E-Fahrtenbuch: Ein Stecker übernimmt die Verwaltung

Einfach fahren und die Daten sammeln sich automatisch in der Verwaltung: Das ermöglicht der Berliner Flottenmanagement-Anbieter Vimcar mit seinem elektronischen Fahrtenbuch.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Flottenmanagement: So organisieren Sie Ihren Fuhrpark!

Ein bisschen Fummelarbeit ist notwendig. Schließlich gilt es, einen kleinen Stick an die On-Board-Diagnose-Schnittstelle des Fahrzeugs anzuschließen. Der ist meist unter dem Armaturenbrett auf der Fahrerseite zu finden. Also sich etwas verbiegen, den Anschluss suchen und dann den Stick anschließen. Doch nach dieser schweißtreibenden Arbeit ist alles Weitere ganz einfach. Per App muss sich der Fahrer mit seinen persönlichen Daten anmelden – und fertig ist das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar.

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Full-Service-Lösung für das Fuhrparkmanagement

Rund 40.000 Nutzer hat Vimcar seit seiner Gründung 2014 gesammelt, darunter auch Großkunden wie den Versicherungskonzern Allianz, den Online-Händler Zalando oder, als Kooperationspartner, die Elektronikkette Media Markt. Allerdings versteht sich das Berliner Unternehmen als Anbieter einer professionellen Full-Service-Lösung für das Fuhrparkmanagement kleiner und mittelständischer Betriebe, so Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.

Die Software ist unkompliziert und schnell einsetzbar und macht Schluss mit dem Papierkram. Der Stecker im Fahrzeug ist mit einer eigenen SIM-Karte und einem GPS-Modul ausgestattet. So kann der Stecker jede Fahrt automatisch aufzeichnen und exakt eintragen. Den Kilometerstand muss der Nutzer nur mit seiner ersten Anmeldung eingeben, alle weiteren Einträge erledigt die Software automatisch. Die Daten werden lückenlos erfasst und stehen sofort für die eigene Verwaltung und das Finanzamt elektronisch bereit.

Zusätzliche Module je nach Bedarf

Wer einen größeren Fuhrpark hat, kann auch weitere Module als nur das klassische Fahrtenbuch "Vimcar Fleet" dazunehmen. "In unsere Software sind weitere zahlreiche praxisrelevante Funktionen integriert", so Schneider. "Sie reichen von der Kostenevaluation und der Fahrzeugbuchung über die automatische Führerscheinkontrolle und die Tankkartenverwaltung bis hin zum Leasingvertrags-Management."

Unternehmen wie die Hausverwaltung Maior Domus mit Standorten in mehreren Bundesländern nutzen zum Beispiel das Modul "Vimcar Booking", weil sich viele Mitarbeiter bei Bedarf aus dem Fahrzeugpool bedienen dürfen. So regelt die Software automatisch, wer gerade das Fahrzeug nutzt, und alles ist buchhalterisch korrekt eingetragen.

Zeitersparnis durch weniger Verwaltung

Der entscheidende Vorteil eines digitalisierten Fahrtenbuches ist die Zeitersparnis. Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) sind es mehr als acht Stunden wöchentlich, die ein Betrieb durchschnittlich für die Fuhrparkverwaltung aufwendet. Im Handwerk ist es in der Regel der Betriebsinhaber selbst, der die Verwaltung seines Fuhrparks managt:

Buchung und Zuweisung der Fahrzeuge, Fahrtenbuchkontrolle und natürlich die Archivierung der Belege, also von der Tankquittung über die Wartungs- bis hin zur Reparaturrechnung. Hinzu kommen noch aufwendige Verwaltungsarbeiten wie das Handling von Leasing- oder Kaufverträgen, die vorgeschriebenen Führerscheinkontrollen und die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). Letztere fallen übrigens bei jedem gewerblich genutzten Fahrzeug jährlich an – und werden oft übersehen.

"Jeder von uns ist beruflich mehr als 30.000 Kilometer pro Jahr zu Baustellen unterwegs", sagt Joachim Bettermann, Chef der "eco+architekten" aus Aiching. "Da kommt einiges an administrativem Aufwand zusammen." Seit dem Umstieg auf das digitale Firmenwagen-Management hat sich Bettermanns Zeitaufwand für die Fuhrpark-Verwaltung auf zehn Minuten
am Tag reduziert.

So funktioniert Vimcar

• Digitales Fahrtenbuch: Ein einfacher Stecker in der standardisierten OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs erfasst über eine integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul die notwendigen Daten, die dann über eine Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar sind. Mit einem Mausklick lassen sich die Daten und Nachweise für die Verwaltung und die Finanzbehörden exportieren.
• Einfache Buchung und Routenoptimierung: Anwender erhalten einen Überblick über sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte: Man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmenwagen noch verfügbar sind.
• Intelligentes Vertragsmanagement: Die Software informiert Anwender automatisch über Fristen wie auslaufende Leasingverträge. Zudem werden sämtliche fuhrparkrelevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert.
• Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen - mit modernen Flottenlösungen sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, was die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht.
• Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch erfasst und dem richtigen Fahrer zugeordnet. Zugleich lassen sich so sämtliche verbrauchsbedingten Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt.
• Automatische Führerscheinkontrolle: Das System "Vimcar Fleet" ermöglicht die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID - dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle.
• Unfallverhütungsvorschriften: Die Unfallverhütungs-Vorschrift (UVV) schreibt Unternehmen vor, gewerblich genutzte Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand zu überprüfen. Eine digitale Fuhrpark-Software erinnert den Halter regelmäßig an die Kontrollen und liefert Formulare zur ordnungsgemäßen Dokumentation und zur vorgeschriebenen Fahrerunterweisung.
• Bewegungsmelder: Individualisierbare Zeitfenster und zulässige Areale (Geo-Fences) für die erlaubte Nutzung des Firmenwagens durch den Fahrer schaffen Sicherheit und erhöhen die Effizienz.