Betriebsmittelverwaltungs-App für Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge

Hand aufs Herz: Wer weiß schon genau, wo seine Werkzeuge und Maschinen sind, wer sie benutzt und wann sie gewartet werden müssten? Timly will die Betriebsmittelverwaltung  mit seiner App erleichtern. Zu den Kunden gehören vor allem Handwerker.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Neue Werkzeuge für das Handwerk

"Viele Unternehmen verwalten ihr Inventar oder ihre Betriebsmittel immer noch mit Excel oder mit einer Magnettafel. Dabei kann eine digitale, automatisierte Lösung ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen", ist Philipp Baumann überzeugt. Der gelernte Betriebsökonom und IT-Autodidakt hat 2020 gemeinsam mit Fitim Mehmeti "Timly" gegründet. Die digitale Inventarverwaltung des Schweizer Start-ups ist eine cloudbasierte Anwendung. Die Nutzer greifen über den Internetbrowser des Computers oder über den Browser auf einem mobilen Endgerät darauf zu.

So funktioniert Timly

Die Etiketten zur Inventarisierung der Betriebsmittel stellt Timly seinen Kunden zur Verfügung. Sie können aufgeklebt, genietet oder an einer Schlaufe befestigt werden. Foto: © Timly Software AG

Zunächst muss das Inventar in die App von Timly eingepflegt werden. Wer die Liste der Betriebsmittel bereits als Excel- oder CSV-Datei vorliegen hat, kann sie in das Programm importieren. "Jedes erfasste Objekt erhält einen eindeutigen Barcode mit Nummer und kann damit eindeutig identifiziert werden", erklärt Philipp Baumann.

Die Barcodes werden in unterschiedlichen Ausführungen und Befestigungsformen angeboten, sodass sie entweder aufgeklebt, angenietet oder mit Schlaufe an Werkzeuge und Geräte angebracht werden können. Der Kunde kann zwischen unterschiedlichen Etiketten wählen, die ihm Timly – auch mit dem eigenen Branding versehen – zur Verfügung stellt. Die kleinste Abmessung des Etiketts liegt bei 2,5 mal 4 Zentimetern.

Zuweisung der Betriebsmittel an die Nutzer

Werkzeuge, Maschinen oder persönliche Schutzausrüstung kann einem Nutzer eindeutig zugeordnet und mit der GPS-Funktion des Smartphones geortet werden. Foto: © Timly Software AG

Sobald die Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge oder persönliche Schutzausrüstung im Programm erfasst sind, können der Materialverwalter oder der Disponent sie einem Mitarbeiter oder einem Objekt zuweisen. Bei der direkten Entnahme aus dem Lager scannen die Mitarbeiter den QR-Code über die App auf ihrem Smartphone oder Tablet ein und buchen das ausgewählte Material auf ihr Konto.

Haben die Betriebsmittel ihren Abnehmer gefunden, lassen sie sich über die GPS-Funktion des Smartphones auch orten.

Informationen hinterlegen, Wartungen planen  

In der Timly-App können viele Informationen über die Betriebsmittel wie etwa der Hersteller, das Handbuch oder der Wartungstermin hinterlegt werden. Foto: © Timly Software AG

In die Inventarverwaltungs-App können verschiedene Informationen wie beispielsweise Hersteller, Marke, Seriennummer oder Kaufpreis eintragen werden. Allerdings lassen sich auch Handbücher, Verweise auf vorhandenes Zubehör, Service-Kontakte, Wartungstermine oder Prüfzertifikate hinterlegen.

"Da man alle Daten zusammen hat, kann man etwa bei einer Kontrolle der Berufsgenossenschaft alles sauber dokumentieren", erklärt Philipp Baumann, der die Applikation ursprünglich zur Dokumentation von Zertifizierungen für ein mittelständisches Bauunternehmen aus der Nähe von Mainz entwickelt hat.

Ist ein Werkzeug abgenutzt, defekt oder abhandengekommen, kann dies ebenfalls vermerkt werden. Will ein Mitarbeiter ein kaputtes oder nicht gewartetes Werkzeug mitnehmen, warnt ihn das System.  

Der Wartungsplaner sorgt dafür, dass die Materialverantwortlichen rechtzeitig informiert und die notwendigen Wartungs- und Prüffristen eingehalten werden. 

Benutzerfreundliche Handhabung

Foto: © Timly Software AG

"Wir haben alles daran gesetzt, die Software möglichst einfach und benutzerfreundlich zu gestalten", stellt Philipp Baumann fest. Um den Anwendern die Arbeit zu erleichtern, habe man die Applikation laufend auf deren Prozesse hin optimiert. So aktualisieren sich die Daten automatisch lediglich durch das Scannen und wenigen Klicks. 

Ein weiterer positiver Effekt der digitalen Betriebsmittelverwaltung: Der Einsatz einer solchen App steigert das Verantwortungsbewusstsein der Beschäftigten. "Plötzlich ist transparent, wer ein Werkzeug wo zuletzt benutzt hat. Die Mitarbeiter gehen achtsamer damit um. Mängel werden von ihnen eher gemeldet", weiß Philipp Baumann aus den Gesprächen mit Kunden. Einigen sei es gelungen, Ausfälle und Schwund um bis zu 75 Prozent zu reduzieren.

Excel versus Timly

Bei der digitalen Verwaltung der Betriebsmittel sieht Philipp Baumann die Timly-App gegenüber der Datenpflege per Excel klar im Vorteil. So könne man jederzeit und überall via Smartphone darauf zugreifen und sei dank der laufenden Synchronisation der Daten immer auf dem neuesten Stand.

Timly testen

Interessenten können sich einen Test-Account einrichten oder sich einer Live-Demo durch die Funktionen der App führen lassen. Foto: © Timly Software AG

"Wir legen großen Wert darauf, dass der Kunde weiß, was er kauft. Dementsprechend geben wir ihm viel Raum, unsere Lösung kostenlos zu testen." Über die Website können Interessenten entweder selbst einen Test-Account eröffnen oder sich für eine persönliche Demo anmelden.

"In diesem Gespräch zeigen wir den Leuten, wie die Applikation funktioniert. Wir versuchen dann auch klar zu verstehen, welches Problem sie zu lösen versuchen und zeigen ihnen, wie sie es mit unserer Lösung am besten schaffen."

Nach der persönlichen Demo könne die digitale Inventarverwaltung vier Wochen lang getestet werden. Die Testphase ließe sich nach Absprache jedoch auch noch verlängern.

Tarife und Kosten

Der Tarif "Essential" richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen. "Darin sind die wichtigsten Funktionalitäten für Handwerksbetriebe enthalten", erklärt Philipp Baumann. Sie zahlen für die Nutzung der digitalen Inventarverwaltungs-App mindestens 145 Euro pro Monat (exklusive Mehrwertsteuer). Mit den Tarifen "Professional" (ab monatlich 375 Euro, exklusive Mehrwertsteuer) und "Premium" (ab monatlich 725 Euro, exklusive Mehrwertsteuer) werden in erster Linie größere Unternehmen angesprochen. 

"Unsere Lösung lohnt sich für alle Betriebe, bei denen eine Person das Inventar alleine nicht mehr überblicken kann oder mehrere Personen an der Verwaltung beteiligt sind", sagt Philipp Baumann. Mit einer Faustformel für den Materialumfang tut sich der Timly-Chef schwer. "Einer unserer Kunden nutzt die App bereits für die Verwaltung von 100 Objekten." In der Regel liege die Schmerzgrenze, bei der die Materialverwaltung zur Herausforderung wird, bei 300 bis 400 Objekten.

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Kunden von Timly

"Wir sind mit Timly im Baugewerbe gestartet, aber wir haben sehr schnell gemerkt, dass unsere Lösung zur digitalen Inventarverwaltung auch in anderen Branchen auf Interesse stößt." Zweieinhalb Jahre nach der Gründung vertrauen Philipp Baumann zufolge rund 250 Firmen, Schulen und Städte auf die cloudbasierte Betriebsmittelverwaltung des Schweizer Start-ups. Als Referenz führt er namhafte Konzerne wie Bayer oder Siemens an.

Zwei Drittel der Kunden stammen jedoch aus dem Mittelstand. Dazu zählen vor allem Handwerksbetriebe aus dem Bau- sowie Elektro-, SHK-, Maler- und Gerüstbaugewerbe. "Wir wachsen mit den Bedürfnissen unserer Kunden und bieten für jede Betriebsgröße die passende Lösung."

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