Dachdeckermeister Simon Pape gibt seine Zeiten in 123 erfasst ein. (Foto: © Timo Lutz)
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Arbeitszeit erfassen - aber wie? - Themen-Specials
Februar 2022
Was in der Vergangenheit Stundenzettel leisteten, schaffen heute digitale Lösungen – und noch mehr.
Für Projekt- und Lohnabrechnungen sind Stundenerfassungen unerlässlich. Was in der Vergangenheit Stundenzettel leisteten, schaffen heute digitale Lösungen – und noch mehr. Das Dachdeckerunternehmen Prange aus dem sauerländischen Brilon setzt seit 2021 die Zeiterfassungssoftware 123 erfasst ein und konnte damit endlich die manuellen Stundenzettel abschaffen.
Seit inzwischen drei Generationen beschäftigt sich das Dachdeckerunternehmen aus dem sauerländischen Brilon mit der handwerklichen Eindeckung von Schieferdächern. Von einem ursprünglich regional tätigen kleinen Handwerksunternehmen hat sich der Betrieb seit der Gründung im Jahre 1920 zu einem überregional gefragten Partner entwickelt und beschäftigt mittlerweile 35 Mitarbeiter. Darüber hinaus bietet die Prange GmbH mit ihrer Klempnerabteilung die ideale Ergänzung zur Lösung schwieriger Details in Metall sowie die Eindeckung von Metalldächern und Kirchtürmen. Liegt mit 75 Prozent der Schwerpunkt des Umsatzes in der Umdeckung schiefergedeckter Gebäude, so fallen die restlichen 25 Prozent auf die Eindeckung von Metalldächern. 2021 war es dann so weit: Wurden bislang die von den Mitarbeitern manuell erfassten Stundenzettel zur Weiterverarbeitung an die Lohnabteilung gegeben, erfolgte nun der Umstieg auf die digitale, mobile Zeiterfassung.
In den ersten sechs Wochen testete Dachdeckermeister und Geschäftsführer Benedikt Egert mit sechs ausgewählten Mitarbeitern die Software. Nach erfolgreichem Abschluss wollte man alle Mitarbeiter mit Smartphones ausstatten, auf denen die App installiert werden sollte. Egert dazu: "Allerdings hatten die Kollegen alle schon ein Smartphone und wollten kein zweites. Daher läuft die 123erfasst-App jetzt auf den privaten Handys und wir beteiligen uns an den Kosten. Damit sind alle äußerst zufrieden." Das Einführungskonzept sah nach der Testphase ein zweigleisiges Vorgehen vor. Alle gewerblichen Mitarbeiter gaben die Stunden in der 123erfasst-App ein und erfassten diese gleichzeitig weiterhin manuell auf Stundenzetteln. Durch den Vergleich der beiden Methoden konnten Bedienungsfehler und Unklarheiten schnell erkannt und behoben werden, so dass ab Mai auf die handschriftliche Erfassung verzichtet werden konnte.
Morgens loggen sich die Dachdecker bei Arbeitsbeginn in 123erfasst ein, einer Software für Zeiterfassung, und das unabhängig davon, ob sie auf einer Baustelle in der Nähe des Firmensitzes arbeiten oder auf einer Montagebaustelle. Sie melden sich an der Baustelle an und buchen ihre Anwesenheitszeit. Das System ordnet daraufhin die Zeiten der entsprechenden Baustelle zu. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und um GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt 123erfasst per Funk an die Lohnbuchhaltung. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, kann der Anwender die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, überträgt die App die erfassten Daten automatisch auf den Server.
Die Einsatzplanung erledigt Geschäftsführer Egert vom Büro aus. Zwecks Zuweisung zieht er einfach per Drag-and-Drop den entsprechenden Mitarbeiter auf die jeweilige Baustelle. Im System sind auch Urlaubszeiten, Fortbildungen und spezielle Regelungen zur Arbeitszeit berücksichtigt – so arbeiten die Mitarbeiter auf den Montagebaustellen von montags bis donnerstags, und das jeweils bis 19 Uhr abends, während für die anderen eine Fünf-Tage-Woche hinterlegt ist. Auf diese Weise behält Benedikt Egert immer den Überblick, denn er sieht auf einen Blick, wie die Mitarbeiter auf den Baustellen verplant sind. Und der Dachdecker sieht auf seinem Smartphone, wann er wo eingeplant ist.
Musste Egert früher mit den Kollegen telefonisch oder per WhatsApp Kontakt aufnehmen, so entfällt dieses zeitfressende Unterfangen heute. Denn jetzt nutzt Prange den kostenlosen Baustellenchat in 123erfasst, um sich mit den Kollegen ohne rechtliche Bedenken formlos und schnell austauschen zu können. Beim Erstellen einer Baustelle in 123erfasst legt das System automatisch die Chat-Gruppe für die Baustelle an. Zugriff darauf hat jeder Mitarbeiter, der dieser Baustelle zugeordnet ist. Die Chatverläufe stehen Benedikt Egert dann auch fernab von der jeweiligen Baustelle sofort zur Verfügung, sogar wenn das Bauprojekt bereits abgeschlossen ist.
Die Fotodokumentation ist neben der Zeiterfassung und der Disposition bisher die am meisten genutzte Funktionalität des Programms, denn damit kann Prange die Abläufe auf der Baustelle dokumentieren. Auch können die Dachdecker Angaben zum Baufortschritt sowie weitere Bemerkungen und Notizen in die App eingeben und über Suchfunktionen auf Einträge bestimmter Tage oder Notizen zugreifen. Darüber hinaus sind die Wetterdaten, die von 123erfasst mit Zeitpunkt und GPS-Koordinaten erfasst werden, hinterlegt.
Die Vorteile ergeben sich für Prange durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat. Auch entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Smartphone abfragen können. Für den Polier, aber auch für den Geschäftsführer Benedikt Egert ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter dort ausführt, welcher Auszubildende wann Berufsschule hat und somit nicht auf der Baustelle eingeplant werden kann. Benedikt Egert erklärt: "Jeder Kollege sieht, welcher Baustelle er zugeteilt ist und mit welchen Kollegen er arbeiten wird. Somit bedeutet der Einsatz von 123erfasst für uns eine bessere Übersicht sowie eine bedeutende Zeitersparnis. Darüber hinaus gewinnen wir Erkenntnisse für die Kalkulation neuer Projekte."
Link Hier geht es zum Internetauftritt von 123 rfasst.de.
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