Webkonferenz effizient gestalten

Die Teilnahme an und Durchführung von Online-Meetings müssen oftmals in Windeseile gelernt werden. Ein paar Tipps.

Die Einsatzmöglichkeiten digitaler Besprechungsvarianten sind sehr vielfältig. So werden zum Beispiel Besprechungen mit Mitarbeitern im Homeoffice oder aber Meetings mit Kunden und Lieferanten online durchgeführt. Dabei beschränken sich die Funktionen nicht nur auf den visuellen (Video) und akustischen (Sprache/Audio) Austausch. Vielmehr gehört das gemeinsame und gleichzeitige Sichten von Dokumenten und die Arbeit daran zu einer der wichtigsten Merkmale von Onlinekonferenzen. Damit eine Onlinekonferenz auch gelingt und ein positives Ergebnis nach sich zieht, sollten einige Regeln beachtet werden.

Regeln für die gelungene Onlinekonferenz

Als wichtigste technische Voraussetzung ist eine stabile und ausreichend gute Internetverbindung absolut notwendig. Des Weiteren benötigt man mindestens ein internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet, Handy etcetera) mit einem Lautsprecher und einem Mikrofon. Eine Webcam ist zwar nicht zwingend erforderlich, die Nutzung ist aber für ein gutes und erfolgreiches Online-Meeting sehr empfehlenswert. Ebenfalls zu empfehlen ist die Nutzung eines Headsets, da hierdurch in der Regel störende Rückkoppelungen vermieden werden und die Sprachqualität verbessert wird. Kopfhörer im Ohr ("In Ear") mit integriertem Mikrofon, wie man diese zum Beispiel von der Nutzung mit Smartphones kennt, erfüllen denselben Zweck. Damit bei einem Online-Meeting nicht nur "ein guter Ton herrscht", sondern auch alle Teilnehmer "in das richtige Licht gerückt" werden, sollte eine Beleuchtung zielgerichtet verwendet werden. Ideales Licht kommt von schräg oben vorne und schmeichelt dem Teilnehmer. Vermieden werden sollte unbedingt eine Lichtquelle von hinten, wie sie häufig zu finden ist, wenn der Teilnehmer ein Fenster im Rücken hat. Der Hintergrund sollte Ruhe ausstrahlen.

Verhalten der Teilnehmer ist wichtig

Ein weiterer wesentlicher Faktor für das Gelingen eines Online-Meetings ist die gute Organisation seitens des Veranstalters oder Durchführers sowie das Verhalten der Teilnehmer. So sollte es auch für ein Online-Meeting eine Tagesordnung sowie einen zeitlichen Rahmen geben, der für das Meeting angesetzt wird. Alle Teilnehmer sollten sich rechtzeitig mit der Technik vertraut machen und den virtuellen Konferenzraum pünktlich betreten. Je größer die Teilnehmerzahl, desto größer ist die Gefahr einer unorganisierten Kommunikation. Deshalb sollten für jedes Online-Meeting Regeln abgesprochen werden. So müssen sich die Teilnehmer entweder digital ("Chat" oder "Handzeichen"-Funktion) oder aber durch Handzeichen (im Video-Bild) zu Wort melden. Der Sitzungsleiter steuert die Kommunikation und erteilt den jeweiligen Teilnehmern das Wort. Um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden, sollten die Mikrofone der jeweils nicht aktiv sprechenden Teilnehmer stummgeschaltet sein. Bei Konferenzen mit Webcam bleiben diese idealerweise während der gesamten Sitzung permanent angeschaltet. Lediglich in besonderen Ausnahmefällen, wie einer unerwarteten Störung, die nicht jeder Meeting-Teilnehmer mitbekommen soll, kann die Kamera kurz ausgeschaltet werden. Es muss jedoch bereits im Vorfeld von allen Teilnehmern Vorsorge getroffen werden, dass Störungen – soweit absehbar - vermieden werden. Hierzu zählt auch die Stummschaltung des Telefons.

Augenkontakt ist wichtig

Auch in Online-Meetings ist der Augenkontakt zwischen den Beteiligten besonders wichtig und wertvoll. Erfahrungsgemäß ist das für die Teilnehmer besonders schwierig. Auch wenn es sehr gewöhnungsbedürftig ist, sollte darauf geachtet, dass man möglichst häufig direkt in die Kamera schaut. Ergänzend hierzu spielt die Position der Kamera eine wichtige Rolle. Viele mobile Endgeräte verfügen über eine eingebaute Webcam, die am oberen Rand des Bildschirms installiert ist. Somit wird das Bild normalerweise von schräg unten aufgenommen, was nicht immer vorteilhaft ist. Um das zu vermeiden, kann das Notebook etwas erhöht platziert werden. Ein dickes Buch leistet dafür wertvolle Dienst.

Sodann steht einer gelungenen ‚digitalen Kommunikation‘ nichts mehr im Weg.

 

Kontakt Fragen beantworten bei der Handwerkskammer Norbert Speier, Tel.: 0209/3807722, Mobil: 0151/42555267, und Martin Hellmich, Tel.: 0209/3807731

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