KaI im Arbeitsalltag – Wie finden Sie Ihren KaI?

Im 15. Teil unserer KI-Serie gehen wir der Frage nach, wie sich ein Handwerksbetrieb auf die Suche nach dem passenden digitalen Assistenten machen kann.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI

Insgesamt sechs Schritte sind notwendig um KaI – Ihre digitale Assistenz – im Unternehmen sinnvoll einzusetzen:

1. Schritt | Beobachten | Analyse des IST-Zustandes
2. Schritt | Handlungsbedarf entdecken | Entwicklung einer Strategie
3. Schritt | Herausforderung formulieren | Auswahl geeigneter Lösungen
4. Schritt | Lösung identifizieren | Test der Lösungen und der Prozesse in Pilotprojekten
5. Schritt | Umsetzung | Implementierung und Nutzung im gesamten Betrieb
6. Schritt | Prozessmanagement | Skalierung und Weiterentwicklung

In dieser Folge beschäftigen wir uns mit den ersten drei Schritten.

Betriebliche Bestandsaufnahme

Zuerst einmal muss klar sein, wonach gesucht wird. Sie stellen ja auch keinen Fliesenleger ein, wenn Sie einen Dachdecker benötigen würden. Dafür bedarf es einer Bestandsaufnahme 

• zu den Abläufen im Unternehmen – den sogenannten Prozessen;
• der Hard- und Software, die zum Einsatz kommt – also die vorhandene Infrastruktur und die Möglichkeiten diese mit neuen Werkzeugen zu verbinden, sodass auch eine Durchgängigkeit der Daten sichergestellt wird;
• der Daten/Informationen, die für eine Arbeit notwendig sind, also den entsprechenden Fähigkeiten und Fertigkeiten für die Aufgaben, welche erledigt werden sollen.

Foto: © Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk

Diese Bestandausaufnahme sollte in einer einfachen Darstellung enden – wie zum Beispiel in der Grafik "Prozessschritte automatisierte Rechnungsprüfung" – dargestellt.

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Sechs W-Fragen

Bei der Erstellung gilt es die sechs "W-Fragen" zu beantworten: Wer macht wann, was, warum, wie und mit welchem Werkzeug? Es ist ratsam, diese Bestandsaufnahme im Team zu erstellen. Warum? Bei der Erstellung wird viel diskutiert. Durch diesen Austausch wird deutlich, was gut läuft beziehungsweise was schlecht läuft und welche Aufgaben die Mitarbeitenden besonders nerven. Erfahrungsgemäß sind dies Routineaufgaben, die leider häufig aus diesem Grund auch nicht mit der entsprechenden Sorgfalt erledigt werden, bei denen KaI aber wunderbar unterstützen kann.

Wenn Sie also einen Job für KaI im Augen haben, werden Sie im Austausch mit dem Team noch auf weitere Jobs stoßen oder feststellen, dass der angedachte doch nicht erforderlich ist oder eine geringere Priorität hat. Darüber hinaus werden die Herausforderungen, die bei der Umsetzung zu beachten sind, aufgedeckt. 

Überblick über Datenlage

Die Bestandsaufnahme ist abgeschlossen, wenn das Verständnis für die zu erledigende Aufgabe vorhanden ist, das heißt ein Überblick über alle Schritte, die im Rahmen der Aufgabe zur erledigen sind und die Aufgabe von KaI selbst, detailliert betrachtet wurde. Es steht fest, welche Herausforderungen gelöst werden sollen. Aber auch welche Daten verfügbar sind, denn das Wissen von KaI basiert auf Daten.

Diese Daten können aus dem eigenen Unternehmen kommen, wie zum Beispiel bei der Rechnungsprüfung durch KaI (Angebote oder Rahmenverträge von Lieferanten). Es muss geprüft werden, ob ausreichende Daten vorhanden sind, um KaI zu trainieren oder ob KaI mit der entsprechenden Kompetenz eingekauft werden kann. Die Qualität und Aktualität der Daten ist von großer Bedeutung. Je besser die Problemstellung verstanden wird, desto gezielter kann KaI ausgewählt und getestet werden.

KI-Serie und Anwendungsbeispiele Alle Teile der KI-Serie finden Sie in unserem Themen-Special "Künstliche Intelligenz im Handwerk – eine Assistenz namens KaI". Darüber hinaus gibt es auf handwerksblatt.de weitere Beiträge über KI, beispielsweise die Online-Artikel "Eine mächtig schlaue Art zu kommunizieren" über die Voicemail-App mit KI-Chatbot des Start-ups "meiti", "KI – so profitieren Handwerker im Betriebsalltag" oder "ChatGPT: Mit KI Zeit und Geld sparen" aus dem Themen-Special "Digitales Handwerk". 

Entwicklung einer Strategie

Foto: © Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk

Hinsichtlich der Auswahl würde ich gern einen kleinen Blick zurück auf die verschiedenen Anwendungsbereiche (siehe Grafik  "Anwendungsbereiche KaI kann") werfen. KaI kann Bilder und Audios verarbeiten, kreativ sein, Analysen und Prognosen erstellen, sowie Optimierungen vorschlagen. Aber auch Roboter oder Systeme steuern, wie zum Beispiel beim autonomen Fahren. Welche dieser Kompetenzen sollen zum Einsatz kommen? Dies ist die erste Frage, die es bei der Auswahl zu beantworten gilt. Die Antwort basiert auf den Anforderungen, die an KaI gestellt werden. Gern wird hier von einem Anforderungskatalog gesprochen.

Formulierung der Zielkriterien

Nun geht es in die Auswahl möglicher Umsetzungen. Darüber hinaus müssen Erfolgs- oder Zielkriterien definiert werden, die es ermöglichen, den Erfolg oder Misserfolg auszuwerten. Bei der Formulierung der Zielkriterien, so dass aus diesen auch ein Erfolg oder Misserfolg abgelesen werden kann, ist der Ansatz der SMART-Technologie hilfreich. SMART steht dafür, dass die Kriterien spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminierbar sind. Was genau dahinter steckt ergibt sich aus den Kontrollfragen, die im Folgenden dargestellt werden:

• Spezifisch: Was genau soll erreicht werden? Welche Eigenschaften werden angestrebt? Wo soll das Ziel erreicht werden? Wer ist beteiligt?
• Messbar: Woran kann die Zielerreichung gemessen werden? Wieviel genau? Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?
• Angemessen: Wirkt das Ziel motivierend? Wird es von den Beteiligten akzeptiert? Ist es aktiv durch das Projekt erreichbar?
• Realistisch: Ist das gewünschte Ziel im Rahmen des Projektes erreichbar? Ist das machbar?
• Terminierbar: Bis wann soll das Ziel erreicht werden? In welchem Zeitrahmen soll das Ziel erreicht werden? Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Hier noch ein Beispiel zur Formulierung der Ziele für die Herausforderung, dass wahnsinnig viele Kundenanfragen mit einfachen Fragen eingehen, die den täglichen Ablauf massiv stören. "Ziel: Implementierung eines KI-Chatbots auf der Website, um einfache Kundenanfragen zu beantworten. Reduzierung der Antwortzeit um 70 % und Senkung der Störungen um 50 % innerhalb des ersten Jahres. Zu einfache Kundenanfragen beziehen sich auf die Öffnungszeiten, … ."

Kriterienkatalog zur Implementierung

Gerade bei der Implementierung von KaI – der Assistenz mit künstlicher Intelligenz – im Unternehmen müssen Kriterien hinsichtlich der technischen Machbarkeit formuliert werden, wie zum Beispiel, welche Art von KI-Modellen sinnvoll und ob die erforderlichen IT-Ressourcen vorhanden sind, um KaI einzusetzen. Aber auch die Kosten-Nutzen-Analyse muss berücksichtigt werden. Dazu sollten die Kosten für die Entwicklung und Implementierung von KaI durch einen unabhängigen Experten abgeschätzt und dem Nutzen gegenübergestellt werden. Und ganz wichtig ist die Prüfung der rechtlichen und ethischen Aspekte beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Wichtige Stichworte sind Datenschutz, Transparenz und Fairness. Darüber hinaus ist zu prüfen, wie der Einsatz von KaI sich auf die bestehenden Arbeitsprozesse und die Mitarbeitenden auswirkt. Das umfasst unter anderem die Planung von Schulungen und Maßnahmen im Bereich des Veränderungsmanagements.

In diesem Beitrag haben wir uns die Schritte 1 bis 3 angeschaut. In der Folge 16 unserer KI-Serie betrachten wir die Schritte 4 bis 6. Darin geht es darum, wie der Bewerbungsprozess und die Einstellung von KaI abläuft und wie wir KaI weiter qualifizieren.

Die Autorin ist Mitarbeiterin des vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk. Es unterstützt Handwerksbetriebe und Handwerksorganisationen seit 2016 dabei, die Chancen digitaler Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle zu nutzen – kostenfrei, anbieterneutral und deutschlandweit. Seit 2024 liegt ein besonderer Fokus auf künstlicher Intelligenz.

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