Künstliche Intelligenz und E-Rechnung verändern den Arbeitsalltag

Volker Edelhoff, Head of Growth Management für Central Europe bei Sage, über die Chancen der Digitalisierung für Handwerksbetriebe

Viele Betriebe suchen nach Lösungen für Fachkräftemangel, zunehmende Bürokratie und neue gesetzliche Vorgaben. Nicht zuletzt darum setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Technologien. Insbesondere die künstliche Intelligenz (KI) und die elektronische Rechnungsstellung versprechen Effizienzgewinne. In zahlreichen Handwerksbetrieben werden bereits heute KI-basierte Systeme eingesetzt, um zeitaufwändige Routinearbeiten zu automatisieren. Moderne Programme erkennen Belege wie Quittungen, Rechnungen oder Lieferscheine automatisch und ordnen sie der korrekten Buchung zu. Das manuelle Sortieren von Papierbelegen gehört damit vielerorts der Vergangenheit an. Durch die Automatisierung dieser Prozesse entsteht mehr Freiraum für die eigentlichen handwerklichen Tätigkeiten.

Präzisere Kalkulationen

Die Vorteile digitaler Lösungen zeigen sich auch bei der Projektkalkulation. Während viele Unternehmen Angebote noch per Hand oder mit einfachen Tabellen erstellen, ermöglichen moderne Programme eine automatische Auswertung von Kosten, Materialverbrauch und Arbeitszeiten. KI-basierte Software geht einen Schritt weiter, analysiert abgeschlossene Projekte und nutzt diese Daten, um realistische Preise und Zeitpläne für neue Aufträge vorzuschlagen. Dadurch werden Kalkulationen genauer, Margen können verbessert und Fehlerquellen reduziert werden.

E-Rechnung als neuer Standard

Ein weiteres zentrales Thema ist die Einführung der elektronischen Rechnung. Seit Anfang des Jahres ist die E-Rechnung auch für Handwerksbetriebe verpflichtend. Was zunächst nach zusätzlicher Bürokratie klingt, bringt klare Vorteile: Die automatisierte Erstellung, Prüfung und Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten beschleunigt Prozesse und sorgt für einen schnelleren Zahlungseingang. Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und minimiert Fehlerquellen. Digitale Assistenten, sogenannte "Copiloten", unterstützen die Verwaltung, indem sie Routineaufgaben automatisieren.

So können beispielsweise Angebote oder Rechnungen automatisch erstellt, Liquiditätsprognosen abgegeben, und Zahlungseingänge überwacht werden. Einige Systeme lassen sich heute bereits per Spracheingabe steuern – etwa um Rechnungen anzulegen, offene Posten abzurufen oder Zahlungseingänge zu prüfen. In Kombination mit integrierten Schnittstellen zu Buchhaltung und Projektverwaltung entsteht so ein reibungsloser Datenfluss. Gerade für kleinere Unternehmen bedeutet dies eine Entlastung bei der Büroarbeit und einen besseren Überblick über alle finanziellen Vorgänge.

Cloud-Lösungen bieten Flexibilität

Die zunehmende Verbreitung cloudbasierter Anwendungen ermöglicht es ferner, Kundendaten, Projektfortschritte und Rechnungen ortsunabhängig zu verwalten. Dadurch können viele administrative Aufgaben direkt am Ort der Tätigkeit erledigt werden, beispielsweise auf der Baustelle.

Digitale Innovationen sichern Wettbewerbsfähigkeit

Künstliche Intelligenz und die E-Rechnung können kein Ersatz für Fachkräfte sein, sondern fungieren als Werkzeuge zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung. Digitale Innovationen tragen dazu bei, den wachsenden Anforderungen im Handwerk gerecht zu werden und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Die Praxis zeigt, dass die Umstellung auf digitale Lösungen oft einfacher ist als zunächst angenommen und der Nutzen schnell spürbar wird.

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