Aufbewahrungsfristen: Das kann 2023 weg

Watt fot es es fott. Artikel 4 des Rheinischen Grundgesetzes bringt es auf den Punkt: Sind Geschäftsunterlagen einmal im Reißwolf, kann man sie nicht mehr retten. Wir erklären, welche Unterlagen 2023 vernichtet werden dürfen und was man besser noch aufhebt.

Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlage gemacht wurden oder in dem die Unterlage erstellt wurde.

Die Bundesregierung plant, dass Betriebe Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre lang archivieren müssen. Steuerberater begrüßen den Plan des Bundesfinanzministeriums, die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Dieser Punkt ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes, das momentan im Vermittlungsausschuss zwischen dem Bund und den Ländern hängt. Deshalb gelten aktuell noch diese Fristen: 

Diese Unterlagen können 2023 vernichtet werden

• Buchführungsunterlagen aus 2012 und aus früheren Jahren, Aufzeichnungen und Inventare, die bis zum 31.12.2012 aufgestellt worden sind,
• Registrierkassen: Insbesondere die Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen von elektronischen Registrierkassen oder EC-Kassen müssen täglich aufgezeichnet und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) archiviert werden. Kassenberichte mit letzten Eintragungen aus 2012 können also weg.
• Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2012 oder früher erfolgt ist.
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2012 oder davor aufgestellt worden sind.
• Buchungsbelege aus dem Jahre 2012 oder früher.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2016 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2016 oder davor. Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten

Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden?

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
• zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Mindestlohn dokumentieren

Arbeitgeber müssen dokumentieren, dass sie den gesetzlichen Mindestlohn einhalten. "Die Unterlagen, die nötig sind, damit der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die Mindestlohnbestimmungen einhält, müssen über die gesamte Beschäftigungsdauer, mindestens aber für die Dauer von zwei Jahren, bereitgehalten werden", darauf macht die Techniker Krankenkasse (TK) aufmerksam.

Systemwechsel der Steuersoftware

Nach einem Systemwechsel der Steuersoftware oder einer Datenauslagerung müssen Unternehmen die alten Programme nicht mehr zehn Jahre aufbewahren, sondern nur noch fünf Jahre. Danach müssen sie die Steuerunterlagen lediglich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger speichern.  

Die Regelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 begonnen hat.

Fristen gibt es auch für Lohn- und Gehaltsunterlagen

Für Lohn- und Gehaltsunterlagen bestehen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Die Sechs-Jahres-Frist gilt unter anderem für Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher.

Sind die Lohnunterlagen auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung, dürfen diese erst nach zehn Jahren gelöscht werden. Außerdem gibt es Aufbewahrungsfristen für die Arbeitszeitdokumentation.

Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, müssen Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.

Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Handwerkerrechnungen müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren um nachzuweisen, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt. Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten sogar fünf Jahre lang archiviert werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen über Bauleistungen, Reparaturen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten und Reinigungsarbeiten.

Lebenslange Aufbewahrung 

Bestimmte Unterlagen sollten Privatpersonen unbegrenzt aufbewahren. Laut Techniker Krankenkasse (TK) gehören dazu:

• Unterlagen zur Rentenberechnung sowie die dazu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
• ärztliche Gutachten
• Ausbildungsurkunden
• Abschlusszeugnisse
• Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Taufschein

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