Wem gehören die Unterlagen?

Auftraggeber machen ihre Zahlung manchmal davon abhängig, dass der Unternehmer die Bau- und Arbeitsunterlagen herausgibt – oft zu Unrecht.

Unterlagen, Bau
Welche Akten müssen herausgegeben werden? Foto: © ginasanders/123RF.com

Das kommt nicht selten vor: Nach getaner Arbeit verweigert der Kunde die Zahlung, bis er bestimmter Bau- und Arbeitsunterlagen vom Auftragnehmer bekommt. Dann taucht die grundsätzliche Frage auf: Müssen Unternehmer ihre Unterlagen herausgeben – und wenn ja, welche? Wurde hierzu, wie so oft, vertraglich keine Vereinbarung getroffen, greifen eigentlich die gesetzlichen Bestimmungen. Eigentlich! Denn das Gesetz klärt diese Frage nicht oder nur sehr unzureichend.

Unterlagen über die erbrachten Bauleistungen:
Eine Pflicht zur Herausgabe von Bauunterlagen kann sich, neben vertraglichen Vereinbarungen, unter anderem auch aus DIN-Normen und/ oder allgemein anerkannten Regeln der Technik ergeben. So schreibt beispielsweise die DIN 68800-3:2012-02 vor, dass für sämtliche Holzmaterialien, die mit Holzschutzmitteln behandelt wurden, eine Bescheinigung über die ausgeführten Holzschutzmaßnahmen erstellt werden muss. Diese Bescheinigung muss der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch übergeben. Versäumt er dies, kann der Kunde solange den Werklohn zurückhalten.
Eine weitere Pflicht kann auch aus öffentlich-rechtlichen Vorschriften folgen: Ein Bauunternehmer, der Abbrucharbeiten ausführt, muss dem Auftragnehmer die Unterlagen herausgeben, mit denen dieser den Entsorgungsnachweis treffen kann. Verweigert der Auftragnehmer die Herausgabe, steht dem Auftragnehmer ein Zurückbehaltungsrecht an dem Werklohn zu.

Achtung: Die ab 1. Januar 2018 geltenden Neureglungen zum Baurecht ändern hieran nichts!

Arbeitsunterlagen und Mindestlohn:
Für die Einhaltung der Regelungen zum Mindestlohn, egal ob gesetzlich oder tarifvertraglich, müssen im Zweifel auch Handwerksbetriebe als Auftraggeber geradestehen. Im Baubereich kommt gegebenenfalls auch eine Haftung für die Sozialversicherungsbeiträge, die Beiträge zur Bau-Sozialkasse sowie der Beiträge zur Unfallversicherung hinzu.

Wegen der Strafen bei Verstößen sind diese Unterlagen besonders wichtig. Es stellt sich die Frage, ob der Auftraggeber diejenigen Unterlagen heraus verlangen kann, aus denen sich die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitgeberzahlungen ergibt. Das Gesetz kennt keine solche Herausgabepflicht! Das heißt: Der Auftragnehmer muss etwa Bescheinigungen der Sozialversicherung, der Berufsgenossenschaft oder sonstiger Stellen nicht herausgeben. Das gilt gleichermaßen für Kontoauszüge oder Banküberweisungen, aus denen die Zahlung von Löhnen und Gehältern an die Beschäftigten zu erkennen ist. Etwas anderes gilt allerdings dann, wenn hierüber vertragliche Vereinbarungen getroffen wurden. Ohne solche Individualvereinbarungen bleibt es aber dabei: keine Herausgabepflicht des Auftragnehmers und folglich auch kein Zurückbehaltungsrecht des Auftraggebers!

Übrigens: Eine solche Pflicht zur Herausgabe folgt auch nicht aus einer sogenannten vertraglichen Nebenpflicht, die jedem Vertrag automatisch innewohnt. Nach Ansicht der Rechtsprechung sind die Vertragspartner zwar auch ohne ausdrückliche Regelung (neben-) vertraglich dazu verpflichtet, dem anderen keinen Schaden zuzufügen und dessen Interessen zu berücksichtigen. Auf den Mindestlohn bezogen heißt das, dass alle Zahlungen zu leisten und Dokumentationen vorzunehmen sind, sodass der Auftraggeber keinen Regress- und Schadensersatzansprüchen ausgesetzt ist. Diese Nebenpflicht begründet aber keinen allgemeinen Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen. Erst wenn ganz konkrete Anhaltspunkte auf die Missachtung der Vorgaben bestehen, kann unter Umständen eine Herausgabepflicht anzunehmen sein. Das ist aber vom Einzelfall abhängig. Achtung: Eine uneingeschränkte Pflicht zur Herausgabe sollte man nicht in Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterbringen! Denn diese kann unwirksam sein und so Schadensersatz begründen sowie kostenpflichtige Abmahnungen nach sich ziehen.

Praxistipp: Auftragnehmer und Auftraggeber sollten bereits vertraglich regeln, ob und wenn ja, welche Unterlagen in welchem Umfang zu welcher Zeit zu übergeben sind. Das betrifft sowohl Bau- als auch Arbeitsunterlagen. Vor allem die Auftraggeberhaftung, die seit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes besonders stark diskutiert wird, als auch die Sicherstellung der vollständigen Zahlung sollten Anlass genug sein, von Anfang an klare Regelungen zu treffen. Verlässt man sich in diesem Bereich auf gesetzliche Regelungen, ist man ganz schnell verlassen!

 

Autorin: Anna Rehfeldt, LL.M, Rechtsanwältin in Berlin

 

 Foto: © ginasanders/123RF.com

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