizugeben und revisionssicher zu archivieren – komplett digital und ganz gleich ob vom Büro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs.

Steuerberater als wichtige Unterstützung von Anfang an 

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung digitaler Prozesse ist die enge Zusammenarbeit mit einer Steuerberatungskanzlei. "Gerade in der Gründungsphase ist es wichtig, jemanden an der Seite zu haben, der nicht nur die steuerlichen Pflichten kennt, sondern auch beim Aufbau elektronischer kaufmännischer Prozesse unterstützt", sagt Goede-Diedering. Die Kanzleien arbeiten häufig auf DATEV-Systemen, was eine durchgängige digitale Kommunikation und Datenübermittlung bzw. -verarbeitung ermöglicht – ohne Medienbrüche oder manuelles Nacharbeiten. Meist haben deshalb die unterschiedlichen Standard-IT-Lösungen, die in vielen Branchen zum Einsatz kommen, Schnittstellen zu DATEV-Software. Welche Lösungen das sind, zeigt der DATEV-Marktplatz unter go.datev.de/marktplatz

Außerdem besonders praktisch: Mit DATEV Unternehmen online lassen sich Rechnungen einfach hochladen oder direkt erstellen, Zahlungen vorbereiten und Kontobewegungen im Blick behalten. Alle relevanten Daten landen automatisch in der DATEV-Cloud und stehen der Kanzlei sofort zur Verfügung. So kann sie frühzeitig steuerlich oder betriebswirtschaftlich beraten, wenn etwa der Umsatz von der Planung abweicht – oder sich Liquiditätsengpässe abzeichnen. Auch Künstliche Intelligenz kommt dabei im Hintergrund zum Einsatz.

Zukunft im Blick: Plattformen und Sicherheit 

Wer heute gründet, sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet sein. Ab 2030 ist mit einem digitalen Meldesystem für steuerlich relevante Rechnungsdaten zu rechnen. DATEV rüstet sich dafür mit der eigenen E-Rechnungsplattform, die perspektivisch auch das sogenannte Tax Reporting abdecken wird.

Ein weiterer Vorteil solcher Plattformen: Der Rechnungsaustausch erfolgt in einem geschützten Netzwerk wie TRAFFIQX, das höchste Sicherheitsstandards garantiert. Virenscans, Identitätsprüfungen und transparente Statusmeldungen sorgen für Vertrauen – und schützen vor Manipulationen, wie sie bei PDF-Rechnungen per E-Mail leider keine Seltenheit mehr sind. Fazit: Wer sein Büro digital organisiert, hat mehr Zeit für sein Handwerk.

Gründerinnen und Gründer im Handwerk zeigen, wie sich Tradition und Moderne perfekt ergänzen – in der Werkstatt, im Studio, in der Backstube wie im Büro. Wer früh auf digitale kaufmännische Prozesse und die E-Rechnung setzt, profitiert doppelt: gesetzeskonform und gleichzeitig effizienter. Mit der passenden Software, die mit dem Unternehmen wächst, und einer gut vernetzten Steuerberatungskanzlei wird aus der Pflicht eine echte Chance.

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Checkliste

Was kaufmännische IT-Lösungen für Handwerksbetriebe leisten müssen:

✔️ Gängige E-Rechnungsformate werden unterstützt und der Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern ist durchgängig digital möglich.

✔️ Sie sind testiert, zuverlässig und entsprechen den Grundsätzen Ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeitalter, den GoBD.

✔️ Datenschutz, Datensicherheit und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet – auch in der Cloud.

✔️ Betriebswirtschaftliche Auswertungen zeigen die aktuelle geschäftliche Entwicklung. Fehlentwicklungen lassen sich zeitnah erkennen.

✔️ Neue technische Möglichkeiten wie etwa KI werden den Anwendern dort zur Verfügung gestellt, wo sie Nutzen stiften.

✔️ Durchgängig digitale Prozesse senken den Verbrauch von Papier, Raumfläche, Energie und anderen Ressourcen.

Fazit

Rechtssicher: Die Pflicht zur E-Rechnung für B2B und B2G ist da und wird weiter ausgebaut. 

Praktisch: Durchgängig digitale kaufmännische Prozesse mit Geschäftspartnern, inklusive Steuerberatungskanzlei.

Aktuell: Stets Zugriff auf die aktuellen kaufmännischen Daten für Kanzlei und Betrieb, auch von unterwegs.

Professionell: Branchensoftware mit geprüfter Anbindung an DATEV-Lösungen über den DATEV-Marktplatz finden.

Weg vom Bauchgefühl: Unternehmerische Entscheidungen auf Basis belastbarer aktueller Daten fällen.

Freier Sonntag: Zusammenarbeit mit Steuerberaterin oder Steuerberater und effiziente digitale Prozesse sparen Zeit.

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